Φάση 1: Αναθεώρηση της αξιολόγησης της κατάστασης ετοιμότητας της εταιρείας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης στο χώρο εργασίας
Η φάση αυτή είναι η ίδια με τη φάση 1 της μεθοδολογίας για τη δημιουργία ενός ΝΕΟΥ στρατηγικού σχεδίου ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης. Για να αποφύγετε την επανάληψη, δείτε εδώ: Μεθοδολογία για τη δημιουργία ενός ΝΕΟΥ στρατηγικού σχεδίου ετοιμότητας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης
Φάση 2: Αναθεώρηση του σχεδίου ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης
Εισαγωγή στη φάση 2
Περιγραφή της φάσης 2
Στη φάση 2 της αναθεώρησης του σχεδίου ετοιμότητας για καταστάσεις έκτακτης ανάγκης, η προσοχή μας επικεντρώνεται στους χώρους εργασίας, διασφαλίζοντας ότι οι επιχειρήσεις είναι καλά εξοπλισμένες για να εξασφαλίζουν τη ζωή και την ευημερία όλων των εργαζομένων, συμπεριλαμβανομένων των ατόμων με αναπηρία, κατά τη διάρκεια καταστάσεων έκτακτης ανάγκης. Η φάση αυτή περιλαμβάνει μια σχολαστική επανεκτίμηση και βελτίωση των υφιστάμενων πρωτοκόλλων έκτακτης ανάγκης ώστε να ληφθούν υπόψη οι ποικίλες ανάγκες των εργαζομένων με αναπηρίες.
Ποιος πρέπει να συμμετάσχει σε αυτή την φάση?
Προτείνεται η συμμετοχή των ίδιων φορέων με τη φάση 1.
Βήματα στη φάση 2
Βήμα 1: Καθορισμός της στρατηγικής ή/ και του επικαιροποιημένου σχεδίου εφαρμογής
Στόχοι:
- Προσδιορισμός στόχων: Σημαίνει τον προσδιορισμό του βασικού σκοπού του σχεδίου. Τι προσπαθείτε να επιτύχετε με την αναθεώρηση; Ο στόχος μπορεί να είναι η ενίσχυση της συμμετοχικότητας και της αποτελεσματικότητας του συστήματος αντιμετώπισης εκτάκτων αναγκών, με ειδική μέριμνα για τις ανάγκες των ατόμων με αναπηρία.
- Ανάλυση: Το πρώτο βήμα περιλαμβάνει λεπτομερή ανάλυση του υφιστάμενου σχεδίου ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης. Περιλαμβάνει την κατανόηση των υφιστάμενων πρωτοκόλλων, τον εντοπισμό των δυνατών σημείων, των αδυναμιών, των ευκαιριών και των απειλών (ανάλυση SWOT) και την αξιολόγηση της αντιστοίχισης του σχεδίου με τους στόχους του οργανισμού και τις ανάγκες της ομάδας-στόχος, συμπεριλαμβανομένων των ατόμων με αναπηρία.
- Βασική εκτίμηση: Εντοπίστε τα κενά στο υφιστάμενο σχέδιο που εμποδίζουν την αποτελεσματικότητά του, ιδίως όσον αφορά τη συμπερίληψη των ατόμων με αναπηρία.
Ενέργειες:
| Εργασία | Υπεύθυνος | Πιθανές μέθοδοι |
| Αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας των υφιστάμενων στόχων και σκοπών, προσδιορίζοντας την αντιστοίχιση τους με τη συνολική στρατηγική ετοιμότητας της εταιρείας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης. Καθορισμός της προοπτικής, της αποστολής και των στόχων του επικαιροποιημένου σχεδίου ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης. | Ομάδα διαχείρισης ετοιμότητας Έκτακτης ανάγκης- διοίκηση της εταιρείας | · Αξιολόγηση της επίτευξης των προηγούμενων στόχων, διεξαγωγή ερευνών ή ομάδων εστίασης με τους ενδιαφερόμενους φορείς και διαβούλευση με εμπειρογνώμονες.
· Καθορισμός των στρατηγικών στόχων της επικαιροποιημένης στρατηγικής ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης, συμπεριλαμβανομένων ενδεικτικών τομέων εστίασης, όπως: 1. Πρωτόκολλα αντιμετώπισης κρίσεων ή κανονιστικό και νομικό πλαίσιο, 2. Κανάλια επικοινωνίας, 3. Διαδικασίες εκκένωσης, 4. Κατανομή πόρων. |
| Καθορίστε σαφείς ρόλους, αρμοδιότητες και υπευθυνότητα στο πλαίσιο της ομάδας εργασίας. | Ομάδα διαχείρισης ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης- διοίκηση της εταιρείας | Εξετάστε το ενδεχόμενο χρήσης του προτύπου ρόλων και αρμοδιοτήτων. Με αυτό, μπορείτε εύκολα να ορίσετε τους ρόλους και τις αρμοδιότητες για αυτή την εργασία. Μπορείτε επίσης να αξιοποιήσετε τους ρόλους που δίνονται (εάν είναι σχετικοί) ή να δημιουργήσετε νέους που να ανταποκρίνονται στις ανάγκες της εταιρείας σας. |
| Ανάπτυξη χρονοδιαγράμματος και προϋπολογισμού για την εφαρμογή του επικαιροποιημένου σχεδίου ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης | Ομάδα διαχείρισης ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης- διοίκηση της εταιρείας | Εξετάστε το ενδεχόμενο χρήσης ενός εργαλείου διαχείρισης έργου ή ενός διαγράμματος Gantt για την ανάθεση καθηκόντων, πόρων, προθεσμιών και κόστους και για την παρακολούθηση της προόδου και των επιδόσεων της διαδικασίας αναθεώρησης. |
| Διαθέσιμο υλικό:
· Πρότυπο διαχείρισης έργου · Πρότυπο ρόλων και αρμοδιοτήτων · Καθορισμός στρατηγικών στόχων/προτύπων στόχων (SMART) Αποκτήστε πρόσβαση στο διαθέσιμο υλικό μέσω της εργαλειοθήκης PRODIGY Toolbox |
||
| Συνιστώμενοι πόροι: | ||
Βήμα 2: Ανάλυση των ευκαιριών βελτίωσης της στρατηγικής και του σχεδίου υλοποίησης
Στόχοι:
- Στόχος 1: Ανάλυση αναφορών περιστατικών και ιστορικών δεδομένων από προηγούμενες καταστάσεις έκτακτης ανάγκης για τον εντοπισμό επαναλαμβανόμενων προκλήσεων και μοτίβων, ιδίως εκείνων που επηρεάζουν τα άτομα με αναπηρίες.
Προκειμένου να δημιουργηθεί μια σταθερή βάση για την αναθεώρηση του σχεδίου, είναι απαραίτητο να εξεταστούν διεξοδικά οι εκθέσεις ατυχημάτων και τα ιστορικά δεδομένα από προηγούμενες καταστάσεις έκτακτης ανάγκης, με ιδιαίτερη έμφαση στις εμπειρίες των ατόμων με αναπηρία. Ο στόχος αυτός περιλαμβάνει την εξέταση των αρχείων παρελθόντων συμβάντων για την αναγνώριση τάσεων, επίμονων προβλημάτων και προτύπων που επηρεάζουν δυσανάλογα τα άτομα με αναπηρία. Με την εμβάθυνση στα κοινά εμπόδια που συναντώνται κατά τη διάρκεια καταστάσεων έκτακτης ανάγκης, η ομάδα διαχείρισης της ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης αποκτά πολύτιμες γνώσεις σχετικά με τα δυνατά και αδύνατα σημεία του τρέχοντος σχεδίου, ιδίως όσον αφορά τη συμμετοχικότητα.
Μέσω αυτής της ανάλυσης, η ομάδα μπορεί να εντοπίσει τομείς που απαιτούν βελτίωση, όπως οι χρόνοι απόκρισης, η κατανομή των πόρων και οι στρατηγικές επικοινωνίας, από την άποψη της ένταξης των ατόμων με αναπηρία. Η χρήση προηγούμενων συνεδριάσεων επιτρέπει στην ομάδα να αντλήσει διδάγματα τόσο από τις επιτυχίες όσο και από τις αποτυχίες, ενημερώνοντας τη διαδικασία αναθεώρησης με πραγματικές εμπειρίες που μπορούν να οδηγήσουν σε πιο αποδοτικές και αποτελεσματικές στρατηγικές αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης για τα άτομα με αναπηρία.
- Στόχος 2: Εκτέλεση μιας συνολικής αξιολόγησης που θα συγκρίνει το υφιστάμενο σχέδιο με τις παγκοσμίως αναγνωρισμένες βέλτιστες πρακτικές και πρότυπα για την προσβασιμότητα και την ένταξη των ατόμων με αναπηρία.
Ένας από τους κύριους στόχους της επικαιροποίησης είναι να διασφαλιστεί ότι το σχέδιο ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης είναι σύμφωνο με τις βέλτιστες πρακτικές και τα καθιερωμένα πρότυπα για τη διαχείριση έκτακτης ανάγκης, με ιδιαίτερη έμφαση στην προσβασιμότητα και τη συμπερίληψη των ατόμων με αναπηρία. Αυτό περιλαμβάνει τη διενέργεια συνολικής αξιολόγησης για να μετρηθεί πόσο καλά το ισχύον σχέδιο ευθυγραμμίζεται με τις πλέον αναγνωρισμένες και αποτελεσματικές προσεγγίσεις στον τομέα, ιδίως εκείνες που αντιμετωπίζουν τις ανάγκες των ατόμων με αναπηρία.
Η ομάδα συγκρίνει το τρέχον σχέδιο με τις καθιερωμένες εθνικές και διεθνείς κατευθυντήριες γραμμές και συστάσεις από αναγνωρισμένους οργανισμούς που ειδικεύονται στη διαχείριση προσβάσιμων έκτακτων αναγκών. Εντοπίζοντας τα κενά μεταξύ του τρέχοντος σχεδίου και αυτών των σημείων αναφοράς, η ομάδα μπορεί να επικεντρωθεί στους τομείς που χρειάζονται βελτίωση από την άποψη της προσβασιμότητας και της ένταξης. Η ολοκληρωμένη αξιολόγηση διευκολύνει την ενσωμάτωση καινοτόμων στρατηγικών και πρακτικών στο επικαιροποιημένο σχέδιο, διασφαλίζοντας ότι αυτό παραμένει στην πρώτη γραμμή της ετοιμότητας σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης για τα άτομα με αναπηρία.
- Στόχος 3: Ζητήστε πληροφορίες από ένα ευρύ φάσμα ενδιαφερομένων, συμπεριλαμβανομένων ατόμων με αναπηρία, μελών της κοινότητας και φορέων αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης, σχετικά με τις εμπειρίες και τις ιδέες τους για βελτίωση.
Η συμβολή των ενδιαφερομένων μερών διαδραματίζει καθοριστικό ρόλο στην επιτυχία της αναθεώρησης του σχεδίου ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης, ιδίως όταν πρόκειται για άτομα με αναπηρίες. Αυτό συνεπάγεται την ενεργή αναζήτηση συνεισφορών από ένα ευρύ φάσμα ενδιαφερομένων μερών, συμπεριλαμβανομένων των ατόμων με αναπηρία, των μελών της κοινότητας και των φορέων αντιμετώπισης εκτάκτων αναγκών, καθώς και άλλων σχετικών εταίρων. Με τη συμμετοχή αυτών των βασικών ενδιαφερομένων, η ομάδα αποκτά μια ολιστική κατανόηση των εμπειριών, των προοπτικών και των προτάσεων βελτίωσης, ιδίως από την άποψη της προσβασιμότητας και της ένταξης των ατόμων με αναπηρία.
Η συμμετοχή των ενδιαφερομένων ενισχύει την αίσθηση της ιδιοκτησίας και της δέσμευσης, η οποία είναι απαραίτητη για την επιτυχή εφαρμογή του σχεδίου. Η ομάδα χρησιμοποιεί μεθόδους όπως έρευνες, ομάδες εστίασης και συναντήσεις για να συγκεντρώσει ιδέες, προβληματισμούς και καινοτόμες ιδέες. Με την ενσωμάτωση της ανατροφοδότησης των ενδιαφερομένων μερών, το επικαιροποιημένο σχέδιο είναι ρεαλιστικό και εστιασμένο στην κοινότητα, αντιμετωπίζοντας τις ειδικές ανάγκες και προκλήσεις των ατόμων με αναπηρία κατά τη διάρκεια έκτακτων αναγκών.
Εν κατακλείδι, οι στόχοι της ανάλυσης προηγούμενων περιστατικών, της διεξαγωγής μιας ολοκληρωμένης αξιολόγησης και της αναζήτησης της συμβολής των ενδιαφερομένων μερών αποτελούν τους βασικούς πυλώνες για την επικαιροποίηση ενός σχεδίου ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης με μεγάλη έμφαση στην ένταξη της αναπηρίας. Με την αξιοποίηση των ιστορικών εμπειριών, την τήρηση των οικουμενικών προτύπων και τη συμμετοχή των ενδιαφερόμενων μερών, το επικαιροποιημένο σχέδιο μετατρέπεται σε μια ανθεκτική και προσαρμόσιμη στρατηγική, καλύτερα εξοπλισμένη για να διασφαλίσει και να υποστηρίξει ολόκληρο τον οργανισμό, ιδίως τα άτομα με αναπηρία, σε στιγμές έκτακτης ανάγκης.
Ενέργειες:
| Εργασία | Υπεύθυνος | Πιθανές μέθοδοι |
| Επανεξέταση αναφορών περιστατικών και δεδομένων από προηγούμενες καταστάσεις έκτακτης ανάγκης για τον εντοπισμό επαναλαμβανόμενων ζητημάτων και τάσεων. | Ομάδα διαχείρισης ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης | Ανάλυση δεδομένων περιστατικών με χρήση στατιστικών εργαλείων και οπτικοποίηση δεδομένων. |
| Διεξαγωγή ανάλυσης κενών συγκρίνοντας το τρέχον σχέδιο με τις βέλτιστες πρακτικές και τα πρότυπα του κλάδου. | Ομάδα διαχείρισης της ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης- διαχείριση της εταιρείας / Ειδικός ανάλυσης συμβάντων | Συγκριτική αξιολόγηση σε Σχέση με τα καθιερωμένα πλαίσια και τις κατευθυντήριες γραμμές ετοιμότητας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης. |
| Ζητήστε ανατροφοδότηση από τα ενδιαφερόμενα μέρη, συμπεριλαμβανομένων των μελών της κοινότητας και των φορέων αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης, σχετικά με τις εμπειρίες τους και τις προτάσεις τους για βελτίωση. | Ομάδα διαχείρισης ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης- διοίκηση της εταιρείας. | Έρευνες, συνεντεύξεις και συζητήσεις σε ομάδες εστίασης για τη συλλογή ανατροφοδότησης από τα ενδιαφερόμενα μέρη. |
| Συνιστώμενοι πόροι:
● Αναφορές προηγούμενων περιστατικών και αναθεωρήσεις μετά την ενέργεια. ● Εθνικά και διεθνή πρότυπα για την ετοιμότητα και την ανταπόκριση σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης. ● Έρευνες και εργαλεία αξιολόγησης που χρησιμοποιούνται από άλλους φορείς διαχείρισης έκτακτης ανάγκης. ● Υγεία και ασφάλεια στην εργασία – ISO 45001 ● Διεθνή πρότυπα διαχείρισης έκτακτης ανάγκης: ISO 22320:2018 ● Δίκτυο Διαμονής στην Εργασία Πόροι εκκένωσης έκτακτης ανάγκης ● Κατάλογος κρατικών οργανισμών διαχείρισης έκτακτης ανάγκης ● 9-1-1 και υπηρεσίες επικοινωνιών έκτακτης ανάγκης ● Ready.gov Πληροφορίες για άτομα με αναπηρίες ● Λίστα ελέγχου ευαισθητοποίησης σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης για διευθυντές ● Σχεδιασμός εκκένωσης κρίσιμων υποδομών σε περίπτωση σεισμού ή πυρκαγιάς για άτομα με αναπηρίες ● Οδηγός ετοιμότητας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης για άτομα με αναπηρίες ● Οδηγός αναφοράς περιστατικών: Όλα όσα πρέπει να ξέρετε. ● Τι είναι η αναφορά περιστατικών και γιατί είναι σημαντική; ● Διεθνή πρότυπα διαχείρισης έκτακτης ανάγκης: Πλαίσιο Sendai για τη μείωση του κινδύνου καταστροφών ● Υποδείγματα ατομικών σχεδίων αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης (Παράρτημα 4) ● Επικοινωνία με και για τα άτομα με αναπηρία ● Λίστα ελέγχου ευαισθητοποίησης σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης για διευθυντές ● Οδηγός ετοιμότητας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης για άτομα με αναπηρίες |
||
Βήμα 3: Επικαιροποίηση των τομέων προτεραιότητας, των αντίστοιχων κύριων και ειδικών στόχων
| Εργασία | Υπεύθυνος | Πιθανές μέθοδοι |
| Επιλογή των τομέων προτεραιότητας που πρέπει να επικαιροποιηθούν με βάση τα αποτελέσματα της ανάλυσης SWOT και των κενών. | Ομάδα διαχείρισης ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης | Χρησιμοποιήστε ένα σύστημα βαθμολόγησης αποδίδοντας μια αριθμητική τιμή σε κάθε τομέα με βάση τα δυνατά σημεία, τις αδυναμίες, τις ευκαιρίες και τις απειλές του. |
| Επικαιροποίηση των τομέων προτεραιότητας για την αντιμετώπιση των αναδυόμενων κινδύνων και τρωτών σημείων, με ιδιαίτερη έμφαση στις μοναδικές ανάγκες των ατόμων με αναπηρία. | Ομάδα διαχείρισης ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης- διοίκηση της εταιρείας με (εξωτερικούς) εμπειρογνώμονες σε θέματα αναπηρίας. | Επανεξέταση δεδομένων σχετικά με τα δημογραφικά στοιχεία του χώρου εργασίας, διεξαγωγή αξιολογήσεων προσβασιμότητας και αναζήτηση πληροφοριών από οργανώσεις υπεράσπισης της αναπηρίας. |
| Αναθεωρήστε και επαναπροσδιορίστε τους κύριους και ειδικούς στόχους, διασφαλίζοντας ότι είναι συγκεκριμένοι, μετρήσιμοι, εφικτοί, σχετικοί και χρονικά περιορισμένοι (SMART). | Ομάδα διαχείρισης ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης- διοίκηση της εταιρείας σε Συνεργασία με εκπροσώπους των τμημάτων και ομάδες αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης. | Διοργάνωση εργαστηρίων καθορισμού στόχων, χρησιμοποιώντας μια συμμετοχική προσέγγιση και εξασφαλίζοντας ευρεία εκπροσώπηση των προοπτικών. |
| Συνιστώμενοι πόροι:
· Τι πρέπει να λάβετε υπόψη κατά τη δημιουργία ενός σχεδίου ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης · Λίστα ελέγχου ευαισθητοποίησης σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης για διευθυντές · Σχεδιασμός εκκένωσης κρίσιμων υποδομών σε περίπτωση σεισμού ή πυρκαγιάς για άτομα με αναπηρίες · Οδηγός ετοιμότητας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης για άτομα με αναπηρίες |
||
Σκέψεις για την υλοποίηση της φάσης 2
Κατά την εφαρμογή της Φάσης 2, θα πρέπει να ληφθούν υπόψη διάφορες κρίσιμες εκτιμήσεις ώστε να διασφαλιστεί η επιτυχία και η αποτελεσματικότητα του αναθεωρημένου σχεδίου ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης. Πρώτα απ’ όλα, η συμμετοχή των εργαζομένων με αναπηρία σε όλη τη διαδικασία επικαιροποίησης είναι ζωτικής σημασίας. Η συμμετοχή των εργαζομένων σε ομάδες εστίασης, έρευνες και συνεδρίες ανατροφοδότησης θα παράσχει πολύτιμες γνώσεις και προοπτικές που μπορούν να ενημερώσουν για τη συμμετοχικότητα και την ανταπόκριση του σχεδίου.
Επιπλέον, η συνεργασία και η επικοινωνία μεταξύ των διαφόρων υπηρεσιών και των ενδιαφερομένων μερών είναι απαραίτητες για να εξασφαλιστεί μια συνεκτική και ολοκληρωμένη προσέγγιση. Καλλιεργώντας μια κουλτούρα συνεργασίας, η εταιρεία μπορεί να αξιοποιήσει τη διαφορετική τεχνογνωσία και να δημιουργήσει ένα σχέδιο που να ανταποκρίνεται στις συγκεκριμένες ανάγκες όλων των εργαζομένων.
Επιπλέον, η συνεχής κατάρτιση και εκπαίδευση όλων των εργαζομένων, ιδίως εκείνων που έχουν οριστεί ως άτομα που ανταποκρίνονται σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης ή ως προσωπικό υποστήριξης, είναι ζωτικής σημασίας. Η παροχή κατάρτισης σχετικά με την ευαισθητοποίηση σε θέματα αναπηρίας και τις πρακτικές αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης χωρίς αποκλεισμούς θα εξοπλίσει το εργατικό δυναμικό ώστε να βοηθά αποτελεσματικά τα άτομα με αναπηρία κατά τη διάρκεια κρίσεων.
Θα πρέπει να διεξάγονται τακτικά ασκήσεις και προσομοιώσεις για να ελέγχεται η αποτελεσματικότητα του αναθεωρημένου σχεδίου και να εντοπίζονται οι τομείς που χρήζουν βελτίωσης. Η παρατήρηση του τρόπου με τον οποίο οι εργαζόμενοι ανταποκρίνονται σε σενάρια έκτακτης ανάγκης θα αποκαλύψει τα δυνατά και αδύνατα σημεία, επιτρέποντας τη βελτίωση των διαδικασιών και την ενίσχυση της συνολικής ετοιμότητας.
Τέλος, είναι ζωτικής σημασίας να παραμένετε προσαρμόσιμοι και να ανταποκρίνεστε στις μεταβαλλόμενες συνθήκες και στις νέες πληροφορίες. Το αναθεωρημένο σχέδιο θα πρέπει να είναι ένα ζωντανό έγγραφο που μπορεί να εξελίσσεται με τις αναδυόμενες βέλτιστες πρακτικές, τις τεχνολογικές εξελίξεις και τις επικαιροποιήσεις των κανονισμών, εξασφαλίζοντας τη συνάφεια και την αποτελεσματικότητά του στην προστασία της ασφάλειας και της ευημερίας όλων των εργαζομένων, συμπεριλαμβανομένων των ατόμων με αναπηρία.
Φάση 3: Επικαιροποίηση του σχεδίου εφαρμογής
Εισαγωγή στη φάση 3
Η επικαιροποίηση της εφαρμογής ενός σχεδίου έκτακτης ανάγκης στις εταιρείες είναι πολύ σημαντική, διότι διασφαλίζει ότι οι οργανισμοί παραμένουν προσαρμοστικοί, προληπτικοί και προετοιμασμένοι να ανταποκρίνονται στο συνεχώς μεταβαλλόμενο τοπίο των κινδύνων και των καταστάσεων έκτακτης ανάγκης. Τα σχέδια έκτακτης ανάγκης πρέπει να περιέχουν επικαιροποιημένες πληροφορίες και επαφές, ώστε να είναι δυνατή η αποτελεσματική χρήση των σχεδίων ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης κατά τη διάρκεια οποιασδήποτε πιθανής κατάστασης κινδύνου. Η συμμετοχή των ατόμων με αναπηρία στα σχέδια έκτακτης ανάγκης των εταιρειών και στις επικαιροποιήσεις τους απαιτεί μια προληπτική και χωρίς αποκλεισμούς προσέγγιση που λαμβάνει υπόψη τις μοναδικές ανάγκες και ικανότητές τους.
Η ετοιμότητα για καταστάσεις έκτακτης ανάγκης είναι μια συνεχής διαδικασία. Γι’ αυτό είναι απαραίτητο να επανεξετάζεται και να επικαιροποιείται το σχέδιο τακτικά (συνιστώμενος χρόνος – μία φορά το χρόνο) ή όποτε συμβαίνουν σημαντικές αλλαγές εντός της εταιρείας ή στο εξωτερικό περιβάλλον. Οι τομείς που πρέπει να ελέγχονται και να επικαιροποιούνται είναι οι ακόλουθοι:
- Εξωτερικοί δυνητικοί κίνδυνοι (λαμβάνοντας υπόψη τα άτομα με αναπηρία)
- Εσωτερικοί δυνητικοί κίνδυνοι (λαμβάνοντας υπόψη τα άτομα με αναπηρία)
- Πληροφορίες σχετικά με τις ειδικές ανάγκες των εργαζομένων που σχετίζονται με καταστάσεις έκτακτης ανάγκης (ιδίως με έμφαση στους εργαζομένους με αναπηρία)
- Επαφές για άτομα και οργανώσεις (λαμβάνοντας υπόψη τα άτομα με αναπηρία)
- Σύστημα επικοινωνίας και ανταλλαγής πληροφοριών με τους εργαζόμενους κατά τη διάρκεια καταστάσεων έκτακτης ανάγκης για να διασφαλιστεί η αποτελεσματική και γρήγορη αντίδραση
- Διαδρομές εκκένωσης και διαφυγής έκτακτης ανάγκης (λαμβάνοντας υπόψη τα άτομα με αναπηρία)
- Προμήθειες και εξοπλισμός έκτακτης ανάγκης, όπως κιτ πρώτων βοηθειών, πυροσβεστήρες, φακοί, μπαταρίες, ώστε να είστε έτοιμοι να εργαστείτε σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.
- Ευαισθητοποίηση των εργαζομένων – εκπαίδευση των εργαζομένων σχετικά με την εφαρμογή των αλλαγών στα σχέδια έκτακτης ανάγκης (οδοί διαφυγής, αρχές εκκένωσης και σημείο συνάντησης σε περίπτωση εκκένωσης, τρόπος χρήσης του εξοπλισμού έκτακτης ανάγκης, ρόλοι σε κατάσταση έκτακτης ανάγκης, τρόπος υποστήριξης ατόμων με αναπηρία κατά τη διάρκεια κατάστασης έκτακτης ανάγκης).
- Αλλαγές στη νομοθεσία – επικαιροποιημένο σχέδιο έκτακτης ανάγκης με τυχόν αλλαγές στη νομοθεσία και σχετικές ενέργειες
Ποιοι πρέπει να συμμετάσχουν σε αυτή τη φάση;
Στη διαδικασία επικαιροποίησης θα πρέπει να συμμετέχουν υπάλληλοι από διάφορα τμήματα της εταιρείας, ιδίως: υπεύθυνοι από τη διοίκηση, τους ανθρώπινους πόρους, την ασφάλεια, την πληροφορική, τις επιχειρήσεις και τις ομάδες ασφαλείας. Συγκεντρώστε πληροφορίες από εργαζόμενους με αναπηρίες, οι οποίοι ενδέχεται να έχουν πολύτιμες πληροφορίες σχετικά με πιθανούς κινδύνους και αποτελεσματικές στρατηγικές αντιμετώπισης
Βήματα στη φάση 3
Βήμα 1: Αναθεώρηση και επικαιροποίηση του σχεδίου εφαρμο γής για την ετοιμότητα έκτακτης ανάγκης.
Στόχοι:
Στόχος είναι η επανεξέταση του υφιστάμενου σχεδίου εφαρμογής και η αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας, της συνάφειας και της σκοπιμότητάς του. Προσδιορισμός τυχόν αλλαγών ή νέων εξελίξεων στο εσωτερικό και εξωτερικό περιβάλλον που ενδέχεται να επηρεάσουν τους στόχους της ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης ή το σχέδιο εφαρμογής. Διαβούλευση με τα σχετικά ενδιαφερόμενα μέρη, όπως το προσωπικό, τη διοίκηση, τους εταίρους, τους δωρητές, τους δικαιούχους, τις αρχές και άλλους ανθρωπιστικούς φορείς, για να ζητηθούν τα σχόλια και οι συνεισφορές τους σχετικά με το σχέδιο εφαρμογής. Κοινοποίηση του αναθεωρημένου ή επικαιροποιημένου σχεδίου εφαρμογής σε όλους τους ενδιαφερόμενους και εξασφάλιση της δέσμευσης και της υποστήριξής τους για την εφαρμογή του- ενσωμάτωση τυχόν διδαγμάτων, βέλτιστων πρακτικών ή συστάσεων από προηγούμενες καταστάσεις έκτακτης ανάγκης ή ασκήσεις στο σχέδιο εφαρμογής- και, τέλος, κοινοποίηση του αναθεωρημένου ή επικαιροποιημένου σχεδίου εφαρμογής σε όλους τους ενδιαφερόμενους και εξασφάλιση της δέσμευσης και της υποστήριξής τους για την εφαρμογή του.
Ενέργειες:
| Εργασία | Υπεύθυνος | Πιθανές μέθοδοι |
| Αξιολόγηση κινδύνων για τον έλεγχο και τον εντοπισμό πιθανών κινδύνων, τρωτών σημείων και ειδικών κινδύνων που μπορεί να αντιμετωπίσει η εταιρεία από τους εργαζόμενους (συμπεριλαμβανομένων των εργαζομένων με αναπηρία) – εξωτερικούς και εσωτερικούς (φυσικές καταστροφές, πυρκαγιές, χημικές διαρροές, απειλές για την ασφάλεια στον κυβερνοχώρο κ.λπ.). | Ομάδα διαχείρισης ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης-διοίκηση της εταιρείας | Συμμετοχή ατόμων με αναπηρία. |
| Ενημέρωση των πληροφοριών σχετικά με συγκεκριμένες ανάγκες των εργαζομένων, εκείνες τις ανάγκες που πρέπει να ληφθούν υπόψη σε σχέση με οποιαδήποτε κατάσταση έκτακτης ανάγκης. | Ομάδα διαχείρισης ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης- διοίκηση της εταιρείας. | · Δημιουργία ασφαλούς καναλιού επικοινωνίας που θα συλλέγει πληροφορίες σχετικά με τις ειδικές ανάγκες των εργαζομένων που σχετίζονται με καταστάσεις έκτακτης ανάγκης
· Δοκιμάστε τις ειδικές ανάγκες που είναι σημαντικές για καταστάσεις έκτακτης ανάγκης (κινητικές, αισθητηριακές, γνωστικές και επικοινωνιακές δεξιότητες). Κατανοήστε πώς οι διάφορες αναπηρίες μπορεί να επηρεάσουν την ικανότητά τους να ανταποκρίνονται σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης. |
| Ενημέρωση στοιχείων επικοινωνίας. | Ομάδα διαχείρισης ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης-διοίκηση της εταιρείας | Πρέπει να διασφαλίσετε ότι όλα τα στοιχεία επικοινωνίας για τους υπαλλήλους, τις υπηρεσίες έκτακτης ανάγκης και τους σχετικούς εξωτερικούς φορείς (π.χ. νοσοκομεία, πυροσβεστικές υπηρεσίες) είναι επικαιροποιημένα. |
| Επικαιροποίηση του συστήματος επικοινωνίας σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης για την ταχεία κοινοποίηση πληροφοριών σε όλους τους εργαζομένους σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης. | Ομάδα διαχείρισης ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης- διοίκηση της εταιρείας | Συμμετοχή ατόμων με αναπηρία. |
| Επανεξέταση των σχεδίων εκκένωσης. | Ομάδα διαχείρισης ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης- διοίκηση της εταιρείας | · Ελέγξτε και επικαιροποιήστε τα σχέδια εκκένωσης, τις διαδρομές διαφυγής και τα σημεία συνάντησης.
· Συμμετοχή ατόμων με αναπηρία. · Ίσως μπορούν να εκπονηθούν εξατομικευμένα σχέδια έκτακτης ανάγκης για τα άτομα με αναπηρίες και τις διαδρομές |
| Προμήθειες και εξοπλισμός έκτακτης ανάγκης | Ομάδα διαχείρισης ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης- διοίκηση της εταιρείας | • Επανεξέταση και ανανέωση των προμηθειών και του εξοπλισμού έκτακτης ανάγκης, όπως κιτ πρώτων βοηθειών, πυροσβεστήρες, φακοί, μπαταρίες κ.λπ. Επανεξέταση όλου του απαραίτητου ειδικού εξοπλισμού και των βοηθητικών συσκευών για τους εργαζόμενους με αναπηρία.
· Συμμετοχή ατόμων με αναπηρία |
| Εκπαιδεύστε τους υπαλλήλους. Όλοι οι εργαζόμενοι θα πρέπει να είναι εξοικειωμένοι με το σχέδιο ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης ανάλογα με το ρόλο τους, ο οποίος καθορίζεται στο σχέδιο. Θα πρέπει να γνωρίζουν πώς να ανταποκρίνονται σε διάφορους τύπους έκτακτης ανάγκης και πώς να βοηθούν τα άτομα με αναπηρίες. | Ομάδα διαχείρισης ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης- διοίκηση της εταιρείας | Συμμετοχή ατόμων με αναπηρία |
| Διαθέσιμο υλικό:
· Πρότυπο και κατευθυντήριες γραμμές διαχείρισης κινδύνων Αποκτήστε πρόσβαση στο διαθέσιμο υλικό μέσω της εργαλειοθήκης PRODIGY Toolbox |
||
| Συνιστώμενοι πόροι:
· Ευρωπαϊκός Οργανισμός για την Ασφάλεια και την Υγεία στην Εργασία · Ενημέρωση για τις καταστροφές για άτομα με ειδικές ανάγκες · Υποδείγματα ατομικών σχεδίων αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης (Παράρτημα 4) · Επικοινωνία με και για τα άτομα με αναπηρία · Λίστα ελέγχου ευαισθητοποίησης σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης για διευθυντές · Οδηγός ετοιμότητας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης για άτομα με αναπηρίες |
||
Βήμα 2: Ανάθεση νέων χρηματοδοτικών μηχανισμών και πόρων στην επικαιροποιημένη στρατηγική και το σχέδιο υλοποίησης
Στόχοι:
Σε ένα σενάριο όπου ένα υπάρχον σχέδιο ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης χρειάζεται επικαιροποίηση, οι εργοδότες θα πρέπει να εξετάσουν το ενδεχόμενο να διαθέσουν επαρκή οικονομικά μέσα και πόρους. Με τον τρόπο αυτό, το σχέδιο μπορεί να ενισχυθεί ώστε να δημιουργηθεί ένας ακόμη πιο προσβάσιμος και χωρίς αποκλεισμούς χώρος εργασίας, παρέχοντας ολοκληρωμένη υποστήριξη στα άτομα με αναπηρία κατά τη διάρκεια έκτακτων καταστάσεων. Η πρόσθετη χρηματοδότηση θα επιτρέψει τη δημιουργία εξατομικευμένων στρατηγικών εκκένωσης, τη βελτίωση της προσβασιμότητας στις εγκαταστάσεις, την εξειδικευμένη εκπαίδευση και τις προσαρμοσμένες προσαρμογές. Αυτό θα οδηγήσει σε ένα πιο περιεκτικό και καλά προετοιμασμένο περιβάλλον για όλους τους εργαζόμενους. Αξίζει επίσης να σημειωθεί ότι πολλές ευρωπαϊκές χώρες προσφέρουν προγράμματα οικονομικής στήριξης για τις εταιρείες που απασχολούν άτομα με αναπηρία, δίνοντας περαιτέρω κίνητρα για την επικαιροποίηση του σχεδίου για την προώθηση της συμμετοχικότητας και της ασφάλειας.
Για όσους επιδιώκουν να εξασφαλίσουν χρηματοδότηση για ένα σχέδιο ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης που να φιλοξενεί άτομα με αναπηρίες, υπάρχουν διάφορες διαθέσιμες πηγές. Ακολουθούν ορισμένες επιλογές προς εξέταση:
- Κρατικές επιχορηγήσεις και επιδοτήσεις: Πολλές κυβερνήσεις και τοπικές αρχές προσφέρουν επιχορηγήσεις, επιδοτήσεις ή προγράμματα οικονομικής στήριξης που στοχεύουν ειδικά στην προώθηση της συμμετοχικότητας και της προσβασιμότητας στον εργασιακό χώρο. Τα προγράμματα αυτά μπορεί να παρέχουν χρηματοδότηση για κατάρτιση, βελτιώσεις υποδομών και εξοπλισμό που είναι απαραίτητος για την ετοιμότητα σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.
- Πρωτοβουλίες εταιρικής κοινωνικής ευθύνης (ΕΚΕ): Ορισμένες εταιρείες διαθέτουν μέρος του προϋπολογισμού τους για πρωτοβουλίες ΕΚΕ, συμπεριλαμβανομένων έργων που εστιάζουν στην ποικιλομορφία, την ισότητα και την ένταξη. Τέτοιες πρωτοβουλίες μπορεί να ευθυγραμμίζονται με τις αξίες και την αποστολή της εταιρείας, καθιστώντας την πιο πιθανό να διαθέσει κονδύλια για την ετοιμότητα σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης χωρίς αποκλεισμούς.
- Μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί και ιδρύματα: Υπάρχουν μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί και ιδρύματα που υποστηρίζουν την ένταξη της αναπηρίας και τις προσπάθειες ετοιμότητας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης. Οι φορείς αυτοί μπορεί να προσφέρουν επιχορηγήσεις ή να χρηματοδοτούν έργα που ευθυγραμμίζονται με την αποστολή και τους στόχους τους.
- Συνεργασίες και χορηγίες: Η συνεργασία με άλλες εταιρείες, οργανώσεις ατόμων με αναπηρία ή ομάδες της τοπικής κοινότητας μπορεί να οδηγήσει σε κοινές ευκαιρίες χρηματοδότησης. Οι συμπράξεις μπορούν να βοηθήσουν στη μόχλευση πόρων και χρηματοδότησης από πολλαπλές πηγές.
- Φορολογικά κίνητρα και οφέλη: Σε ορισμένες περιοχές, ενδέχεται να υπάρχουν φορολογικά κίνητρα ή οφέλη για τις εταιρείες που επενδύουν σε έργα ένταξης και προσβασιμότητας των ατόμων με αναπηρία. Αυτά τα κίνητρα μπορούν να συμβάλουν στην αντιστάθμιση του κόστους που συνδέεται με την εφαρμογή ενός σχεδίου ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης.
- Προγράμματα δωρεάς εργαζομένων: Τα προγράμματα αυτά είναι ένας τρόπος για τις εταιρείες να ενθαρρύνουν τους υπαλλήλους τους να κάνουν δωρεές σε διάφορους φιλανθρωπικούς σκοπούς. Τα προγράμματα αυτά συχνά περιλαμβάνουν πρωτοβουλίες που εστιάζουν στην ένταξη της αναπηρίας. Ορισμένες εταιρείες προσφέρουν ακόμη και προγράμματα αντιστοίχισης, πράγμα που σημαίνει ότι θα αντιστοιχίσουν τις δωρεές των εργαζομένων τους. Αυτό μπορεί να αυξήσει σημαντικά τον αντίκτυπο των δωρεών των εργαζομένων και να βοηθήσει στην υποστήριξη σημαντικών σκοπών.
- Ανακατανομή του προϋπολογισμού: Οι εταιρείες μπορούν να εξετάσουν το ενδεχόμενο ανακατανομής μέρους του υφιστάμενου προϋπολογισμού τους για να δώσουν προτεραιότητα στην ένταξη των ατόμων με αναπηρία και στην ετοιμότητα σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης. Αναγνωρίζοντας τη σημασία αυτής της πτυχής, τα κεφάλαια μπορούν να ανακατευθυνθούν για την υποστήριξη της πρωτοβουλίας.
Όταν αναζητάτε χρηματοδότηση για το έργο, είναι σημαντικό να περιγράψετε με σαφήνεια τους στόχους του έργου, τα αναμενόμενα αποτελέσματα και τον θετικό αντίκτυπο που θα έχει τόσο στην εταιρεία όσο και στην κοινότητα. Η απόδειξη της ευθυγράμμισης του έργου με τις αξίες του οργανισμού και τα μακροπρόθεσμα οφέλη μπορεί να επηρεάσει την εξασφάλιση χρηματοδότησης από διάφορες πηγές.
Τα Ευρωπαϊκά Διαρθρωτικά και Επενδυτικά Ταμεία (ΕΔΕΤ) χρησιμεύουν ως τα κύρια χρηματοδοτικά εργαλεία στις προσπάθειες της ΕΕ να ενισχύσει την οικονομική και κοινωνική συνοχή. Βοηθούν στην προώθηση της κοινωνικής ένταξης των πιο μειονεκτούντων ατόμων, συμπεριλαμβανομένων των ατόμων με αναπηρία. (https://commission.europa.eu/funding-tenders/find-funding/funding-management-mode/2014-2020-european- structural-and-investment-funds_en ). Την περίοδο 2014-2020, τα Ευρωπαϊκά Διαρθρωτικά και Επενδυτικά Ταμεία (ΕΔΕΤ) απελευθέρωσαν συνολικές επενδύσεις ύψους 731 δισ. ευρώ, εκ των οποίων τα 535 δισ. ευρώ χρηματοδοτήθηκαν από την ΕΕ. Υποστηρίχθηκαν περισσότερες από 4 εκατομμύρια μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις (ΜΜΕ). Τα Ταμεία ESI ήταν επίσης στην πρώτη γραμμή της υποστήριξης των κρατών μελών και των περιφερειών για την αντιμετώπιση της πανδημίας COVID-19 και των οικονομικών της επιπτώσεων. (https://ec.europa.eu/commission/presscorner/detail/en/ip_23_389 )
Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τον τρόπο υποβολής αίτησης για τέτοια χρηματοδότηση, επισκεφθείτε την ιστοσελίδα https://ec.europa.eu/regional_policy/funding/accessing-funds_en.
Ενέργειες:
Η διαθεσιμότητα συγκεκριμένων χρηματοδοτικών προγραμμάτων μπορεί να διαφέρει ανάλογα με την περιοχή, τη χώρα και τις τοπικές πολιτικές. Ως εκ τούτου, συνιστάται στους εργοδότες να διεξάγουν ενδελεχή έρευνα και να συνεργάζονται με χρηματοπιστωτικά ιδρύματα, βιομηχανικές ενώσεις και κυβερνητικές υπηρεσίες για να προσδιορίσουν τις καταλληλότερες επιλογές για τη συγκεκριμένη στρατηγική τους.
| Εργασία | Υπεύθυνος | Πιθανές μέθοδοι |
| Επικοινωνήστε με τοπικές οργανώσεις ατόμων με αναπηρία | Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού ή οποιοδήποτε πρόσωπο έχει οριστεί για να βοηθά συναδέλφους με αναπηρία | Πραγματοποιήστε λεπτομερή έρευνα στο Διαδίκτυο για την περιοχή σας ή χρησιμοποιήστε τον παρεχόμενο κατάλογο εθνικών ενώσεων. |
| Ενημερωθείτε, ποιοι κυβερνητικοί οργανισμοί είναι αρμόδιοι για τα άτομα με αναπηρία στην περιοχή σας. | Διευθύνων Σύμβουλος ή τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού ή οποιοδήποτε πρόσωπο έχει οριστεί να βοηθά συναδέλφους με αναπηρία | Έρευνα στο Διαδίκτυο |
| Ελέγξτε τη δήλωση εταιρικής κοινωνικής ευθύνης σας. | Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού ή οποιοδήποτε πρόσωπο έχει οριστεί για να βοηθά συναδέλφους με αναπηρία | Υπάρχει διατιθέμενος προϋπολογισμός για πρωτοβουλίες χωρίς αποκλεισμούς; |
| Ξεκινήστε μια εκστρατεία για την απόκτηση συνεργασιών και χορηγιών | Τμήμα μάρκετινγκ | Στρατηγική, σχέδιο, εκτέλεση, αξιολόγηση |
| Επικοινωνήστε με τον λογιστή ή τον φορολογικό σας σύμβουλο | Οικονομικό Τμήμα | Ζητήστε φορολογικά κίνητρα και οφέλη που σχετίζονται με την ένταξη της αναπηρίας |
| Ξεκινήστε προγράμματα παροχής των εργαζομένων | Τμήμα μάρκετινγκ ή ανθρώπινου δυναμικού | Στρατηγική, σχέδιο, εκτέλεση, αξιολόγηση |
| Αξιολόγηση πιθανής ανακατανομής του προϋπολογισμού | Οικονομικό Τμήμα | Διαχείριση Λήψη αποφάσεων |
| Αξιολόγηση της δυνατότητας χρηματοδότησης από την ΕΕ | Γενική Διεύθυνση ή Οικονομικό Τμήμα | Υποβάλετε αίτηση ακολουθώντας τις οδηγίες για τις αιτήσεις |
| Διαθέσιμο υλικό:
Κατάλογος εθνικών ενώσεων για άτομα με αναπηρία (ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 1) Αποκτήστε πρόσβαση στο διαθέσιμο υλικό μέσω της εργαλειοθήκης PRODIGY Toolbox |
||
| Συνιστώμενοι πόροι:
· Δέσμη μέτρων για την απασχόληση των ατόμων με αναπηρία. Ενίσχυση της ευρωπαϊκής αγοράς εργασίας · Πώς δημιουργούμε μια επιτυχημένη εκστρατεία χορηγίας; · Πώς να ανακατανείμετε τους προϋπολογισμούς μάρκετινγκ για να προωθήσετε την ανάπτυξη |
||
Βήμα 3: Ανάπτυξη της τελικής στρατηγικής και του σχεδίου εφαρμογής
Στόχοι:
Στόχος 1: Ενοποίηση όλων των προτεινόμενων βελτιώσεων και αναθεωρήσεων σε ένα συνεκτικό και ολοκληρωμένο σχέδιο.
Για την επίτευξη του στόχου ενός ολοκληρωμένου και αποτελεσματικού σχεδίου ετοιμότητας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, είναι σημαντικό να ενοποιηθούν όλες οι προτεινόμενες βελτιώσεις και αναθεωρήσεις σε ένα συνεκτικό και ολοκληρωμένο πλαίσιο. Ο στόχος αυτός προϋποθέτει την προσεκτική εξέταση κάθε προτεινόμενης βελτίωσης, την ανάλυση των πιθανών επιπτώσεών της και την απρόσκοπτη ενσωμάτωσή της στο υφιστάμενο σχέδιο. Με την εναρμόνιση των διαφόρων επικαιροποιήσεων, το σχέδιο μετατρέπεται σε μια ενιαία και συνεκτική στρατηγική, διασφαλίζοντας ότι όλα τα στοιχεία συνεργάζονται απρόσκοπτα κατά τη διάρκεια καταστάσεων έκτακτης ανάγκης.
Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας ενοποίησης, η ομάδα διαχείρισης της ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης συνεργάζεται στενά, διευκολύνοντας τις συζητήσεις και τις συνεδρίες καταιγισμού ιδεών για την ευθυγράμμιση των διαφορετικών προοπτικών και ιδεών. Μέσω αυτής της συλλογικής προσπάθειας, εξαλείφονται οι πλεονασμοί και συμπληρώνονται τα κενά στο σχέδιο, δημιουργώντας μια πιο ισχυρή και εξορθολογισμένη στρατηγική. Το τελικό αποτέλεσμα είναι ένα ενιαίο σχέδιο που ενσωματώνει τη συλλογική γνώση και εμπειρογνωμοσύνη όλων των εμπλεκόμενων φορέων, ενισχύοντας τις συνολικές δυνατότητες αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης του οργανισμού ή της κοινότητας.
Στόχος 2: Διασφάλιση της ευθυγράμμισης με τις σχετικές πολιτικές, κανονισμούς και βέλτιστες πρακτικές στη διαχείριση έκτακτης ανάγκης..
Ένας κρίσιμος στόχος κατά την επικαιροποίηση του σχεδίου ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης είναι να εξασφαλιστεί η ευθυγράμμιση με τις σχετικές πολιτικές, κανονισμούς και βέλτιστες πρακτικές στη διαχείριση έκτακτης ανάγκης. Αυτό περιλαμβάνει την αξιολόγηση του σχεδίου με βάση τις εθνικές και διεθνείς κατευθυντήριες γραμμές, τους τοπικούς νόμους και τα πρότυπα του κλάδου. Η συμμόρφωση με αυτούς τους κανονισμούς όχι μόνο ενισχύει την αξιοπιστία και την αποδοχή του σχεδίου, αλλά διασφαλίζει επίσης μια νομικά ορθή και ηθικά ορθή προσέγγιση της ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης.
Για την επίτευξη αυτού του στόχου, η ομάδα που είναι υπεύθυνη για την επικαιροποίηση του σχεδίου διεξάγει ενδελεχή έρευνα, ανατρέχοντας σε αξιόπιστες πηγές και κατευθυντήριες γραμμές από οργανισμούς διαχείρισης έκτακτης ανάγκης. Αξιολογούν το περιεχόμενο, τις διαδικασίες και τα πρωτόκολλα του σχεδίου σε σχέση με τις τελευταίες εξελίξεις και τις εξελισσόμενες βέλτιστες πρακτικές στον τομέα. Εντοπίζονται και αντιμετωπίζονται τυχόν αποκλίσεις ή ελλείψεις, με αποτέλεσμα ένα σχέδιο που τηρεί τα υψηλότερα πρότυπα διαχείρισης έκτακτης ανάγκης.
Ενέργειες:
| Εργασία | Υπεύθυνος | Πιθανές μέθοδοι |
| Ενοποίηση όλων των προτεινόμενων βελτιώσεων και αναθεωρήσεων σε ένα συνεκτικό και ολοκληρωμένο σχέδιο. | Ομάδα διαχείρισης ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης | Συνεργατικά εργαστήρια και συνεδριάσεις για τη συγκέντρωση στοιχείων από διάφορους ενδιαφερόμενους φορείς |
| Διασφάλιση της ευθυγράμμισης με τις σχετικές πολιτικές, κανονισμούς και βέλτιστες πρακτικές στη διαχείριση έκτακτης ανάγκης. | Επικεφαλής ανάπτυξης στρατηγικής | Review and analysis of existing policies and guidelines related to emergency management. |
| Τεκμηρίωση και διανομή του επικαιροποιημένου σχεδίου | Ομάδα διαχείρισης ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης- διοίκηση της εταιρείας | Αφού ολοκληρώσετε τις ενημερώσεις, τεκμηριώστε το αναθεωρημένο σχέδιο ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης και βεβαιωθείτε ότι είναι προσβάσιμο σε όλους τους αρμόδιους υπαλλήλους. |
| Συνιστώμενοι πόροι:
● Κατευθυντήριες γραμμές από εθνικούς και διεθνείς οργανισμούς διαχείρισης έκτακτης ανάγκης. ● Βέλτιστες πρακτικές και μελέτες περιπτώσεων από επιτυχημένες στρατηγικές αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης σε άλλες περιοχές. ● Συμβουλές εμπειρογνωμόνων από έμπειρους επαγγελματίες διαχείρισης έκτακτης ανάγκης ● Υγεία και ασφάλεια στην εργασία – ISO 45001 ● Διεθνή πρότυπα διαχείρισης έκτακτης ανάγκης: ISO 22320:2018 ● Δίκτυο Διαμονής στην Εργασία Πόροι εκκένωσης έκτακτης ανάγκης ● Κατάλογος κρατικών οργανισμών διαχείρισης έκτακτης ανάγκης ● 9-1-1 και υπηρεσίες επικοινωνιών έκτακτης ανάγκης ● Ready.gov Πληροφορίες για άτομα με αναπηρίες ● Λίστα ελέγχου ευαισθητοποίησης σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης για διευθυντές ● Σχεδιασμός εκκένωσης κρίσιμων υποδομών σε περίπτωση σεισμού ή πυρκαγιάς για άτομα με αναπηρίες ● Οδηγός ετοιμότητας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης για άτομα με αναπηρίες ● Οδηγός αναφοράς περιστατικών: Όλα όσα πρέπει να ξέρετε. ● Τι είναι η αναφορά περιστατικών και γιατί είναι σημαντική; ● Διεθνή πρότυπα διαχείρισης έκτακτης ανάγκης: Πλαίσιο Sendai για τη μείωση του κινδύνου καταστροφών ● Υποδείγματα ατομικών σχεδίων αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης (Παράρτημα 4) ● Επικοινωνία με και για τα άτομα με αναπηρία ● Λίστα ελέγχου ευαισθητοποίησης σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης για διευθυντές ● Οδηγός ετοιμότητας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης για άτομα με αναπηρίες |
||
Βήμα 4: Καθορισμός του τρόπου εκτέλεσης και παρακολούθησης του σχεδίου εφαρμογής
Στόχοι:
Στόχος 1: Εξοικείωση των ενδιαφερομένων με το επικαιροποιημένο σχέδιο εφαρμογής μέσω αποτελεσματικών εκστρατειών ευαισθητοποίησης του κοινού και σαφών διαύλων επικοινωνίας.
Στο πλαίσιο της φάσης εφαρμογής, η Ομάδα Διαχείρισης Ετοιμότητας Έκτακτης Ανάγκης στοχεύει να διασφαλίσει ότι οι ενδιαφερόμενοι φορείς είναι καλά εξοικειωμένοι με το αναθεωρημένο σχέδιο. Ο στόχος αυτός περιλαμβάνει την έναρξη στοχευμένων εκστρατειών ευαισθητοποίησης του κοινού και τη δημιουργία διαφανών διαύλων επικοινωνίας. Με τη διάδοση των πληροφοριών μέσω προσιτών μέσων και την εμπλοκή με την κοινότητα, η ομάδα προσπαθεί να προωθήσει την κοινή κατανόηση των βασικών στοιχείων, διαδικασιών και στόχων του σχεδίου.
Μέσω ανοικτών διαλόγων, εργαστηρίων και ενημερωτικού υλικού, οι ενδιαφερόμενοι φορείς αποκτούν γνώσεις σχετικά με τους ρόλους και τις ευθύνες τους κατά τη διάρκεια καταστάσεων έκτακτης ανάγκης. Με την προώθηση της αίσθησης της ιδιοκτησίας και της κατανόησης, η αποτελεσματικότητα του σχεδίου αυξάνεται, εξασφαλίζοντας μια συντονισμένη ανταπόκριση που ανταποκρίνεται στις ανάγκες διαφορετικών ατόμων, συμπεριλαμβανομένων των ατόμων με αναπηρία.
Στόχος 2: Διατήρηση των πόρων και του εξοπλισμού για τη διασφάλιση της ετοιμότητας, με τακτική δοκιμή, παρακολούθηση και επικαιροποίηση των στρατηγικών αντιμετώπισης.
Μια κρίσιμη πτυχή του επικαιροποιημένου σχεδίου είναι η συνεχής συντήρηση και ετοιμότητα των πόρων και του εξοπλισμού. Ο στόχος αυτός συνεπάγεται τακτικές αξιολογήσεις των διαθέσιμων πόρων, όπως ιατρικές προμήθειες, εργαλεία επικοινωνίας και βοηθήματα προσβασιμότητας. Με τη διενέργεια περιοδικών δοκιμών, ασκήσεων παρακολούθησης και επικαιροποιήσεων, η ομάδα διαχείρισης ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης διασφαλίζει ότι όλα τα στοιχεία βρίσκονται σε βέλτιστη κατάσταση και ευθυγραμμίζονται με τις εξελισσόμενες απαιτήσεις.
Οι συνεχείς δοκιμές και η παρακολούθηση συμβάλλουν στην αξιοπιστία του σχεδίου, επιτρέποντας την ταχεία προσαρμογή και βελτίωση σε περίπτωση μεταβαλλόμενων συνθηκών. Με την προληπτική αντιμετώπιση τυχόν ελλείψεων σε εξοπλισμό ή πόρους, το σχέδιο παραμένει ευέλικτο και αποτελεσματικό, ιδίως όσον αφορά την κάλυψη των αναγκών των ατόμων με αναπηρία κατά τη διάρκεια έκτακτων αναγκών
Στόχος 3: Εφαρμογή αποτελεσματικής διαχείρισης συμβάντων και ολοκληρωμένων διαδικασιών τήρησης αρχείων για την ενίσχυση της λογοδοσίας και της μάθησης.
Μια ουσιαστική πτυχή της ετοιμότητας για καταστάσεις έκτακτης ανάγκης είναι η ικανή διαχείριση περιστατικών και η λεπτομερής τήρηση αρχείων. Ο στόχος αυτός περιλαμβάνει την καθιέρωση εκσυγχρονισμένων διαδικασιών για την αντιμετώπιση περιστατικών και την τεκμηρίωση. Με την αποτελεσματική διαχείριση περιστατικών, η ομάδα εξασφαλίζει μια καλά συντονισμένη και έγκαιρη ανταπόκριση που διασφαλίζει ζωές και περιουσίες, ενώ δίνει προτεραιότητα στις ανάγκες των ατόμων με αναπηρία.
Επιπλέον, η ολοκληρωμένη τήρηση αρχείων διευκολύνει την ανάλυση μετά το συμβάν, επιτρέποντας στην ομάδα να μαθαίνει από τις εμπειρίες και να βελτιώνει συνεχώς το σχέδιο. Εντοπίζοντας τις επιτυχημένες στρατηγικές και τους τομείς που χρήζουν βελτίωσης, το σχέδιο εξελίσσεται με την πάροδο του χρόνου, γίνεται πιο προσαρμοστικό και προσαρμόζεται καλύτερα στις απαιτήσεις της κοινότητας.
Εν κατακλείδι, οι στόχοι αυτοί επικεντρώνονται στη δέσμευση των ενδιαφερομένων μερών, τη συνεχή συντήρηση του σχεδίου και την ολοκληρωμένη διαχείριση των κινδύνων. Με την εξοικείωση των ενδιαφερομένων με το σχέδιο, τη διατήρηση των πόρων και του εξοπλισμού και την εφαρμογή της αποτελεσματικής διαχείρισης περιστατικών, το επικαιροποιημένο σχέδιο ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης γίνεται ένα δυναμικό και ανθεκτικό εργαλείο, ικανό να ανταποκρίνεται στις ποικίλες ανάγκες και να διασφαλίζει την ασφάλεια και την ευημερία όλων των μελών της κοινότητας, συμπεριλαμβανομένων των ατόμων με αναπηρία.
Ενέργειες:
| Εργασία | Υπεύθυνος | Πιθανές μέθοδοι |
| Εξοικείωση των ενδιαφερομένων με το επικαιροποιημένο σχέδιο εφαρμογής μέσω αποτελεσματικών εκστρατειών ευαισθητοποίησης του κοινού και σαφών διαύλων επικοινωνίας. | Ομάδα διαχείρισης της ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης μαζί με την ομάδα επικοινωνίας | Συνεργατικά εργαστήρια και δραστηριότητες διάδοσης και αξιοποίησης με τη συμμετοχή ενδιαφερομένων μερών και σχετικών δημόσιων φορέων. |
| Διατήρηση των πόρων και του εξοπλισμού για τη διασφάλιση της ετοιμότητας, με τακτική δοκιμή, παρακολούθηση και επικαιροποίηση των στρατηγικών αντιμετώπισης. | Ομάδα διαχείρισης πόρων και συντήρησης | Διεξαγωγή επιθεωρήσεων ρουτίνας και ελέγχων συντήρησης του εξοπλισμού για τη διασφάλιση της επιχειρησιακής ετοιμότητας και τον εντοπισμό πιθανών προβλημάτων. |
| Εφαρμογή αποτελεσματικής διαχείρισης συμβάντων και ολοκληρωμένων διαδικασιών τήρησης αρχείων για την ενίσχυση της λογοδοσίας και της μάθησης. | Ομάδα διαχείρισης ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης | Διεξαγωγή τακτικών δοκιμών και προσομοιώσεων για τη δοκιμή των πρωτοκόλλων αντιμετώπισης περιστατικών και τον εντοπισμό τομέων προς βελτίωση. |
| Διαθέσιμο υλικό:
● Ανάλυση κανονιστικού και νομικού πλαισίου ● 3.7 Διαδραστικές πιλοτικές ασκήσεις Αποκτήστε πρόσβαση στο διαθέσιμο υλικό μέσω της εργαλειοθήκης PRODIGY Toolbox |
||
| Προτεινόμενοι πόροι:
● Κατευθυντήριες γραμμές από εθνικούς και διεθνείς οργανισμούς διαχείρισης έκτακτης ανάγκης. ● Βέλτιστες πρακτικές και μελέτες περιπτώσεων από επιτυχημένες στρατηγικές αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης σε άλλες περιοχές. ● Συμβουλές εμπειρογνωμόνων από έμπειρους επαγγελματίες διαχείρισης έκτακτης ανάγκης. ● Οδηγός αναφοράς περιστατικών: Όλα όσα πρέπει να ξέρετε ● Τι είναι η αναφορά περιστατικών και γιατί είναι σημαντική; ● Έκθεση συμβάντων ασφαλείας (για μελλοντική αναφορά) ● Πρότυπο διαχείρισης συμβάντων (για μελλοντικές αναφορές) |
||
Σκέψεις για την υλοποίηση της Φάσης 3
Η φάση 3, η οποία περιλαμβάνει την επικαιροποίηση του σχεδίου εφαρμογής, απαιτεί προσεκτική εξέταση για να εξασφαλιστεί η επιτυχής εφαρμογή της. Πρέπει να ληφθούν υπόψη διάφοροι βασικοί παράγοντες για την ενίσχυση της αποτελεσματικότητας και της ανταπόκρισης του σχεδίου.
Πρώτα απ’ όλα, η δέσμευση των ενδιαφερομένων μερών είναι απαραίτητη. Η συμμετοχή όλων των σχετικών μερών, συμπεριλαμβανομένων των υπηρεσιών αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης, των μελών της κοινότητας και άλλων βασικών εταίρων, προάγει μια συνεργατική προσέγγιση και διασφαλίζει την εξέταση διαφορετικών προοπτικών. Η συμβολή των ενδιαφερομένων είναι ανεκτίμητη για τη βελτίωση του σχεδίου ώστε να ευθυγραμμιστεί με τις συγκεκριμένες ανάγκες και προκλήσεις του οργανισμού ή της κοινότητας.
Η κατανομή των πόρων είναι ένα άλλο κρίσιμο ζήτημα. Πρέπει να διατεθούν επαρκείς πόροι, συμπεριλαμβανομένων των οικονομικών και ανθρώπινων πόρων, για την υποστήριξη της εκτέλεσης του σχεδίου. Η επαρκής χρηματοδότηση και το εξειδικευμένο προσωπικό είναι ζωτικής σημασίας για την αποτελεσματική εφαρμογή των στρατηγικών του σχεδίου και τη διασφάλιση ομαλών επιχειρήσεων αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης.
Η ευελιξία είναι υψίστης σημασίας. Το σχέδιο πρέπει να μπορεί να προσαρμόζεται στις εξελισσόμενες συνθήκες και στα δυναμικά σενάρια έκτακτης ανάγκης. Η ενσωμάτωση ευελιξίας στο σχέδιο επιτρέπει την άμεση ανταπόκριση σε νέες απειλές και προκλήσεις, ενσωματώνοντας τα διδάγματα που αντλήθηκαν από προηγούμενα περιστατικά.
Επιπλέον, η σαφής επικοινωνία και η εκπαίδευση είναι κρίσιμα ζητήματα. Η αποτελεσματική επικοινωνία διασφαλίζει ότι όλοι οι ενδιαφερόμενοι γνωρίζουν τους ρόλους και τις ευθύνες τους κατά τη διάρκεια καταστάσεων έκτακτης ανάγκης. Τα ολοκληρωμένα προγράμματα εκπαίδευσης ενδυναμώνουν το προσωπικό με τις απαραίτητες δεξιότητες για την αποτελεσματική εκτέλεση του σχεδίου.
Τέλος, θα πρέπει να δοθεί έμφαση στη συνεχή βελτίωση. Καταγράφοντας τα διδάγματα που αντλούνται από πραγματικά περιστατικά και ασκήσεις, το σχέδιο μπορεί να επικαιροποιείται και να βελτιώνεται τακτικά. Η ενθάρρυνση μιας κουλτούρας συνεχούς βελτίωσης εξασφαλίζει ότι το σχέδιο παραμένει σχετικό και αποτελεσματικό με την πάροδο του χρόνου.
Συμπερασματικά, η προσεκτική εξέταση της δέσμευσης των ενδιαφερομένων μερών, η κατανομή των πόρων, η ευελιξία, η αξιολόγηση των κινδύνων, η επικοινωνία, η κατάρτιση και η συνεχής βελτίωση είναι ζωτικής σημασίας για την εφαρμογή της φάσης 3. Με την αντιμετώπιση αυτών των παραγόντων, το επικαιροποιημένο σχέδιο εφαρμογής γίνεται μια ισχυρή και προσαρμοστική στρατηγική, που προστατεύει αποτελεσματικά ζωές και περιουσίες κατά τη διάρκεια καταστάσεων έκτακτης ανάγκης και ενισχύει τη συνολική ετοιμότητα και τις δυνατότητες αντίδρασης του οργανισμού ή της κοινότητας.