Fase 1: valutazione dello stato di preparazione all’emergenza dell’azienda
Introduzione alla Fase 1
Descrizione della Fase 1
L’obiettivo principale della Fase 1 è valutare il potenziale della vostra azienda caratterizzando il suo attuale stato di preparazione alle emergenze. Una volta completata, disporrete di una valutazione e di un’analisi completa del potenziale della vostra azienda in termini di preparazione alle emergenze e di inclusione della disabilità, insieme a un’analisi SWOT. Queste informazioni serviranno come base per le fasi successive.
Chi coinvolgere in questa fase?
Questa fase raccomanda il coinvolgimento di tutti i livelli e dei diversi membri dell’azienda sia per la sua caratterizzazione che per l’utilizzo, l’analisi e l’integrazione dei documenti e dei materiali forniti.
Per quanto riguarda la raccolta delle informazioni, si raccomanda di coinvolgere i dirigenti o i manager fin dalla prima fase (esempi: team di senior management, dipartimento delle risorse umane, ecc.) Tuttavia, è necessario coinvolgere anche tutti i reparti aziendali interessati per raccogliere le informazioni necessarie a creare o aggiornare la strategia nelle fasi successive.
Step nella Fase 1
Step 1: Caratterizzazione preliminare del livello di comprensione e consapevolezza della preparazione alle emergenze.
- Obiettivi: L’obiettivo di questa fase è quello di condurre un’analisi preliminare del personale della vostra azienda per comprendere lo stato attuale in termini di preparazione alle emergenze e di comprensione e consapevolezza dell’inclusione della disabilità. A tal fine, l’obiettivo principale è quello di raccogliere informazioni sulla risposta alle emergenze e sulla consapevolezza all’interno dell’azienda. A tal fine è stato predisposto uno strumento digitale per raccogliere tutte le informazioni relative. Queste informazioni forniranno una panoramica completa dello stato attuale del personale dell’azienda e stabiliranno una base di partenza per le fasi successive di sviluppo o aggiornamento del Piano di preparazione alle emergenze.
- Azioni: Incoraggiare ogni membro del personale aziendale a completare il quiz per ottenere informazioni sullo stato attuale in termini di comprensione e consapevolezza della preparazione alle emergenze. Raccogliere i risultati.
- Materiale disponibile:
1) Strumento di valutazione delle conoscenze (strumento di autovalutazione) (collegamento al sito web Prodigy)
Step 2: Valutazione del livello di inclusione delle persone con disabilità nella preparazione alle emergenze.
- Obiettivi: La seconda fase valuterà e analizzerà il potenziale della vostra azienda per stabilire una nuova strategia di preparazione alle emergenze o aggiornarla in termini di inclusione della disabilità. L’obiettivo principale di questa fase è valutare il potenziale della vostra azienda caratterizzando il suo attuale stato di preparazione alle emergenze. Questa analisi viene effettuata in relazione a diversi criteri. Si suggerisce l’uso dello strumento “Assess your Company” per valutare lo stato della vostra azienda in termini di preparazione alle emergenze e inclusione della disabilità. I risultati della valutazione forniranno una comprensione completa e l’identificazione delle aree in cui è possibile apportare miglioramenti, nonché approfondimenti sui punti di forza e di debolezza delle attuali misure di preparazione. Queste informazioni guideranno lo sviluppo di strategie e azioni nelle fasi successive per migliorare le capacità di preparazione alle emergenze dell’azienda.
- Azioni: Completate il quiz per valutare lo stato di preparazione alle emergenze della vostra azienda e identificate le aree in cui è possibile apportare miglioramenti.
- Materiale disponibile: Strumento di valutazione della vostra azienda (Self-Assessment Tool) per valutare lo stato di preparazione alle emergenze sul luogo di lavoro e l’inclusione della disabilità. (Link al sito web di Prodigy)
Step 3: Analisi SWOT
- Obiettivi: SWOT sta per punti di forza, debolezza, opportunità e minacce. L’analisi SWOT è uno strumento di pianificazione strategica utilizzato per valutare questi quattro aspetti dell’azienda. In questo modo un’azienda può rilevare le sue prestazioni attuali e costruire una strategia per raggiungere i suoi obiettivi futuri. Si tratta di identificare i fattori interni ed esterni che possono influire sul successo dell’azienda. I punti di forza e di debolezza si riferiscono a fattori interni, come le risorse, le capacità e i limiti dell’organizzazione. Le opportunità e le minacce si riferiscono a fattori esterni, come le tendenze del mercato, la concorrenza e i cambiamenti normativi. Analizzando questi fattori, l’organizzazione può sviluppare strategie per capitalizzare i propri punti di forza, affrontare le proprie debolezze, cogliere le opportunità e mitigare le minacce. In questo modo si ottiene un quadro completo di come un’azienda possa tracciare un percorso per raggiungere i propri obiettivi.
- Azione: Consultate il modello sottostante e completate la tabella SWOT fornita.
- Materiale: Modello di documento per un’analisi SWOT dell’azienda
Esempi di SWOT ANALYSIS
PUNTI DI FORZA | PUNTI DI DEBOLEZZA | OPPORTUNITA’ | MINACCE |
● Il luogo di lavoro dispone di percorsi di evacuazione ben progettati e accessibili alle persone con disabilità, con segnaletica e sistemazioni adeguate.
● I dipendenti e i membri della squadra di pronto intervento hanno ricevuto una formazione su come assistere le persone con disabilità durante le situazioni di emergenza. |
● Alcuni dipendenti possono avere una consapevolezza e una comprensione limitate delle esigenze specifiche dei colleghi con disabilità durante le situazioni di emergenza.
● I canali di comunicazione potrebbero non essere in grado di soddisfare pienamente le persone con problemi di udito o di linguaggio, creando potenzialmente problemi durante gli avvisi e le istruzioni di emergenza.
● Alcune aree del luogo di lavoro possono ancora presentare barriere fisiche che limitano l’accessibilità alle persone con disabilità motorie, il che potrebbe influire sulla loro capacità di evacuare in sicurezza. |
● Esiste l’opportunità di fornire ulteriori sessioni di formazione o risorse incentrate specificamente sul supporto alle persone con disabilità durante le situazioni di emergenza. | ● La mancata osservanza delle leggi e dei regolamenti sulla disabilità in materia di preparazione alle emergenze può comportare conseguenze legali e danni alla reputazione.
● L’incapacità di rispondere alle esigenze specifiche dei dipendenti con disabilità durante le emergenze può causare ritardi o risposte inefficaci, mettendo a rischio la loro sicurezza. |
Considerations towards implementation of Phase 1
Questa sezione contiene alcune considerazioni sull’attuazione di questa prima fase, che consiste nella valutazione dello stato di preparazione all’emergenza dell’azienda. Durante l’implementazione della prima fase sarebbe utile avere obiettivi e ruoli chiari e ben definiti. Il passo successivo consiste nel determinare le risorse necessarie e tutti i potenziali stakeholder che devono comprendere appieno lo scopo e i risultati attesi. Inoltre, è necessario stabilire tempi e scadenze chiare entro le quali si vuole completare la valutazione della preparazione alle emergenze e, infine, utilizzare i metodi più appropriati per la raccolta dei dati durante la valutazione.
Fase 2: progettazione di un piano strategico di preparazione alle emergenze
Introduzione alla Fase 2
Descrizione della Fase 2
La fase 2 della metodologia per la creazione di un nuovo piano strategico di preparazione alle emergenze prevede la progettazione della strategia sulla base dei risultati della valutazione effettuata nella fase 1. Un piano strategico di preparazione alle emergenze è un piano per definire le azioni per rispondere efficacemente e mitigare potenziali emergenze o disastri, garantendo la sicurezza di tutte le persone coinvolte nell’organizzazione, comprese le persone con disabilità, e riducendo al minimo l’impatto sulle operazioni aziendali. Un piano di preparazione alle emergenze ben definito e completo può aiutare l’azienda a gestire in modo proattivo i rischi e a garantire una risposta rapida e coordinata durante le situazioni di crisi.
Chi coinvolgere in questa fase?
Per garantire il successo degli obiettivi e delle iniziative di preparazione alle emergenze, è fondamentale coinvolgere le persone giuste e creare un gruppo di lavoro dedicato, responsabile dello sviluppo e dell’esecuzione della strategia di preparazione alle emergenze. Questo gruppo (Emergency Preparedness Management Team) dovrebbe essere composto da persone provenienti da vari reparti e funzioni dell’azienda, oltre che da stakeholder esterni che possono fornire competenze e supporto preziosi. Le fasi seguenti illustrano la composizione del gruppo di lavoro, i suoi obiettivi principali, le azioni specifiche da intraprendere, l’assegnazione dei compiti e le risorse consigliate.
Step in Fase 2
Fase 1: Definizione del gruppo di lavoro per lo sviluppo
Obiettivi:
Il primo passo di questa fase è la definizione del gruppo di lavoro per lo sviluppo, responsabile dell’elaborazione e della revisione del piano. Istituire il gruppo di lavoro, promuovendo la cooperazione interfunzionale e incorporando diverse prospettive per una strategia integrata. Definire chiaramente i ruoli, le responsabilità e la responsabilità all’interno del gruppo di lavoro. Infine, chiarite anche gli obiettivi e la portata, identificando le aree chiave su cui concentrarsi e le priorità delle iniziative della Strategia di preparazione alle emergenze.
Actions:
Compito | Responsabile | Metodi possibili |
Creare il gruppo di lavoro/individuare possibili persone dei dipartimenti competenti che possiedono le competenze necessarie e hanno un interesse personale nella preparazione alle emergenze. | Team di leadership esecutiva/ responsabili delle decisioni in materia di preparazione alle emergenze/Direttore della sicurezza/HR | Considerate la possibilità di includere rappresentanti del gruppo dirigente, del dipartimento di sicurezza, delle operazioni, delle risorse umane, dell’IT/tecnologia, delle comunicazioni/marketing, dell’ufficio legale e della gestione delle strutture. Per identificare gli stakeholder appropriati, potete anche utilizzare o creare, se non esiste, un organigramma come riferimento. Dopo aver impostato l’organigramma, è possibile definire facilmente i ruoli e le responsabilità dell’azienda. Vengono forniti anche modelli di Project Management e di Analisi degli stakeholder. |
Definire chiaramente i ruoli, le responsabilità e la responsabilità all’interno del gruppo di lavoro. | Team di leadership esecutiva/ decisori in materia di preparazione alle emergenze | Considerate l’utilizzo del modello Ruoli e responsabilità. In questo modo è possibile definire facilmente i ruoli e le responsabilità per questo compito. Potete anche utilizzare i ruoli forniti (se pertinenti) o crearne di nuovi che corrispondano alle esigenze della vostra azienda. |
Chiarire gli obiettivi e l’ambito / Definire chiaramente lo scopo e gli obiettivi del gruppo di lavoro. | Team di leadership esecutiva/ decisori in materia di preparazione alle emergenze | ● Comunicare al gruppo di lavoro la cultura aziendale in merito alla visione, al valore e alla missione del progetto.
● Determinare gli obiettivi strategici. Obiettivi della strategia di preparazione alle emergenze, comprese aree indicative di interesse quali: 1. Protocolli di risposta alle crisi o quadro normativo e legale, 2. Canali di comunicazione, 3. Procedure di evacuazione, 4. Allocazione delle risorse. · Completare il registro con il modello di politiche e procedure aziendali. |
Effettuare un’analisi PESTLE, un metodo riconosciuto a livello internazionale per la formazione delle strategie. | Team di leadership esecutiva/ decisori in materia di preparazione alle emergenze/ responsabile della sicurezza | Utilizzate lo strumento dell’analisi PESTLE per identificare i fattori esterni rilevanti e verificare l’impatto che questi potrebbero avere sul raggiungimento degli obiettivi aziendali. |
Materiale disponibile
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Fase 2: Determinazione delle aree prioritarie e dei relativi obiettivi principali
Obiettivi:
Un primo passo fondamentale nell’adozione di un piano strategico di preparazione alle emergenze è la definizione delle aree prioritarie e dei corrispondenti obiettivi chiave. Questo obiettivo può essere raggiunto conducendo una valutazione completa dei rischi. Questo obiettivo comporta una valutazione sistematica dei rischi e delle minacce potenziali che l’organizzazione deve affrontare. La valutazione dei rischi può identificare disastri naturali, potenziali incidenti tecnologici, emergenze sanitarie e incidenti causati dall’uomo che potrebbero colpire l’intero luogo di lavoro e, in particolare, le sfide che possono minacciare le persone con disabilità. Infine, comprende la raccolta di dati sulla probabilità e sulle possibili conseguenze di ciascun rischio identificato. Analizzando i rischi associati a diversi scenari, il gruppo di lavoro acquisisce conoscenze sulle minacce più urgenti e stabilisce di conseguenza le priorità degli sforzi di preparazione. I risultati della valutazione dei rischi informano lo sviluppo di strategie di risposta mirate, assicurando che il piano sia informato sui rischi e resiliente.
Sulla base della valutazione del rischio, un obiettivo successivo è l’analisi dei dati storici delle emergenze passate, se presenti. Studiando gli incidenti che si sono verificati nell’organizzazione o in ambienti simili, il team può identificare le aree a maggior rischio e le vulnerabilità ricorrenti. La comprensione degli schemi e delle tendenze dei dati storici fornisce informazioni preziose sui tipi di emergenza più probabili e sul loro potenziale impatto. L’analisi dei dati storici aiuta il team responsabile della preparazione alle emergenze a identificare potenziali lacune o debolezze nelle strategie di risposta passate. Imparando dagli incidenti passati, il team può formulare una strategia specifica, garantendo che sia flessibile ed efficace per affrontare le sfide della vita reale. I dati storici forniscono anche una base per lo sviluppo di addestramenti ed esercitazioni mirate, consentendo ai soccorritori di esercitarsi in scenari che corrispondono ai rischi reali che la vostra azienda/organizzazione deve affrontare.
Un terzo obiettivo, come estensione del precedente, è quello di raccogliere informazioni sulle vulnerabilità percepite. In particolare, un approccio inclusivo, e in particolare un approccio inclusivo alla disabilità, è essenziale per il processo di pianificazione, e questo obiettivo si concentra sul coinvolgimento delle principali parti interessate per ottenere il loro prezioso contributo. Consultando le autorità locali, i servizi di emergenza e i lavoratori disabili, il team può ottenere informazioni di prima mano sulle vulnerabilità e le sfide percepite dalle persone disabili. Le autorità locali e i servizi di emergenza forniscono conoscenze specialistiche sulle caratteristiche uniche della vostra area e sulle potenziali difficoltà di adattamento. La collaborazione con le parti interessate favorisce la collaborazione e garantisce che il piano sviluppato sia pertinente al contesto, riflettendo le vostre esigenze e priorità.
Azioni:
Compito | Responsabile | Metodi possibili |
Eseguire una valutazione completa dei rischi per identificare i pericoli e le minacce potenziali. | Team di gestione della preparazione alle emergenze | Strumenti e metodologie di valutazione del rischio, come modelli e linee guida per la gestione del rischio e analisi SWOT (punti di forza, debolezza, opportunità e minacce). |
Analizzare i dati storici delle emergenze passate per identificare le aree a maggior rischio. | Squadra di gestione della preparazione alle emergenze o/ con lo specialista della valutazione dei rischi (se presente) | Cercare i dati storici delle emergenze passate. Successivamente, condurre l’analisi dei dati. |
Consultare le autorità locali (Vigili del Fuoco, Polizia, Sanità Pubblica, Servizi Medici di Emergenza, ecc.), i membri della comunità e i lavoratori (se presenti) per raccogliere informazioni sulle vulnerabilità percepite. | Team di gestione della preparazione alle emergenze o Coordinatore del coinvolgimento della comunità o Dipartimento Risorse Umane | Sondaggi, interviste e discussioni di gruppo per coinvolgere la comunità. |
Analisi del quadro normativo e legale. Il quadro normativo e legale di un’azienda garantisce la legalità, la protezione e l’adattabilità alle circostanze mutevoli all’interno dell’organizzazione. | Team di gestione della preparazione alle emergenze o Coordinatore del coinvolgimento della comunità o Dipartimento Risorse Umane | La tabella di analisi del quadro normativo e legale fornita è stata concepita per aiutare l’azienda a illustrare e monitorare tutte le leggi e i regolamenti pertinenti. L’azienda deve documentare le leggi/regolamenti applicabili e chiarire la connessione tra ciascuna legge/regolamento e l’azienda. |
Materiale disponibile:
· Modello e linee guida per la gestione del rischio · Analisi del quadro normativo e legale
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Risorse consigliate:
● Rapporti sulla risposta alle emergenze da parte delle agenzie governative locali. ● Dati del sistema informativo geografico (GIS) per la mappatura dei rischi naturali e delle vulnerabilità in aree specifiche. ● Analisi e indagini già condotte a livello locale o organizzativo e relativi rapporti di feedback. ● Analisi SWOT (Fase 1, Fase 3) ● Rapporto sull’incidente di sicurezza (per la segnalazione futura) ● Modello di gestione degli incidenti (per i rapporti futuri) ● Meccanismo unionale di protezione civile – Gestione del rischio di catastrofe |
Fase 3: Identificare i meccanismi di abilitazione e le risorse disponibili per stabilire una strategia di preparazione alle emergenze.
Obiettivi:
Nella Fase 3, gli obiettivi principali sono l’identificazione e l’utilizzo dei meccanismi e delle risorse necessarie per creare una strategia di preparazione alle emergenze solida e inclusiva, adatta alle esigenze delle persone con disabilità sul posto di lavoro. Intraprendendo una valutazione completa delle politiche, delle linee guida e delle risorse esistenti, il gruppo di lavoro per lo sviluppo mira a identificare le potenziali lacune nell’affrontare le esigenze legate alla disabilità durante le emergenze. Questo processo faciliterà la formulazione di strategie e interventi mirati per garantire la sicurezza, il benessere e la partecipazione paritaria dei dipendenti con disabilità alle attività di preparazione e risposta alle emergenze.
L’identificazione delle risorse disponibili, tra cui le competenze del personale, le tecnologie assistive, le strutture accessibili e la collaborazione con gli stakeholder esterni, è parte integrante della progettazione di un piano strategico che tenga conto della diversa gamma di disabilità presenti nella forza lavoro. Coinvolgendo esperti di disabilità e organizzazioni pertinenti, il gruppo di lavoro per lo sviluppo cerca di attingere alle conoscenze specialistiche e alle migliori pratiche per alimentare il quadro del piano. Inoltre, la creazione di partnership con i soccorritori locali e le organizzazioni di disabili promuove un approccio coordinato, allineando gli sforzi per migliorare la preparazione alle emergenze per tutti i dipendenti.
Attraverso gli sforzi collaborativi della fase 3, l’azienda può colmare le potenziali lacune, sfruttare i punti di forza esistenti e le risorse disponibili per creare una strategia di preparazione alle emergenze completa ed equa. Affrontando le sfide specifiche delle persone con disabilità, questa fase mira a stabilire una cultura del lavoro che dia priorità all’inclusione, alla reattività e alle misure proattive per garantire il benessere di ogni dipendente durante le emergenze. In definitiva, il completamento con successo della Fase 3 pone le basi per il successivo sviluppo di una strategia di preparazione alle emergenze praticabile che incorpori l’impegno dell’azienda per il benessere e la sicurezza di tutti i suoi dipendenti, comprese le persone con disabilità.
Azioni:
Compito | Responsabile | Metodi possibili |
Eseguire una revisione approfondita delle politiche e delle linee guida esistenti in materia di preparazione alle emergenze per identificare le potenziali lacune nell’affrontare le esigenze delle persone con disabilità. | Gestione della preparazione alle emergenze, compresi i rappresentanti delle risorse umane, della gestione delle strutture, della salute e della sicurezza e dell’Ufficio risorse per la disabilità (se applicabile). | Analizzare i documenti aziendali, condurre interviste con il personale chiave e cercare il feedback dei dipendenti con disabilità attraverso sondaggi o focus group. |
Coinvolgere esperti esterni di disabilità e organizzazioni con esperienza nella preparazione e nella risposta alle emergenze per ottenere approfondimenti e best practice. | Gruppo di lavoro Gestione della preparazione alle emergenze/Gruppo di lavoro Sviluppo, con il supporto del team Risorse umane. | Invitare esperti a workshop o webinar, partecipare a conferenze e accedere a risorse e rapporti affidabili sulla disabilità. |
Sviluppare un inventario completo delle attrezzature e delle strutture di emergenza accessibili all’interno della sede aziendale. | Team di gestione della preparazione alle emergenze/gestione delle strutture, con il supporto del team Salute e sicurezza. | Effettuare valutazioni fisiche del luogo di lavoro, consultarsi con esperti sui requisiti di accessibilità e coinvolgere i dipendenti con disabilità nel processo di valutazione. |
Stabilire partnership con le agenzie di risposta alle emergenze locali e le organizzazioni di disabili per migliorare il coordinamento e il supporto durante le emergenze. | Team di gestione della preparazione alle emergenze con il supporto dell’alta direzione. | Organizzare incontri con le parti interessate, firmare memorandum d’intesa e partecipare a esercitazioni congiunte di preparazione alle emergenze. |
Risorse consigliate:
· Politiche e linee guida esistenti per la preparazione alle emergenze · Valutazione del livello di inclusione delle persone con disabilità nei risultati della preparazione alle emergenze (Fase 1, Fase 2) · Sondaggi, interviste e discussioni di focus group (Fase 2, Passo 2) · Piattaforma di apprendimento sulla sicurezza sanitaria · PREPARARE IL POSTO DI LAVORO PER TUTTI: Tenere conto delle esigenze delle persone con disabilità · Lista di controllo di sensibilizzazione alle emergenze per i dirigenti · Guida alla preparazione alle emergenze per le persone con disabilità · Guida alla pianificazione dell’evacuazione di emergenza per le persone con disabilità · Preparazione ai disastri per le persone con disabilità – Forniture essenziali (pagg. 25-38) · Risorse per le persone con disabilità_2023 · Preparazione per i visitatori disabili durante un’emergenza |
Fase 4: redazione del documento strategico
Obiettivi:
Nella fase 4, gli obiettivi principali sono la creazione di una strategia completa di preparazione alle emergenze che integri i meccanismi e le risorse identificate, con una forte attenzione all’inclusività delle persone con disabilità. Il documento strategico mira a fornire una tabella di marcia chiara e attuabile per l’intera organizzazione, allineando gli sforzi di preparazione alle emergenze con la missione e i valori generali dell’azienda.
Attraverso una sintesi ben fatta, la strategia cerca di sottolineare l’importanza di un piano di preparazione alle emergenze inclusivo per salvaguardare il benessere di tutti i dipendenti, in particolare di quelli con disabilità, durante le crisi. La strategia delinea obiettivi specifici e misurabili per la preparazione alle emergenze, con una forte enfasi sull’affrontare le esigenze e le vulnerabilità uniche dei dipendenti con disabilità. Stabilendo obiettivi chiari e assegnando le responsabilità, il piano assicura la responsabilità e mette in grado il personale designato di fornire il supporto e l’assistenza necessari durante le emergenze.
Con un’attenzione particolare all’accessibilità, la strategia mira a progettare canali di comunicazione che trasmettano efficacemente le informazioni sulle emergenze a tutti i dipendenti, utilizzando varie modalità, come quella visiva, uditiva e scritta. Incorporando tecnologie assistive e conducendo test di usabilità, il piano cerca di massimizzare la portata e l’impatto delle comunicazioni di emergenza, assicurando che le informazioni vitali siano accessibili a tutti.
Attraverso l’attuazione delle azioni delineate, la strategia promuove una cultura di preparazione, inclusione e collaborazione all’interno dell’organizzazione. Valutando e perfezionando continuamente il piano in base ai feedback e alle best practice emergenti, la strategia rimane adattabile e rispondente alle circostanze e alle esigenze in evoluzione.
Azioni:
Compito | Responsabile | Metodi possibili |
Sviluppare una sintesi che illustri l’importanza di un piano di preparazione alle emergenze inclusivo e il suo potenziale impatto sulla sicurezza e sul benessere di tutti i dipendenti. | Team di gestione della preparazione alle emergenze in collaborazione con gli specialisti della comunicazione e delle pubbliche relazioni. | Raccogliere dati e statistiche sulla prevalenza delle disabilità, evidenziando il business case per l’inclusione. Questa sezione sarà scritta alla fine del processo e fornirà una breve panoramica delle decisioni di base prese. Tuttavia, nel documento finale della strategia di preparazione alle emergenze deve apparire per prima e sotto forma di diagramma. Deve essere molto breve e accessibile. Se si aggiunge un testo narrativo, questo non deve superare la mezza pagina e non deve contenere gergo e acronimi eccessivi. (Care, 2011). |
Formulare obiettivi di preparazione alle emergenze chiari e raggiungibili, con particolare attenzione alle vulnerabilità e alle esigenze dei dipendenti con disabilità. | Team di gestione della preparazione alle emergenze guidato da rappresentanti dell’Ufficio risorse per la disabilità o del team Salute e sicurezza. | Condurre workshop, utilizzare le intuizioni degli esperti in materia di disabilità e garantire un ampio contributo da parte di tutti i soggetti interessati. Utilizzare le risorse di apprendimento fornite |
Definire ruoli e responsabilità per l’attuazione del piano di preparazione alle emergenze, compreso il personale designato per l’assistenza alle persone con disabilità durante le emergenze. | Team di gestione della preparazione alle emergenze in collaborazione con i dipartimenti Risorse Umane e Salute e Sicurezza. | Creare una struttura organizzativa dettagliata con attori e ruoli, fornire formazione al personale designato e stabilire canali di comunicazione per i dipendenti con disabilità per richiedere assistenza. Utilizzare le risorse di apprendimento fornite. |
Progettare strategie e canali di comunicazione accessibili per diffondere le informazioni di emergenza a tutti i dipendenti, compresi quelli con disabilità. | Team di gestione della preparazione alle emergenze, supportato dai dipartimenti Comunicazione e Informatica. | Incorporare più modalità di comunicazione (visiva, uditiva, scritta) negli avvisi di emergenza, testare l’efficacia dei canali di comunicazione e considerare l’uso di tecnologie assistive. |
Materiale disponibile:
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Risorse consigliate:
· Promuovere un’uscita e un’evacuazione sicure per le persone con disabilità · Accessibilità dei servizi di emergenza per le persone con disabilità · Comunicare con e sulle persone con disabilità · Lista di controllo per la preparazione alle emergenze per le piccole imprese · Come pianificare le emergenze e le evacuazioni sul posto di lavoro |
Considerazioni sull’attuazione della Fase 2
Durante l’implementazione della Fase 2, è essenziale mantenere un approccio incentrato sulla persona che riconosca la diversità delle disabilità e le esigenze uniche di ciascun individuo. È necessario effettuare consultazioni regolari con i dipendenti con disabilità per garantire che la loro voce sia ascoltata e che le loro prospettive siano prese in considerazione nello sviluppo del piano di preparazione alle emergenze. Inoltre, la conduzione di verifiche di accessibilità e di test di usabilità delle strutture e delle attrezzature di emergenza può aiutare a identificare potenziali barriere e a garantire che il piano sia realmente inclusivo. Una comunicazione aperta e trasparente durante questa fase è fondamentale per promuovere una cultura di fiducia e di inclusione, consentendo ai dipendenti di impegnarsi attivamente nel processo e di contribuire al successo del piano di preparazione alle emergenze. Infine, la valutazione e il perfezionamento continui del piano in base ai feedback, alle best practice e alle modifiche normative ne garantiranno l’efficacia nel proteggere la sicurezza e il benessere di tutti i dipendenti, in particolare di quelli con disabilità.
Fase 3: Sviluppo del piano strategico di attuazione
Introduzione alla Fase 3
Descrizione della Fase 3
Dopo aver valutato lo stato di preparazione all’emergenza dell’organizzazione (Fase 1) e aver progettato una strategia (Fase 2), il piano deve essere attuato a livello operativo. La progettazione di un piano strategico di preparazione alle emergenze è più strategica e generale e richiede un maggiore coinvolgimento e coordinamento degli stakeholder, mentre lo sviluppo del piano di attuazione richiede una maggiore responsabilità e valutazione e comporta più azioni e monitoraggio.
In primo luogo, il piano di attuazione deve considerare le reali possibilità di attuazione delle singole azioni previste dal piano (analisi delle possibilità di svolgere singoli compiti o azioni da parte di persone con disabilità). Dovrebbero inoltre allocare in modo appropriato le risorse, comprese quelle umane, finanziarie e materiali, a seconda del profilo di attività specifico dell’organizzazione o di altre condizioni interne ed esterne all’organizzazione.
Quando si organizza la pianificazione della preparazione alle emergenze dell’azienda con particolare attenzione alle persone con disabilità, si deve tenere conto delle loro menomazioni, obbligando la persona che conduce la strategia di risposta o di evacuazione ad accettare un approccio individuale, tenendo conto dei principali problemi riscontrati dai rappresentanti di particolari gruppi di persone con disabilità che ostacolano e/o rallentano direttamente il processo di risposta di una persona con disabilità.
Chi coinvolgere in questa fase?
In questa fase è necessario coinvolgere diversi attori che possono contribuire all’attuazione del piano di preparazione alle emergenze. Gli attori principali dovrebbero essere il Team di gestione della preparazione alle emergenze, un esperto di gestione e valutazione del rischio. Essi coordineranno la valutazione dei rischi potenziali, delle vulnerabilità e degli impatti, nonché l’identificazione delle strategie di mitigazione e delle risorse. Inoltre, si raccomanda di consultare i dirigenti di diverse parti dell’azienda, in particolare quelli responsabili delle aree prioritarie mappate nella fase precedente. Essi possono fornire informazioni preziose sulle esigenze e le sfide specifiche dei loro reparti. Infine, alcuni dipartimenti chiave che dovrebbero essere coinvolti sono il dipartimento di marketing, il dipartimento finanziario e la direzione generale o il dipartimento finanziario. Essi contribuiranno alla comunicazione, alla definizione del budget e all’approvazione del piano di preparazione alle emergenze.
Fasi della Fase 3
Step 1: Definire gli obiettivi specifici all’interno delle aree prioritarie, le azioni specifiche e i responsabili dell’implementazione
Obiettivi:
Obiettivo 1: la terza fase dovrebbe iniziare con la verifica di eventuali cambiamenti nelle aree prioritarie durante l’implementazione (sulla base della Fase 2, Fase 2). L’obiettivo principale di questa fase dovrebbe essere la gerarchizzazione delle aree prioritarie più pericolose (includere almeno due criteri: pericolo di vita e fattori di rischio più comuni).
Obiettivo 2: Dopo aver gerarchizzato le aree prioritarie, è necessario sviluppare obiettivi specifici per prevenire le minacce o ridurre l’impatto dei loro effetti. Questo processo dovrebbe enfatizzare gli obiettivi raggiungibili. Gli obiettivi devono essere semplici, specifici, comprensibili e facili da realizzare. Verificare se gli obiettivi sviluppati sono coerenti con gli obiettivi strategici dell’organizzazione.
Obiettivo 3: Sulla base degli obiettivi, è necessario sviluppare le attività e assegnare le persone che saranno responsabili della loro attuazione.
Obiettivo 4: Sviluppare attività/azioni con risorse e assegnare le persone che saranno responsabili del raggiungimento di obiettivi specifici. Sulla base delle attività, sviluppare le procedure. Assicuratevi che siano comprensibili e fattibili per i dipendenti con disabilità. Ricordate di stabilire ruoli e responsabilità chiari per ogni membro del team. È anche importante assegnare compiti e responsabilità ai dipendenti che conoscono la specificità dell’area/reparto in cui lavorano nell’organizzazione. Devono sapere quali attività/processi si sovrappongono tra le aree dell’organizzazione.
Dopo il calcolo iniziale dei costi, le risorse umane devono essere assegnate insieme all’ambito dei compiti e delle responsabilità alle attività precedentemente sviluppate. Ricordate di formare sistematicamente i membri dei team alle procedure di gestione delle crisi.
Se i suggerimenti di cui sopra non vengono rispettati, è possibile che in caso di un evento specifico che riguarda più aree dell’organizzazione (ad esempio, un incendio che coinvolge i reparti di produzione e di assistenza clienti), le procedure non vengano attuate correttamente. Un esempio è il mancato conteggio di tutte le persone che escono dall’edificio perché tale compito è stato concepito solo per un’area operativa dell’organizzazione.
Azioni:
Compito | Responsabile | Metodi possibili |
Verificare se le aree prioritarie (definite nella Fase 2, Fase 2 e gli obiettivi sono cambiati durante l’attuazione | Team di gestione della preparazione alle emergenze
Specialista della valutazione dei rischi |
Analisi comparativa basata su strumenti e metodologie di valutazione del rischio |
Gerarchia delle aree prioritarie più pericolose (includere almeno due criteri: pericolo di vita e fattori di rischio più comuni). | Team di gestione della preparazione alle emergenze/gruppo di gestione dei rischi | Selezione degli strumenti in base al profilo specifico dell’azienda e alle capacità operative del team di gestione del rischio. Strumenti proposti: metodo dei punti neri, rating, classifica in base a criteri stabiliti o altri. |
Sviluppare obiettivi specifici per le aree prioritarie | Team di gestione della preparazione alle emergenze/Specialista in valutazione del rischio
È bene coinvolgere i manager di parti dell’azienda in quali aree prioritarie sono state mappate (conosce le specificità del reparto). |
I metodi più diffusi: SMART |
Sviluppare attività e assegnare responsabilità a persone competenti | Gruppo di lavoro per lo sviluppo, comprendente rappresentanti delle Risorse umane, della Gestione delle strutture, della Salute e sicurezza e dell’Ufficio risorse per la disabilità (se applicabile). | Brain storm, gruppi di esperti, mappe mentali |
Materiale disponibile:
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Risorse consigliate:
· Determinare le aree prioritarie e gli obiettivi principali corrispondenti – Fase 2, Passo 2 · European Disability Forum, Review of Disability-inclusive Disaster Risk Reduction Policy and Practice across Europe and Central Asia, Allegato 1. Casi di studio di buone pratiche · Pericoli maggiori e persone con disabilità · Linee guida per l’assistenza alle persone con disabilità durante le emergenze, le crisi e i disastri, implementazione di successo · Guida sulle esigenze specifiche delle persone con disabilità per gestori, pianificatori e soccorritori di emergenza |
Step 2: Assegnazione di meccanismi finanziari e risorse specifiche alle azioni specifiche definite
Obiettivi:
È vantaggioso per i datori di lavoro stanziare risorse e fondi adeguati. Stanziando risorse sufficienti e sostegno finanziario, il piano mira a creare un luogo di lavoro accessibile e inclusivo, fornendo ampio supporto alle persone disabili durante le situazioni di emergenza. Questi finanziamenti facilitano la creazione di piani di evacuazione personalizzati, strutture accessibili, formazione e sistemazioni, favorendo così un ambiente più inclusivo e meglio preparato per tutti. Inoltre, è importante riconoscere che molti Paesi europei offrono programmi di sostegno finanziario alle aziende che assumono persone disabili.
Azioni:
Per chi cerca di ottenere finanziamenti per un piano di preparazione alle emergenze che tenga conto delle persone con disabilità, sono disponibili diverse fonti potenziali. Ecco alcune opzioni da considerare:
- Sovvenzioni e sussidi governativi: Molti governi e autorità locali offrono sovvenzioni, sussidi o programmi di sostegno finanziario specificamente mirati a promuovere l’inclusività e l’accessibilità sul posto di lavoro. Questi programmi possono fornire finanziamenti per la formazione, il miglioramento delle infrastrutture e le attrezzature necessarie per la preparazione alle emergenze.
- Iniziative di responsabilità sociale d’impresa (RSI): Alcune aziende destinano una parte del loro budget a iniziative di responsabilità sociale d’impresa, tra cui progetti incentrati su diversità, equità e inclusione. Tali iniziative possono essere in linea con i valori e la missione dell’azienda, rendendola più propensa a stanziare fondi per la preparazione alle emergenze inclusive.
- Organizzazioni e fondazioni non profit: Esistono organizzazioni e fondazioni senza scopo di lucro che sostengono l’inclusione dei disabili e gli sforzi di preparazione alle emergenze. Questi enti possono offrire sovvenzioni o sponsorizzare progetti in linea con la loro missione e i loro obiettivi.
- Partnership e sponsorizzazioni: La collaborazione con altre aziende, organizzazioni di disabili o gruppi della comunità locale può portare a opportunità di finanziamento condivise. I partenariati possono aiutare a sfruttare le risorse e i finanziamenti provenienti da più fonti.
- Incentivi e benefici fiscali: In alcune regioni possono essere previsti incentivi o benefici fiscali per le aziende che investono in progetti di inclusione e accessibilità dei disabili. Questi incentivi possono aiutare a compensare i costi associati all’implementazione di un piano di preparazione alle emergenze.
- Programmi di donazione per i dipendenti: Questi programmi sono un modo per le aziende di incoraggiare i propri dipendenti a donare a varie cause benefiche. Questi programmi spesso includono iniziative che si concentrano sull’inclusione della disabilità. Alcune aziende offrono anche programmi di compensazione, il che significa che corrisponderanno alle donazioni fatte dai loro dipendenti. Ciò può aumentare notevolmente l’impatto delle donazioni dei dipendenti e contribuire a sostenere cause importanti.
- Riallocazione del budget: Le aziende possono prendere in considerazione la possibilità di riallocare una parte del budget esistente per dare priorità all’inclusione dei disabili e alla preparazione alle emergenze. Riconoscendo l’importanza di questo aspetto, i fondi possono essere reindirizzati a sostegno dell’iniziativa.
Quando si cerca un finanziamento per il progetto, è essenziale delineare chiaramente gli obiettivi del progetto, i risultati attesi e l’impatto positivo che avrà sia sull’azienda che sulla comunità. Dimostrare l’allineamento del progetto con i valori dell’organizzazione e i benefici a lungo termine può essere determinante per ottenere finanziamenti da varie fonti.
I Fondi strutturali e d’investimento europei (ESIF) sono i principali strumenti finanziari dell’UE per migliorare la coesione economica e sociale. Contribuiscono a promuovere l’inclusione sociale delle persone più svantaggiate, comprese quelle con disabilità. (https://commission.europa.eu/funding-tenders/find-funding/funding-management-mode/2014-2020-european-structural-and-investment-funds_en ). Nel periodo 2014-2020, i Fondi strutturali e d’investimento europei (Fondi ESI) hanno scatenato un investimento totale di 731 miliardi di euro, di cui 535 miliardi finanziati dall’UE. Sono state sostenute più di 4 milioni di piccole e medie imprese (PMI). I Fondi ESI sono stati anche in prima linea nel sostegno agli Stati membri e alle Regioni per affrontare la pandemia COVID-19 e il suo impatto economico. (https://ec.europa.eu/commission/presscorner/detail/en/ip_23_389 ) Per saperne di più su come richiedere questi finanziamenti, visitare il sito https://ec.europa.eu/regional_policy/funding/accessing-funds_en.
La disponibilità di programmi di finanziamento specifici può variare a seconda della regione, del Paese e delle politiche locali. Pertanto, è consigliabile che i datori di lavoro conducano ricerche approfondite e si confrontino con le istituzioni finanziarie, le associazioni di categoria e le agenzie governative per identificare le opzioni più adatte alla loro specifica strategia.
Azioni:
Compito | Responsabile | Metodi possibili |
Contattare le organizzazioni locali per la disabilità | Ufficio Risorse Umane o qualsiasi persona designata ad assistere i colleghi disabili. | Eseguite una ricerca dettagliata su Internet per la vostra regione o utilizzate l’elenco di associazioni nazionali fornito. |
Informatevi su quali organizzazioni governative sono responsabili per le persone con disabilità nella vostra regione. | L’amministratore delegato o l’ufficio risorse umane o qualsiasi persona designata ad assistere i colleghi disabili. | Ricerca su Internet |
Controllate la vostra Dichiarazione di Responsabilità Sociale d’Impresa | Ufficio Risorse Umane o qualsiasi persona designata ad assistere i colleghi disabili. | È stato stanziato un budget per le iniziative inclusive? |
Avviare una campagna di acquisizione di partnership e sponsorizzazioni | Dipartimento Marketing | Strategia, Piano, Esecuzione, Valutazione |
Contattare il proprio commercialista o consulente fiscale | Dipartimento finanziario | Chiedere incentivi e benefici fiscali legati all’inclusione della disabilità |
Avviare un programma di donazione per i dipendenti | Dipartimento Marketing o Risorse Umane | Strategia, Piano, Esecuzione, Valutazione |
Valutare una possibile riallocazione del budget | Dipartimento finanziario | Processo decisionale di gestione |
Valutare la possibilità di finanziamento da parte dell’UE | Direzione generale o dipartimento finanziario | Candidarsi seguendo le istruzioni per le candidature |
Materiale disponibile:
Elenco delle associazioni nazionali di persone con disabilità (ΑΝΝΕΧ Ι) |
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Risorse consigliate:
· Il Pacchetto Occupazione Disabilità. Rafforzare il mercato del lavoro europeo · Come si crea una campagna di sponsorizzazione di successo? · Come riallocare i budget di marketing per favorire la crescita |
Step 3: Sviluppo della strategia finale e del piano di attuazione
Obiettivi:
Lo sviluppo della strategia finale e del piano di implementazione mira alla creazione di un quadro efficace che consenta a un’organizzazione di prepararsi, rispondere e riprendersi rapidamente dalle situazioni di emergenza. Questo piano deve servire come tabella di marcia per l’azienda e per tutti i suoi dipendenti, indipendentemente dal loro stato di salute o dalle loro capacità, e come superare le situazioni di emergenza con il minimo impatto negativo sulle persone e sui beni aziendali.
In questa fase, tutti i materiali preparati devono essere raccolti, esaminati e scelti per supportare la versione finale del piano di attuazione dell’emergenza. Questo piano deve essere rivisto, finalizzato e condiviso all’interno dell’azienda.
Azioni:
Compito | Responsabile | Metodi possibili |
Revisione e consolidamento dei materiali secondari | Team di gestione della preparazione alle emergenze; direzione aziendale | Ripercorrete i sotto-materiali raccolti, tra cui la valutazione dei rischi, il coinvolgimento dei dipendenti con disabilità e le fasi di sviluppo del piano di emergenza. |
Identificare gli obiettivi chiave | Team di gestione della preparazione alle emergenze; direzione aziendale | Sulla base dei sotto-materiali esaminati, identificare gli obiettivi chiave della strategia di preparazione all’emergenza (salvaguardare i dipendenti, proteggere i beni, garantire la continuità aziendale e promuovere l’inclusività). |
Definire ruoli e responsabilità | Team di gestione della preparazione alle emergenze; direzione aziendale | Definire chiaramente i ruoli e le responsabilità di ciascun dipartimento e individuo coinvolto nella preparazione all’emergenza. Assegnare compiti e mansioni specifiche per garantire una risposta coordinata durante le emergenze. |
Affrontare il tema dell’inclusione della disabilità | Team di gestione della preparazione alle emergenze; direzione aziendale | Sviluppare strategie per l’inclusione della disabilità nella strategia di preparazione alle emergenze. Assicurarsi che si tenga conto delle esigenze dei dipendenti con disabilità. |
Sviluppare canali di comunicazione definitivi per le situazioni di emergenza | Team di gestione della preparazione alle emergenze; direzione aziendale | Specificare le modalità di condivisione delle informazioni sia all’interno che all’esterno e garantire che i canali di comunicazione siano accessibili a tutti i dipendenti, compresi quelli con disabilità. |
Condividete il piano con i dipendenti e raccogliete il loro feedback. | Team di gestione della preparazione alle emergenze; direzione aziendale | |
Finalizzare il piano e prepararsi alla formazione.
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Team di gestione della preparazione alle emergenze; direzione aziendale | |
Rivedere il piano in base ai risultati della formazione. | Team di gestione della preparazione alle emergenze; direzione aziendale | |
Materiale disponibile:
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Risorse consigliate:
· Modelli di piano di emergenza individuale (Appendice 4) · Esempio di pianificazione della risposta alle emergenze per i dipendenti con disabilità · Comunicare con e sulle persone con disabilità · Come pianificare le emergenze e le evacuazioni sul posto di lavoro · PREPARARE IL POSTO DI LAVORO PER TUTTI: Tenere conto delle esigenze delle persone con disabilità · Lista di controllo di sensibilizzazione alle emergenze per i dirigenti · Guida alla preparazione alle emergenze per le persone con disabilità |
Step 4: Definire le modalità di esecuzione e monitoraggio del piano di implementazione
Obiettivi:
Il primo e più importante obiettivo è garantire che l’organizzazione sia adeguatamente preparata a rispondere a vari tipi di emergenze. Eseguendo il piano e monitorandone regolarmente l’attuazione (mediante simulazioni o in situazioni reali), l’organizzazione può identificare e affrontare eventuali lacune o punti deboli nella preparazione.
Azioni:
Compito | Responsabile | Metodi possibili |
Stabilire gli indicatori chiave di preparazione alle emergenze. | Team di gestione della preparazione alle emergenze; direzione aziendale | ad esempio i tempi di risposta, l’efficacia della comunicazione, i tassi di completamento della formazione dei dipendenti e qualsiasi altra metrica rilevante. |
Responsabilità | Team di gestione della preparazione alle emergenze; direzione aziendale | Stabilire le persone o un gruppo responsabile del monitoraggio dell’attuazione del piano. Delineare chiaramente i loro ruoli e le loro responsabilità nel valutare regolarmente i progressi del piano.
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Addestramenti ed esercitazioni regolari: Organizzare corsi di formazione ed esercitazioni periodiche in caso di emergenza per verificare l’attuazione del piano. | Team di gestione della preparazione alle emergenze; direzione aziendale | È possibile identificare i punti di forza e di debolezza della risposta attraverso la simulazione di varie situazioni di emergenza che possono essere utilizzate per migliorare il piano. |
Feedback dalla formazione | Team di gestione della preparazione alle emergenze; direzione aziendale | Raccogliere il feedback dei dipendenti, degli stakeholder e dei partecipanti ai corsi di formazione e alle esercitazioni. Raccogliere informazioni sull’efficacia del piano, sulle sfide affrontate e sui suggerimenti per il miglioramento. |
Feedback da situazioni di emergenza esistenti | Team di gestione della preparazione alle emergenze; direzione aziendale | Analizzare il feedback di eventuali situazioni di emergenza reali che si sono verificate. Esaminare come è stato eseguito il piano, identificare eventuali lacune o problemi e utilizzare queste informazioni per migliorare il piano. |
Mantenere aggiornato il piano di emergenza | Team di gestione della preparazione alle emergenze; direzione aziendale | |
Materiale disponibile:
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Risorse consigliate: |
Considerazioni sull’attuazione della Fase 3
Considerare attentamente tutte le fasi di preparazione e monitoraggio del piano di emergenza dell’organizzazione può garantire che il piano di emergenza dell’organizzazione sia ben attuato, soddisfi le esigenze specifiche dell’organizzazione e dei suoi dipendenti, in particolare quelli con disabilità, e sostenga la capacità dell’organizzazione di rispondere efficacemente durante le situazioni di emergenza.