Introduzione

La pianificazione delle emergenze è fondamentale per garantire la sicurezza e la resilienza delle aziende durante le crisi. Pianificare non significa solo rispondere alle emergenze, ma anche prevenirle attraverso una preparazione accurata.  

Questo modulo approfondisce le componenti essenziali di una pianificazione di emergenza efficace, come la valutazione dei rischi e le strategie di mitigazione, i ruoli e le responsabilità della risposta all’emergenza, i protocolli di comunicazione e coordinamento e la valutazione e il feedback post-emergenza. Attraverso un approccio olistico, questo modulo mira a fornire ai partecipanti le conoscenze e le competenze necessarie per lo sviluppo e l’attuazione di solidi piani di emergenza. 

Prima di iniziare è necessario essere in grado di determinare cosa sia un’emergenza e il livello di risposta appropriato. Per emergenza si intende qualsiasi evento che potrebbe causare la perdita o l’interruzione delle operazioni, dei servizi o delle funzioni di un’organizzazione.​ (anteagroup, 2022)​. Inoltre, un’emergenza è un evento che può mettere in pericolo o minacciare di mettere in pericolo la vita​ (Governo del WA, n.d.).​. È quindi necessaria una gestione coordinata per salvaguardare la vita e le operazioni commerciali.  

La gestione delle emergenze implica la comprensione della probabilità che si verifichi un’emergenza e delle sue potenziali conseguenze. Una gestione efficace delle emergenze implica la predisposizione di piani per tutti gli scenari di emergenza identificati, in modo che la risposta sia completa. È quindi chiaro che la preparazione alle emergenze non può essere lasciata all’ultimo minuto.​ (Governo del WA, n.d.)​. 

Per estensione, la pianificazione della preparazione alle emergenze deve cercare di ottenere i seguenti elementi: 

• Valutazione del rischio, 
• Continuità aziendale, 
• Cooperazione e collaborazione con le autorità locali o nazionali di preparazione alle emergenze per proteggere la vita.​ (Pathway Health Service, 2017)​, 
• Pianificazione inclusiva delle emergenze. Quando si pianificano le emergenze sul luogo di lavoro, è importante considerare le persone con esigenze di accessibilità o funzionali che possono essere maggiormente a rischio durante o dopo un’emergenza o un disastro. Ad esempio, si possono includere le persone con disabilità.​ (Everbridge, n.d.)​. 

La pianificazione delle emergenze è quindi fondamentale per garantire la sicurezza e la resilienza delle aziende durante le crisi. Pianificare non significa solo rispondere alle emergenze, ma anche prevenirle attraverso una preparazione accurata.  

Esistono molte buone pratiche per la pianificazione delle emergenze che i gestori delle emergenze possono seguire per preparare la loro organizzazione. Questa sezione approfondisce le componenti chiave di una pianificazione di emergenza efficace, che possono essere riassunte come segue: 

• Valutazione del rischio e strategie di mitigazione 
• Definizione dei ruoli e delle responsabilità della risposta alle emergenze 
• Definizione di protocolli di comunicazione e coordinamento 
• Valutazione e feedback post-emergenza 

Attraverso un approccio olistico, questo modulo fornisce una panoramica e un’analisi delle migliori pratiche per lo sviluppo e l’implementazione di solidi piani di emergenza. 

Sottomodulo 2.1. Valutazione del rischio e strategie di mitigazione

La valutazione del rischio è parte integrante della gestione del rischio. Questa sezione presenta l’importanza della valutazione del rischio nel campo della pianificazione strategica delle emergenze e il suo posto nella metodologia generale di gestione del rischio, nonché le strategie di mitigazione suggerite. 

Approccio alla gestione del rischio

La gestione del rischio è un processo continuo e si basa sulle fondamenta della norma ISO 31000:2018. Comprende un’analisi preliminare del contesto dei rischi potenziali, della loro criticità e del loro impatto e delle possibili azioni preventive e correttive. 

Il rischio è la possibilità che accada qualcosa che avrà un impatto sugli obiettivi del progetto e la gestione del rischio può essere descritta come la cultura, i processi e le strutture che mirano a realizzare le potenziali opportunità gestendo al contempo gli effetti negativi. Il rischio è definito come un evento o una condizione che ha il potenziale di influenzare negativamente il raggiungimento del piano. 

La metodologia di gestione del rischio si compone dei seguenti elementi principali: 

• Identificare: identificazione di un rischio (minacce o opportunità) e documentazione dei rischi registrati dalla persona responsabile della registrazione dei rischi.  In questo contesto, vengono analizzate tutte le attività e i fattori del piano (interni o esterni) che possono influire negativamente sul piano. Identificare i pericoli associati a possibili scenari di emergenza. 

• Valutare: Analisi dei rischi associati a possibili scenari di emergenza. L’obiettivo primario è documentare l’effetto netto di tutte le minacce identificate valutando: 

• Probabilità di minacce e opportunità (rischi); 

• Impatto di ciascun rischio; 

• Priorità basate su scale. 

• Risposta: preparazione e attuazione di risposte gestionali per mitigare le minacce e massimizzare le opportunità. Implementare le misure di controllo, compresi i piani di risposta alle emergenze. 

• Monitoraggio e revisione: monitorare e rivedere le prestazioni delle azioni di gestione del rischio (efficacia del piano di risposta alle emergenze). A questo punto è sempre possibile che si verifichino nuovi rischi. Si raccomanda di identificare continuamente i rischi potenziali e di segnalarli al rispettivo risk manager. Il risk manager dovrà poi tenere aggiornato il Registro dei rischi seguendo le fasi sopra descritte. 

• Comunicare: fornire rapporti regolari alla direzione a intervalli specifici. 

È chiaro che nel campo della pianificazione strategica delle emergenze esiste un legame tra l’identificazione e la valutazione del rischio. 

La valutazione del rischio comporta la valutazione della probabilità e dell’impatto potenziale di vari pericoli o rischi, consentendo ai responsabili delle decisioni di stabilire le priorità delle risorse e di concentrarsi sulla mitigazione delle minacce più significative. L’identificazione del rischio, invece, comporta l’identificazione e la comprensione dei rischi specifici presenti in un ambiente o in un sistema, consentendo l’attuazione di misure mirate. 

Questo legame inscindibile tra la valutazione e l’identificazione del rischio è una potente sinergia che porta a una pianificazione integrata delle emergenze.​ (TheSafetyMaster, n.d.)​.  

Una valutazione del rischio idealmente cattura tutti i rischi affrontati da un particolare ruolo, team, lavoro o reparto. Se si tratta di un’organizzazione e di un’azienda di piccole dimensioni, può essere possibile valutare i rischi dell’intero team come un’unica unità.  

Il più delle volte è difficile identificare le potenziali emergenze. Per un piano di risposta alle emergenze efficace, si raccomanda di cercare la storia dei dipendenti dell’azienda e i registri degli incidenti, oltre a qualsiasi altro problema che potrebbe essere un fattore di emergenza.​ (SafetyLine, n.d.)​. 

Identificazione del rischio

Nell’ambito dei processi di pianificazione della preparazione alle emergenze sul luogo di lavoro, vengono elencate a titolo di esempio alcune minacce che potrebbero rappresentare una sfida: 

• Incendio: in caso di incendio, i dipendenti potrebbero dover evacuare l’edificio per garantire la loro sicurezza e prevenire lesioni o perdite di vite umane. 

• Fuoriuscite/perdite di sostanze chimiche: In caso di fuoriuscita o perdita di sostanze chimiche pericolose, può essere necessaria l’evacuazione per proteggere i dipendenti dall’esposizione e dai potenziali rischi per la salute. 

• Perdite di gas: Le perdite di gas naturale o di altri gas possono rappresentare un rischio significativo di esplosione o soffocamento, rendendo necessaria l’evacuazione per garantire la sicurezza dei dipendenti. 

• Contaminazione biologica: I casi di contaminazione biologica, come il rilascio di un agente patogeno nocivo o di materiale a rischio biologico, possono richiedere l’evacuazione per evitare la diffusione di malattie o infezioni. 

• Esposizione alle radiazioni: nelle strutture in cui sono presenti fonti di radiazioni, come le centrali nucleari o le strutture mediche, una fuga di radiazioni o un evento di esposizione può richiedere l’evacuazione per ridurre al minimo l’esposizione alle radiazioni dei dipendenti. 

• Danni strutturali: Gravi danni strutturali all’edificio causati da eventi come terremoti, esplosioni o forti tempeste possono rendere necessaria l’evacuazione per evitare crolli o ulteriori pericoli. 

• Minacce terroristiche: In caso di minaccia terroristica credibile, come un allarme bomba o una situazione di sparatoria attiva, potrebbe essere necessaria l’evacuazione per proteggere i dipendenti da eventuali danni. 

• Maltempo: Eventi meteorologici estremi come uragani, tornado o forti tempeste possono mettere a rischio la sicurezza dei dipendenti, rendendo necessaria l’evacuazione per cercare riparo in un luogo più sicuro. 

• Alluvioni: L’innalzamento del livello dell’acqua dovuto a forti piogge, mareggiate o tubature scoppiate può provocare allagamenti all’interno del luogo di lavoro, richiedendo l’evacuazione in zone più alte o sicure. 

• Esplosioni: Il verificarsi di esplosioni dovute a fughe di gas, reazioni chimiche o altre cause può rendere necessaria l’evacuazione immediata per evitare lesioni o vittime. 

• Guasti alle utenze: I guasti alle utenze essenziali, come acqua, gas o elettricità, possono creare condizioni di sicurezza sul luogo di lavoro, rendendo necessaria l’evacuazione. 

Tutti i rischi che possono essere scoperti durante il processo di identificazione dei rischi devono essere registrati in un registro dei rischi, dove ogni rischio viene analizzato e valutato in modo approfondito.  

Ogni volta che viene identificato un nuovo rischio, il Risk Manager deve essere informato per seguire la procedura standard di registrazione del rischio. 

La notifica di un nuovo rischio deve includere i seguenti elementi: 

• Descrizione del nuovo rischio o evento potenziale, 

• Probabilità di accadimento del rischio, 

• Impatto che questo rischio causerà. 

Valutazione del rischio

La valutazione del rischio è un processo utilizzato per identificare i potenziali pericoli e analizzare cosa potrebbe accadere se si verificasse un disastro o un pericolo. I pericoli da prendere in considerazione sono numerosi e per ognuno di essi si possono verificare molti scenari possibili. 

Quando si effettua una valutazione del rischio, si pone l’accento sull’identificazione delle vulnerabilità o dei punti deboli che potrebbero rendere l’azienda più vulnerabile alle perdite derivanti da un rischio. Ad esempio, un edificio con un sistema antincendio inadeguato o assente potrebbe andare in fiamme, rispetto a un edificio progettato e installato correttamente. 

In generale, le vulnerabilità di un’organizzazione contribuiscono alla gravità del danno quando si verifica un incidente e possono essere riassunte come segue:  

• sicurezza, 

• carenze nella costruzione degli edifici,  

• sistemi di processo,  

• sicurezza,  

• sistemi di protezione e  

• programmi di prevenzione delle perdite​(Ready.gov, 2024)​.  

I più comuni strumenti di valutazione del rischio di emergenza utilizzati nella gestione delle emergenze

Identificazione dei pericoli e valutazione dei rischi (HIRA) 

L’HIRA, o Hazard Identification and Risk Assessment, è un metodo approfondito e strutturato utilizzato per identificare tutti i possibili rischi che possono avere un impatto sulla vostra azienda o organizzazione. Si tratta di valutare il loro impatto potenziale e le loro vulnerabilità. Attraverso l’HIRA è possibile analizzare la frequenza, la gravità, la durata e la portata di ciascun rischio, nonché l’esposizione, la suscettibilità e la capacità di adattamento della popolazione e degli asset interessati. Inoltre, HIRA aiuta a valutare le attuali strategie di mitigazione del rischio e a individuare le aree da potenziare e migliorare. 

*Probabilità (L): 1 – Raro, 2 – Improbabile, 3 – Possibile, 4 – Probabile, 5 – Quasi certo 

**Severità (S): 1 – Insignificante, 2 – Minore, 3 – Moderata, 4 – Maggiore, 5 – Catastrofica 

Analisi dell’impatto aziendale (BIA) 

La BIA, o Business Impact Analysis, è uno strumento progettato per concentrarsi sul modo in cui un’interruzione o un’emergenza potrebbero influire sulle operazioni e sulle procedure essenziali di un’organizzazione. La BIA aiuta a valutare le conseguenze operative, finanziarie, legali, reputazionali e normative dei diversi rischi. Inoltre, aiuta a determinare gli obiettivi dei tempi di recupero e le risorse necessarie per riprendere le operazioni regolari. Inoltre, la BIA facilita l’identificazione delle dipendenze e delle interdipendenze tra funzioni e processi, consentendo di assegnare loro una priorità in base alla rilevanza e all’immediatezza. 

Una risorsa esterna utile: Pianificazione della continuità operativa per le piccole e medie imprese 

Analisi dello scenario

L’analisi di scenario è uno strumento per analizzare i potenziali risultati e le ramificazioni di diversi eventi o circostanze che potrebbero verificarsi in futuro. Il suo scopo è quello di aiutare ad anticipare e preparare una serie di incertezze e ostacoli, valutando al contempo l’efficacia e la durata dei vostri piani e strategie. Inoltre, l’analisi di scenario aiuta a individuare i catalizzatori e i segnali di cambiamento, nonché le opportunità e i rischi per la comunità o l’organizzazione.​(Comunità di LinkedIn, 2023)​. 

Analisi SWOT 

L’analisi SWOT è una tecnica di pianificazione utilizzata per valutare i punti di forza, le debolezze, le opportunità e le minacce di un’organizzazione o di un sistema. Fornisce un approccio strutturato per valutare lo stato attuale e le possibilità future, aiutando a prendere decisioni informate e a sviluppare una strategia. 

Questa tecnica è concepita per essere utilizzata nelle fasi preliminari dei processi decisionali e può essere impiegata come strumento di valutazione della posizione strategica di un’organizzazione. Ha lo scopo di specificare gli obiettivi dell’iniziativa o del progetto imprenditoriale e di identificare i fattori interni ed esterni favorevoli e sfavorevoli al raggiungimento di tali obiettivi. 

Nella tabella seguente sono elencate alcune domande da prendere in considerazione per la creazione di un’analisi SWOT:  

Tabella 1: Esempio di analisi SWOT 

Matrice dei rischi 

Come già detto, il rischio è tipicamente considerato come una misura dell’impatto negativo e della probabilità che un evento si verifichi. Sulla base di questa metodologia, il rischio viene considerato come il prodotto della probabilità che un evento indesiderato si verifichi e del suo potenziale impatto su varie categorie. Tale valutazione e categorizzazione è tipicamente utilizzata per stabilire le priorità delle azioni correttive necessarie per affrontare i rischi identificati. I criteri di rischio adottati sono i seguenti: 

Tabella 2: Matrice di valutazione della probabilità 

Tabella 3: Matrice di valutazione dell’impatto 

In base ai criteri di rischio di cui sopra, la mappa di calore del rischio generata è la seguente: 

Tabella 4: Mappa di calore del rischio 

Risposta al rischio 

Per ogni rischio identificato deve essere identificata una risposta. È responsabilità della direzione aziendale e del risk manager selezionare una risposta per ogni rischio identificato. 

Le possibili risposte al rischio sono: 

• Evitare, eliminare la minaccia eliminando la causa. 

• Mitigare, identificare i modi per ridurre la probabilità o l’impatto del rischio. 

• Trasferire, rendere un’altra parte responsabile del rischio. 

• Accettate, non verrà fatto nulla. 

Qual è la risposta al rischio più appropriata per la vostra azienda?

La determinazione della risposta al rischio più appropriata per l’azienda dipende da una serie di fattori, tra cui la natura dei rischi, le risorse disponibili e gli obiettivi e le priorità specifiche dell’organizzazione. 

Un elemento chiave per un’efficace mitigazione del rischio e per una gestione integrata del rischio è l’identificazione dei tipi di rischio che l’azienda deve affrontare. Prima di avviare qualsiasi pianificazione, è fondamentale condurre una valutazione approfondita delle minacce per identificare e classificare i rischi. 

Come evidenziato in precedenza, la valutazione dei rischi è uno strumento fondamentale per le aziende per destreggiarsi nel complesso campo delle minacce potenziali. Identificando e dando priorità ai rischi operativi dell’azienda, è possibile ottimizzare l’allocazione delle risorse di mitigazione, concentrandosi sulle aree più critiche.​(AlertMedia, 2024)​. 

Mitigazione del rischio  

L’impatto dei rischi di emergenza può essere ridotto concentrandosi sulla mitigazione. Quando esiste la probabilità di impatti significativi, la creazione di una strategia di mitigazione dovrebbe essere una priorità. Esistono molte strategie di mitigazione che possono ridurre i danni di un disastro e facilitare il recupero dell’azienda.​(Ready.gov, 2024)​. 

Mitigazione del rischio vs. prevenzione del rischio 

In sintesi, “la mitigazione del rischio è la pratica di ridurre l’impatto di un evento, mentre la prevenzione del rischio si concentra sull’evitare completamente tali eventi”. 

Esistono diverse analogie tra le attività di mitigazione e prevenzione dei rischi, in quanto entrambe mirano a salvaguardare un’organizzazione, il suo personale e le sue attività commerciali. In genere, vengono utilizzate in parallelo per creare più livelli di sicurezza. 

Sebbene la prevenzione sia un aspetto importante della preparazione alle emergenze, non è possibile prevenire costantemente tutte le emergenze. Pertanto, è altrettanto importante studiare una strategia per ridurre al minimo l’impatto quando si verificano eventi imprevisti. È qui che la mitigazione del rischio diventa essenziale​(AlertMedia, 2024)​. 

La mitigazione e la preparazione vengono attuate prima che si verifichi un’emergenza. Al contrario, la risposta e il recupero sono possibili, per definizione, solo dopo un evento catastrofico.​(Jane A. Bullock, 2012)​. 

Un esempio di mitigazione del rischio

L’esempio dell’incendio: un rischio che deve essere mitigato. 

Ogni tipo di azienda, come gli uffici commerciali, è esposta a un rischio significativo di incendio, che richiede un piano di risposta completo. Tale piano deve includere misure preventive per ridurre la probabilità che si verifichi un incendio, nonché efficaci protocolli di risposta agli incendi per garantire un’evacuazione sicura durante una crisi di incendio.​(AlertMedia, 2024)​. 

Strategie di mitigazione da prendere in considerazione

• Esaminare le normative vigenti in materia di prevenzione incendi, gli standard nazionali e le migliori pratiche per identificare le opportunità di mitigazione e i requisiti di conformità. 

• Consultate la vostra compagnia assicurativa per valutare i servizi di consulenza per personalizzare la protezione delle strutture nuove o ristrutturate, che possono portare a premi ridotti per le proprietà altamente protette. 

• Scegliere una posizione dell’edificio lontana da aree soggette a inondazioni, tempeste, attività sismiche significative o vicino a strutture pericolose per ridurre al minimo i rischi. 

• Garantire che la costruzione dell’edificio sia conforme ai requisiti di protezione antincendio e di sicurezza della vita, come indicato nelle norme edilizie applicabili. 

• Implementare sistemi di alimentazione ininterrotta (UPS) e generatori di emergenza per le apparecchiature critiche per ridurre le interruzioni dell’attività. 

• Sviluppare un piano di continuità aziendale che includa strategie di recupero per gestire efficacemente i rischi.​(Ready.gov, 2024)​. 

Sottomodulo 2.2. Ruoli e responsabilità nella risposta alle emergenze

Chi ha responsabilità in materia di risposta alle emergenze?

I vertici aziendali hanno il dovere di garantire, per quanto ragionevolmente possibile, che i dipendenti e le altre persone non siano esposti a rischi a causa del lavoro che svolgono. Inoltre, i datori di lavoro sono tenuti a redigere piani di emergenza quando stabiliscono e implementano un sistema di gestione della sicurezza per il funzionamento dell’impresa.​(Governo del WA, n.d.)​. 

Definire chiaramente ruoli e responsabilità in caso di emergenza

È importante stabilire linee di comunicazione e cooperazione per definire in anticipo ruoli e responsabilità. Inoltre, la formazione e le esercitazioni consentono ai gestori dell’emergenza di testare i loro piani, identificare le aree di miglioramento e garantire che il personale abbia familiarità con i propri ruoli e responsabilità.​(Command Solutions Ltd, 2023)​. 

All’interno dell’azienda devono essere designate le persone che attueranno le procedure in caso di incidente o emergenza. È necessario assicurarsi che tutti i membri del personale interessati, indipendentemente dal loro ruolo normale, comprendano cosa fare in caso di emergenza, ad esempio: 

– la posizione delle uscite 

– Come utilizzare l’attrezzatura di emergenza 

– come lanciare l’allarme 

– da chi ricevere istruzioni​(HSE, n.d.)​ 

– in materia di assistenza alle persone con disabilità. 

Per quanto riguarda specificamente l’evacuazione, l’assegnazione di ruoli e responsabilità è fondamentale per garantire un processo di evacuazione regolare ed efficiente. Questi ruoli possono includere i responsabili della sicurezza antincendio, che hanno il compito di controllare i locali per assicurarsi che tutti siano stati evacuati, e gli addetti al primo soccorso designati, che possono fornire assistenza immediata in caso di necessità.​(Quinn, 2023)​. 

In un contesto aziendale, i ruoli e le responsabilità della risposta alle emergenze possono essere adattati alla struttura, al settore e ai rischi specifici dell’organizzazione. Ecco una ripartizione dei ruoli tipici e delle relative responsabilità nell’ambito del quadro di risposta alle emergenze di un’azienda: 

Tabella 5: Ruoli tipici e relative responsabilità 

Una squadra di pronto intervento comprende tipicamente diversi ruoli, tra cui il comandante dell’incidente è essenziale. È fondamentale mantenere aggiornati i dati di contatto di ciascun membro per garantire una disponibilità costante. La disponibilità 24 ore su 24, 7 giorni su 7, assicura una copertura continua dei ruoli critici, con una rotazione del personale a seconda delle necessità. 

Tabella 6: Ruoli più comuni delle squadre di pronto intervento ​(AlertMedia, 2023)​ 

Durante un’evacuazione, è necessario il coordinamento di tutti gli individui per un esito positivo. Un senso di responsabilità condivisa aiuta a garantire che tutti gli individui siano meglio preparati alle emergenze. Nel contesto della risposta alle emergenze, la capacità di coordinamento tra diversi individui è particolarmente importante quando la responsabilità e la capacità di risposta devono essere estese a confini giurisdizionali più ampi durante una crisi.​(A.M. Guerrero, 2023)​.  

Sottomodulo 2.3. Protocolli di comunicazione e coordinamento

Nelle situazioni di emergenza, una comunicazione efficace è fondamentale per garantire la sicurezza e ridurre al minimo i danni. È essenziale disporre di un piano di comunicazione chiaro, conciso e ben collaudato che utilizzi più canali per raggiungere tutte le persone coinvolte. Questo piano deve includere istruzioni per le emergenze, facilmente accessibili e comprensibili sia per i dipendenti che per i visitatori.  

In caso di emergenza, la capacità di comunicare in modo rapido e preciso può evitare confusione, lesioni e persino incidenti mortali. Un approccio multicanale garantisce la ridondanza, in modo che se un sistema si guasta, gli altri possono subentrare. Dopo che la minaccia immediata è passata, la comunicazione continua è fondamentale per recuperare e mantenere la fiducia tra le parti interessate.  

Una solida strategia di comunicazione non solo protegge le persone, ma salvaguarda anche i beni dell’organizzazione. Illustrando chiaramente le azioni necessarie, come le procedure di spegnimento, i dipendenti possono agire rapidamente per proteggere i beni e ridurre l’impatto complessivo dell’emergenza.  

Infine, una comunicazione trasparente dopo l’emergenza aiuta nel processo di recupero, rafforzando l’impegno dell’organizzazione per la sicurezza e la resilienza. È una testimonianza della preparazione e della capacità dell’organizzazione di gestire le crisi, rafforzando in ultima analisi la sua reputazione e le relazioni con gli stakeholder.​(Gladwish, 2023)​. 

Creare un piano di comunicazione su misura per la vostra azienda è un passo fondamentale nella gestione delle emergenze. Un piano di comunicazione ben fatto funge da spina dorsale degli sforzi di risposta alle emergenze, garantendo che tutte le parti coinvolte siano informate e preparate ad agire tempestivamente. Il piano deve essere completo e rispondere alle esigenze e alle caratteristiche uniche del vostro personale. 

Iniziate identificando i modi più efficaci per raccogliere informazioni. Tra questi, la creazione di una rete di contatti all’interno dei vari dipartimenti in grado di fornire aggiornamenti, l’utilizzo di tecnologie come i sistemi di notifica di emergenza in grado di inviare avvisi in tempo reale e la creazione di canali di comunicazione dedicati come linee telefoniche dirette o app per dispositivi mobili. Inoltre, bisogna considerare i vari metodi di diffusione delle informazioni, che possono andare dalle e-mail e dai social media ai sistemi di comunicazione pubblica e alle riunioni faccia a faccia, a seconda dell’urgenza e della natura delle informazioni. 

Quindi, determinare le persone o le squadre chiave responsabili della diffusione di queste informazioni, assicurandosi che siano formate e preparate per farlo in modo efficiente. I canali utilizzati per diffondere i messaggi devono essere vari e accessibili, compresi i social media, la radio locale, le bacheche della comunità e i sistemi di allerta per le emergenze.  

È essenziale garantire che gli strumenti e i metodi utilizzati siano inclusivi, in modo da soddisfare le diverse esigenze di tutto il personale dell’azienda e degli altri stakeholder, compresi quelli con disabilità o barriere linguistiche. Esercitazioni e aggiornamenti regolari del piano possono contribuire a mantenerne l’efficacia e l’adattabilità a circostanze mutevoli.​(Everbridge, n.d.)​. 

In definitiva, l’obiettivo è quello di facilitare le procedure di evacuazione e la diffusione di informazioni accurate, che sono fondamentali per la sicurezza e il benessere di tutte le parti interessate durante un’emergenza.  

Migliori pratiche per la creazione di un efficace piano di comunicazione di emergenza (CE)

• Il piano CE deve essere chiaramente allineato agli obiettivi specifici e adattato alle esigenze dei principali stakeholder identificati. 

• Il sostegno della dirigenza è fondamentale per l’attuazione e l’efficacia del piano CE. 

• Dovrebbe essere incorporato un approccio globale agli scenari di emergenza, che comprenda disastri naturali, minacce alla sicurezza e altre potenziali crisi. 

• L’utilizzo di un mix di canali di comunicazione garantisce ridondanza e affidabilità, con metodi elettronici e non elettronici che si completano a vicenda. 

• Sono necessari aggiornamenti e test regolari del piano CE per mantenerne la pertinenza e l’efficacia nelle situazioni di emergenza reali. 

• La formazione e le esercitazioni per tutti i potenziali utenti del piano EC garantiranno la familiarità e l’efficienza durante un’emergenza reale. 

• Un sistema di comunicazione di riserva, come una linea telefonica fissa, è essenziale per mantenere la comunicazione in caso di guasti alla rete digitale. 
• La valutazione e il miglioramento continui del piano EC contribuiranno ad adattarsi alle nuove minacce e a incorporare i progressi tecnologici. 

Elementi chiave per un piano di comunicazione di emergenza

• Inclusione di tutte le parti interessate: Assicurarsi che il piano CE identifichi chiaramente tutte le parti esterne, come le forze dell’ordine, i vigili del fuoco, il personale medico e le agenzie di regolamentazione, che devono essere coinvolte negli sforzi di risposta all’emergenza. 
• Diversi metodi di comunicazione: Il piano deve delineare diverse modalità di comunicazione da utilizzare durante una crisi, tra cui telefonate, messaggi di testo, e-mail e potenzialmente social media, per garantire che i messaggi raggiungano tutte le parti necessarie in modo rapido ed efficiente. 
• Strategie di contenimento della crisi: Dettagliate disposizioni per contenere efficacemente la crisi, con l’obiettivo primario di ridurre al minimo i danni alle persone e di prevenire i danni ai beni aziendali. 
• Procedure di evacuazione dettagliate: Includere linee guida complete per l’evacuazione del personale, specificando i metodi di comunicazione, i percorsi e i protocolli per garantire la sicurezza del personale durante un’emergenza. 
• Designazione di aree sicure: Identificare e comunicare al personale luoghi sicuri in cui riunirsi se la crisi rappresenta una minaccia diretta per la loro sicurezza, assicurandosi che questi luoghi siano accessibili e attrezzati per gestire le esigenze del personale durante l’emergenza. 

Incorporare controlli di routine dei protocolli di comunicazione in caso di crisi, come gli alberi delle chiamate, è un elemento cruciale di qualsiasi strategia di comunicazione in caso di emergenza. Garantisce che tutte le persone coinvolte possano essere raggiunte in modo rapido ed efficace durante un’emergenza, mantenendo un processo di comunicazione snello e affidabile. Questa pratica è essenziale per verificare la funzionalità e l’efficienza del sistema di risposta alle emergenze.​(Awati, n.d.)​. 

Sottomodulo 2.4. Valutazione e feedback post-emergenza 

Nel contesto della pianificazione strategica delle emergenze, è necessaria una valutazione post-emergenza per determinare e implementare le azioni correttive. 

Valutazione degli sforzi di risposta alla preparazione alle emergenze

 Disporre di un piano di valutazione predefinito assicura un approccio sistematico alla raccolta di dati e approfondimenti critici dopo l’incidente. In secondo luogo, il coinvolgimento delle parti interessate è fondamentale per una visione olistica dell’emergenza e delle sue implicazioni. Questo approccio inclusivo non solo arricchisce la valutazione con prospettive diverse, ma promuove anche una responsabilità condivisa per la sicurezza. È essenziale integrare l’inclusività e l’equità nella valutazione per garantire che tutti i membri dell’organizzazione siano soddisfatti. Infine, la valutazione deve portare a raccomandazioni attuabili che affrontino le cause principali identificate e migliorino le strategie di risposta alle emergenze. Queste raccomandazioni devono essere integrate nei protocolli di sicurezza e nei programmi di formazione dell’organizzazione, assicurando un miglioramento continuo e la preparazione a future emergenze.  

Un processo di valutazione post-emergenza comprende l’importanza di un’analisi sistematica dei dati per identificare i punti di forza e di debolezza della preparazione e della risposta all’emergenza. L’utilizzo di metodologie come l’analisi delle cause profonde, l’analisi delle lacune o l’analisi SWOT può fornire indicazioni oggettive sulle cause, le conseguenze e gli insegnamenti dell’emergenza.  

Riportare i risultati in modo chiaro e conciso assicura che le parti interessate e le autorità siano ben informate sulle questioni chiave, le azioni e i risultati. Infine, per migliorare la sicurezza e la resilienza sul luogo di lavoro è fondamentale attuare i cambiamenti concentrandosi sull’urgenza, la fattibilità e l’impatto, assegnando responsabilità chiare e monitorando i progressi.  

Questo approccio strutturato alla valutazione e al miglioramento può contribuire in modo significativo a rendere più efficace il sistema di gestione delle emergenze. Una valutazione post-emergenza approfondita e completa è un passo proattivo verso un luogo di lavoro più sicuro e resiliente.​(comunità di LinkedIn, 2023)​. 

Un rapporto post-azione (AAR) è uno strumento completo per analizzare l’efficacia della risposta, evidenziando le strategie che hanno funzionato e le aree che richiedono miglioramenti. Ponendo domande mirate sull’adeguatezza delle strategie di risposta, sulla tempestività e sul coordinamento della comunicazione e sui punti di forza e di debolezza complessivi della risposta, gli stakeholder possono sviluppare una chiara comprensione degli sforzi di risposta. Identificare le lacune e affrontarle è fondamentale per migliorare la capacità dell’azienda di gestire le emergenze future.  

Il debriefing mira a documentare: 

• Opportunità identificate durante le operazioni per migliorare le risposte future. 
• Strategie per rafforzare il coordinamento e la comunicazione tra le parti interessate. 
• Approfondimenti che contribuiscono all’efficacia delle procedure e delle attività operative future​(Columbia Britannica, 2024)​ 

I risultati principali di queste valutazioni dovrebbero concentrarsi sull’apprendimento dei successi e degli insuccessi della risposta. Queste conoscenze devono essere documentate e comunicate in modo efficace per aiutare altre comunità a costruire la propria resilienza. In questo modo, la saggezza collettiva acquisita dalle singole esperienze può contribuire a rendere il personale più preparato e reattivo di fronte ai disastri. 

Tabella 7: Domande tipiche da prendere in considerazione quando si imposta una RAA 

In sintesi, le valutazioni post-emergenza sono fondamentali per rafforzare le strategie di gestione delle emergenze. Servono come processo di riflessione per comprendere l’efficacia degli sforzi di risposta, identificare le aree di miglioramento e stabilire le conoscenze che possono aiutare a mitigare l’impatto delle emergenze future. L’inclusione di diverse prospettive, in particolare quelle dei gruppi colpiti, è essenziale per una valutazione olistica. Questo non solo aiuta il processo di guarigione e ricostruzione, ma garantisce anche che le lezioni apprese siano complete e inclusive.​(SBCC, n.d.)​. 

Sintesi dei punti chiave

• • La pianificazione delle emergenze è cruciale per garantire la sicurezza e la resilienza delle aziende durante le crisi, comprese la risposta e la prevenzione delle emergenze. 
  • La valutazione del rischio si basa sulla valutazione della probabilità e dell’impatto. 
  • Il top management ha la responsabilità di garantire la sicurezza dei dipendenti e di stabilire piani di emergenza. 
  • La chiarezza dei ruoli e delle responsabilità è essenziale per una risposta efficace alle emergenze. 
  • Il coordinamento tra le persone è fondamentale durante le evacuazioni e le situazioni di crisi più ampie. 
  • Un piano di comunicazione multicanale assicura la ridondanza e la diffusione tempestiva delle informazioni. 
  • Per una gestione efficace delle emergenze sono necessari piani di comunicazione su misura, che includano diversi metodi di comunicazione. 
  • È essenziale integrare l’inclusività e l’equità nella valutazione per garantire che tutti i membri dell’organizzazione siano soddisfatti. 
  • Un processo di valutazione post-emergenza comprende un’analisi sistematica dei dati per identificare i punti di forza e di debolezza della preparazione e della risposta alle emergenze. 

Link utili

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Autovalutazione

Conclusione

In conclusione, una gestione e una preparazione efficaci delle emergenze sono fondamentali per salvaguardare la vita e le operazioni commerciali. Per affrontare queste sfide in modo completo è necessaria una gestione coordinata. La pianificazione delle emergenze prevede la comprensione della probabilità e delle conseguenze delle potenziali emergenze, sottolineando l’importanza di una preparazione proattiva piuttosto che di risposte dell’ultimo minuto. La valutazione del rischio aiuta a stabilire le priorità delle risorse e a concentrarsi sulla mitigazione delle minacce significative. Le strategie di mitigazione mirano a ridurre l’impatto delle emergenze, con risposte che includono l’evitamento, la mitigazione, il trasferimento o l’accettazione dei rischi. Se la prevenzione dei rischi è essenziale, è altrettanto cruciale definire strategie per ridurre al minimo gli impatti quando si verificano le emergenze, rendendo indispensabile la mitigazione dei rischi. Una gestione efficace delle emergenze si basa sulla valutazione dei rischi, su una chiara delimitazione dei ruoli e delle responsabilità, su solidi protocolli di comunicazione e su una completa valutazione post-emergenza. Il Modulo 2 fornisce un quadro completo per le organizzazioni che vogliono gestire le emergenze in modo efficiente e salvaguardare il benessere dei propri stakeholder.

​​Bibliografia

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Presentazione

Congratulazioni per aver completato il Modulo 2 del Corso di formazione PRODIGY. Non dimenticare di condividere il tuo risultato con i tuoi amici!