Wprowadzenie 

Moduł “Zarządzanie sytuacjami kryzysowymi” zapewnia kompleksowy przegląd kluczowych pojęć związanych z zarządzaniem incydentami, reagowaniem kryzysowym, ciągłością działania i zarządzaniem kryzysowym. Zagłębia się w politykę i prawodawstwo UE dotyczące gotowości na wypadek sytuacji kryzysowych, ze szczególnym uwzględnieniem włączenia osób niepełnosprawnych. Moduł analizuje również strategie gotowości, reagowania i usuwanie skutków w sytuacjach kryzysowych, kładąc nacisk na środki zapobiegawcze i łagodzące. 

Moduł ten wyposaża uczestników w kompleksową wiedzę i umiejętności skutecznego radzenia sobie w sytuacjach kryzysowych. Jest przeznaczony dla osób, które chcą doskonalić się w zarządzaniu kryzysowym, reagowaniu na katastrofy i łagodzeniu skutków kryzysów w różnych sektorach i organizacjach. 

Moduł “Zarządzanie sytuacjami kryzysowymi” ma na celu: 

• wyposażyć uczestników w kompleksowe zrozumienie zarządzania sytuacjami kryzysowymi, 

• zapoznać z kluczowymi koncepcjami i odpowiednimi zasadami, aby zbudować podstawy skutecznego zarządzania kryzysowego, 

• rozwijać umiejętności w zakresie dowodzenia i kontroli incydentów, 

• poznać elementy skutecznego planowania usuwania skutków sytuacji kryzysowych, 

• podkreślić znaczenie kompleksowych planów gotowości na wypadek sytuacji kryzysowych. 

Moduł zgłębia strategie, zasady i praktyki niezbędne do zminimalizowania wpływu katastrof i sytuacji kryzysowych. Dzięki połączeniu wiedzy teoretycznej i praktycznych ćwiczeń uczestnicy dowiedzą się, jak zarządzać sytuacjami kryzysowymi, skutecznie reagować i ułatwiać wprowadzanie działań naprawczych. 

Podmoduł 1.1. Wprowadzenie do kluczowych pojęć: Definicje zarządzania incydentami, zarządzania kryzysowego, ciągłości działania, reagowania kryzysowego 

Zrozumienie podstawowych koncepcji zarządzania incydentami, reagowania kryzysowego, ciągłości działania i zarządzania kryzysowego ma kluczowe znaczenie dla skutecznego przygotowania i reagowania na nieprzewidziane zdarzenia. Elementy te stanowią podstawę, na której organizacje mogą budować odporne strategie łagodzenia skutków incydentów i sytuacji kryzysowych, przygotowywania się na nie, reagowania na nie i odzyskiwania funkcjonalności po ich wystąpieniu. Niniejszy podmoduł omawia każde z tych kluczowych pojęć, ich znaczenie operacyjne oraz sposób, w jaki łączą się one ze sobą, tworząc kompleksową strategię zarządzania kryzysowego. 

ZARZĄDZANIE INCYDENTAMI 

Zarządzanie incydentami odnosi się do systematycznego procesu, za pomocą którego organizacje zarządzają cyklem życia incydentów. Incydent to każde zdarzenie, które zakłóca lub może zakłócić działanie, usługi lub funkcje organizacji. Incydenty mogą obejmować zarówno drobne zakłócenia usług IT, jak i poważne awarie przemysłowe. Podstawowym celem zarządzania incydentami jest jak najszybsze przywrócenie normalnego działania przy jak najmniejszym wpływie na operacje biznesowe lub interesariuszy. 

Składowe zarządzania incydentami: 

• Identyfikacja i rejestrowanie – każdy incydent musi zostać niezwłocznie zidentyfikowany i zarejestrowany. Dzięki temu każda sytuacja zostanie rozpoznana i oceniona. 

• Kategoryzacja i priorytetyzacja – incydenty są kategoryzowane i priorytetyzowane w oparciu o ich wpływ i pilność. Pomaga to w przydzielaniu odpowiednich zasobów i reakcji. 

• Reakcja – podejmowane są odpowiednie środki w celu rozwiązania incydentu, obejmujące rozmieszczenie zasobów w celu złagodzenia skutków i przywrócenia normalnego działania. 

• Rozwiązanie i usuwanie skutków – podejmowane są działania w celu rozwiązania incydentu i przywrócenia wszelkich dotkniętych nim usług lub operacji do ich normalnego stanu. 

• Analiza – analiza po incydencie ma kluczowe znaczenie dla uczenia się i przyszłej gotowości. Obejmuje to zrozumienie, co się stało, dlaczego tak się stało i jak można zapobiec podobnym incydentom lub złagodzić ich skutki w przyszłości. 

Skuteczne zarządzanie incydentami ma na celu nie tylko przywrócenie normalności, ale także zminimalizowanie negatywnego wpływu na firmę i jej interesariuszy, a tym samym zachowanie reputacji organizacji i zaufania klientów. 

REAGOWANIE KRYZYSOWE 

Reagowanie kryzysowe to skoordynowany wysiłek mający na celu usunięcie bezpośrednich skutków incydentu i ustabilizowanie sytuacji. Obejmuje działania podejmowane natychmiast po incydencie w celu złagodzenia jego skutków i zapobieżenia dalszym szkodom. Koncentruje się na bezpieczeństwie i dobrobycie osób oraz ochronie zasobów. Koncepcja ta może być szersza i obejmować klęski żywiołowe, naruszenia bezpieczeństwa, sytuacje zagrożenia zdrowia i inne. Koncentruje się na natychmiastowych działaniach – ratowaniu życia, ochronie mienia i środowiska. 

Skuteczne reagowanie w sytuacjach kryzysowych wymaga dobrze skoordynowanych wysiłków, które często angażują osoby udzielające pierwszej pomocy (np. policję, straż pożarną lub personel medyczny), specjalistów ds. zarządzania kryzysowego i organizacyjne zespoły zarządzania kryzysowego. Opiera się na dokładnym planowaniu i szkoleniu, a także na jasnych kanałach komunikacji między wszystkimi zaangażowanymi stronami. 

Kluczowe fazy reagowania kryzysowego: 

• Przygotowanie – opracowanie planów kryzysowych, przeprowadzenie ćwiczeń i zapewnienie, że niezbędne zasoby i personel są gotowe do działania. 

• Alarm i aktywacja – rozpoznanie sytuacji kryzysowej i aktywacja niezbędnych zasobów i zespołów reagowania. 

• Reakcja – taktyczne wykonanie planów kryzysowych, w tym rozmieszczenie służb ratowniczych, procedury ewakuacyjne i działania medyczne w nagłych wypadkach. 

• Stabilizacja – zmniejszenie lub zatrzymanie skutków sytuacji kryzysowej w celu zapobieżenia dalszym szkodom lub ofiarom. 

• Reagowanie w sytuacjach kryzysowych wymaga szybkich działań i decyzji, często w stresujących warunkach. Wymaga wysokiego poziomu koordynacji między zespołami wewnętrznymi i zewnętrznymi, w tym władzami lokalnymi i służbami ratunkowymi. 

CIĄGŁOŚĆ DZIAŁANIA 

Ciągłość działania obejmuje planowanie i przygotowanie w celu zapewnienia, że organizacja może kontynuować działalność w przypadku poważnych incydentów lub katastrof i jest w stanie powrócić do stanu operacyjnego w rozsądnie krótkim czasie. Odnosi się do strategicznej i taktycznej zdolności organizacji do planowania i reagowania na incydenty i zakłócenia biznesowe w celu kontynuowania działalności na akceptowalnym, wcześniej zdefiniowanym poziomie. Nie chodzi tylko o usunięcie skutków po sytuacji kryzysowej, ale o zapewnienie, że cała firma może nadal działać. 

Plan ciągłości działania (BCP – Business Continuity Plan) określa procedury i instrukcje, których organizacja musi przestrzegać w obliczu katastrofy, obejmujące procesy biznesowe, aktywa, zasoby ludzkie, partnerów biznesowych i nie tylko. Celem jest zminimalizować straty ekonomiczne i szkody dla reputacji organizacji, zapewniając kontynuację działalności i realizację usług dla klientów. 

Elementy planowania ciągłości działania: 

• Analiza wpływu na biznes (BIA – Business Impact Analysis) – identyfikuje wpływ zakłóceń na funkcje i procesy biznesowe. 

• Ocena ryzyka – określa ryzyko, które może mieć wpływ na działalność i prawdopodobieństwo jego wystąpienia. 

• Opracowywanie strategii – formułowanie strategii ograniczania ryzyka, w tym identyfikacja krytycznych funkcji, zasobów i zdolności potrzebnych do ich obsługi. 

• Opracowanie planu – napisanie planu ciągłości działania, który określa działania podejmowane przed, w trakcie i po zdarzeniu w celu utrzymania lub szybkiego wznowienia działalności. 

• Szkolenie i testowanie – Regularne szkolenia i testowanie planu ciągłości działania w celu zapewnienia jego skuteczności i wprowadzania ulepszeń. 

Celem ciągłości biznesowej jest nie tylko pomoc firmie w przetrwaniu po kryzysie, ale także rozwój podczas wszelkich zakłóceń.  

ZARZĄDZANIE KRYZYSOWE 

Zarządzanie kryzysowe to proces, dzięki któremu organizacja radzi sobie z zakłócającym i nieoczekiwanym wydarzeniem, które może zaszkodzić organizacji lub jej interesariuszom. Obejmuje ono identyfikację zagrożenia dla organizacji i skuteczne reagowanie w celu złagodzenia jego skutków. W przeciwieństwie do zarządzania incydentami, które może dotyczyć bardziej rutynowych zakłóceń, zarządzanie kryzysowe jest zwykle zarezerwowane dla znaczących, nieprzewidzianych zdarzeń, które wymagają strategicznego podejmowania decyzji na wysokim szczeblu w celu sprostania złożonym wyzwaniom. 

Etapy zarządzania kryzysowego: 

• Działania przedkryzysowe – środki zapobiegawcze i przygotowawcze, w tym przygotowanie na zagrożenia poprzez kompleksową ocenę ryzyka, opracowanie planu zarządzania kryzysowego obejmującego strategie komunikacji i plany naprawcze. 

• Reagowanie kryzysowe – faktyczne zarządzanie kryzysem, wykonywanie planów zarządzania kryzysowego i utrzymywanie jasnych linii komunikacji zarówno wewnętrznej, jak i zewnętrznej. 

• Działania pokryzysowe – przegląd i ocena reakcji w celu ulepszenia przyszłych planów zarządzania kryzysowego i rozwiązania wszelkich bieżących kwestii spowodowanych kryzysem. 

Zarządzanie kryzysowe wymaga przywództwa, szybkiego podejmowania decyzji i skutecznej komunikacji ze wszystkimi zaangażowanymi stronami. Skuteczne zarządzanie kryzysowe może pomóc organizacji przejść przez kryzys, zminimalizować szkody i szybciej odzyskać równowagę. 

WZAJEMNE POWIĄZANIA POJĘĆ 

Choć pojęcia te można definiować indywidualnie, w praktyce są one ze sobą ściśle powiązane. Zarządzanie incydentami i reagowanie kryzysowe są często operacyjnymi aspektami szerszych strategii ciągłości działania i zarządzania kryzysowego. Skuteczne plany ciągłości działania opierają się na skutecznym zarządzaniu incydentami i protokołach reagowania kryzysowego w celu zminimalizowania zakłóceń. Podobnie, plany zarządzania kryzysowego nie mogą być skutecznie realizowane bez solidnych podstaw w zakresie zarządzania incydentami i ciągłości działania. 

Integracja tych koncepcji stanowi podstawę strategii odporności organizacji, umożliwiając jej przetrwanie i odbudowę po kryzysie. Organizacje, które rozumieją i skutecznie wdrażają te zasady, mogą nie tylko przetrwać nieprzewidziane zdarzenia i lepiej chronić swoje interesy, interesariuszy i społeczności przed szeroką gamą incydentów i kryzysów, ale także rozwijać się w ich następstwie. 

WNIOSKI 

Umiejętność zarządzania indycentami i sytuacjami kryzysowymi nie jest już umiejętnością opcjonalną, ale niezbędnym elementem skutecznego zarządzania w każdej organizacji. Dzięki zrozumieniu i wdrożeniu kluczowych koncepcji, takich jak zarządzanie incydentami, reagowanie kryzysowe, ciągłość działania i zarządzanie kryzysowe, organizacje mogą chronić swoje interesy, interesariuszy i społeczności. Mogą przygotowywać się na wszelkiego rodzaju zakłócenia, reagować na nie, zarządzać nimi i wychodzić z nich, zapewniając ciągłość i odporność w obliczu przeciwności losu. Takie kompleksowe podejście nie tylko chroni aktywa organizacji i jej interesariuszy, ale także zwiększa jej zdolność do działania w różnych warunkach, dzięki czemu staje się silniejsza, bardziej odporna i lepiej przygotowana na przyszłe wyzwania. 

Submoduł 1.2. Polityka I prawodawstwo UE związane z gotowością na sytuacje kryzysowe i włączenie osób niepełnosprawnych 

W ostatnich latach Unia Europejska (UE) poczyniła znaczące kroki w kierunku opracowania polityk i przepisów mających na celu promowanie gotowości na wypadek sytuacji kryzysowych i zwiększenie włączenia osób niepełnosprawnych w działania związane z zarządzaniem sytuacjami kryzysowymi. Niniejszy podmoduł zagłębia się w kluczowe inicjatywy, przepisy i strategie ustanowione przez UE w celu zapewnienia, że firmy i organizacje priorytetowo traktują bezpieczeństwo i dobrobyt wszystkich osób, w tym osób niepełnosprawnych, podczas sytuacji kryzysowych. 

ZROZUMIENIE POLITYKI I PRAWODAWSTWA UE 

Unia Europejska wykazała się silnym zaangażowaniem w promowanie bezpieczeństwa, dostępności i integracji wszystkich osób, w tym osób niepełnosprawnych, w zakresie gotowości i reagowania na sytuacje kryzysowe. Poprzez kompleksowe ramy polityki i prawodawstwa, UE dąży do zapewnienia, że firmy i organizacje priorytetowo traktują ochronę i dobrobyt każdej osoby, niezależnie od jej zdolności. Poniżej znajduje się przegląd kluczowych polityk i przepisów UE związanych z gotowością na wypadek sytuacji kryzysowych i włączeniem osób niepełnosprawnych, podkreślający ich znaczenie dla wspierania bardziej odpornego i włączającego społeczeństwa. 

Dyrektywa ramowa w sprawie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia w miejscu pracy 

Dyrektywa ramowa w sprawie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia w miejscu pracy (dyrektywa 89/391/EEC – “dyrektywa ramowa” w sprawie BHP) określa ogólne zasady ochrony zdrowia i bezpieczeństwa pracowników w UE, w tym w sytuacjach kryzysowych. Firmy i organizacje muszą przestrzegać tych zasad, które obejmują ocenę ryzyka, zapobieganie i szkolenia, aby zapewnić bezpieczeństwo wszystkim pracownikom, w tym osobom niepełnosprawnym. 

Zgodnie z tą dyrektywą pracodawcy i pracownicy mają określone obowiązki.  

Pracodawca jest zobowiązany do:

• Oceny wszystkich zagrożeń dla bezpieczeństwa i zdrowia pracowników, w tym wyboru sprzętu roboczego, substancji chemicznych i układu miejsca pracy. 

• Wdrożenia środków mających na celu zwiększenie ochrony pracowników na wszystkich poziomach organizacji. 

• Podczas przydzielania zadań brania pod uwagę możliwości pracowników w zakresie zdrowia i bezpieczeństwa oraz angażowania ich w dyskusje na temat nowych technologii. 

• Wyznaczenia pracowników do wykonywania czynności związanych z ochroną przed ryzykiem zawodowym i zapobieganiem mu. 

• Podejmowania niezbędnych działań w zakresie pierwszej pomocy, reagowania na pożary i ewakuacji pracowników w sytuacjach kryzysowych. 

• Prowadzenia rejestrów wypadków przy pracy i przekazywania raportów służbom. 

• Zaangażowania pracowników w dyskusje na temat bezpieczeństwa i zdrowia oraz zapewnienie im odpowiedniego szkolenia. 

Pracownik jest zobowiązany do:

• Prawidłowego korzystania z maszyn, narzędzi, substancji i środków ochrony osobistej. 

• Niezwłocznego powiadomienia pracodawcy o wszelkich bezpośrednich zagrożeniach lub brakach w zakresie ochrony. 

• Współpracy z pracodawcą w celu spełnienia wymogów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz utrzymania bezpiecznego środowiska pracy. 

Co więcej, pracownicy powinni być poddawani badaniom lekarskim zgodnie z protokołami krajowymi. Należy także podejmować specjalne środki w celu ochrony grup szczególnie wrażliwych na zagrożenia, które są dla nich najbardziej istotne. 

Unijny Mechanizm Ochrony Ludności 

Unijny Mechanizm Ochrony Ludności ułatwia współpracę między państwami członkowskimi UE w zakresie reagowania na sytuacje kryzysowe, w tym klęski żywiołowe i kryzysy humanitarne. Promuje on dzielenie się zasobami, wiedzą specjalistyczną i najlepszymi praktykami, zapewniając skoordynowaną i skuteczną reakcję na sytuacje kryzysowe, które mogą mieć wpływ na osoby niepełnosprawne. 

Europejska strategia w sprawie niepełnosprawności 2010-2020 i kolejne lata 

Europejska strategia w sprawie niepełnosprawności ma na celu promowanie pełnego uczestnictwa osób niepełnosprawnych w społeczeństwie, w tym w zakresie gotowości i reagowania na sytuacje kryzysowe. Podkreśla ona znaczenie dostępności, niedyskryminacji i równych szans dla osób niepełnosprawnych, zapewniając ich włączenie we wszystkie aspekty zarządzania kryzysowego.

Strategia na rzecz praw osób niepełnosprawnych na lata 2021-2030 

“Strategia na rzecz praw osób niepełnosprawnych na lata 2021-2030” Komisji Europejskiej opiera się na poprzedniej strategii dotyczącej niepełnosprawności i określa nowe działania w celu dalszego promowania praw i włączenia osób niepełnosprawnych. Strategia ta obejmuje konkretne środki mające na celu zapewnienie, że działania w zakresie gotowości i reagowania w sytuacjach kryzysowych są włączające i dostępne dla osób z niepełnosprawnościami. 

Sztandarowymi inicjatywami strategii są: 

• AccessibleEU – internetowa baza wiedzy oferująca spostrzeżenia i dobre praktyki w zakresie dostępności w różnych sektorach. 

• Europejska legitymacja osoby niepełnosprawnej – 6 września 2023 r. Komisja Europejska przedstawiła wniosek w sprawie utworzenia znormalizowanej europejskiej legitymacji osoby niepełnosprawnej mającej zastosowanie we wszystkich krajach UE, ułatwiającej dostęp do odpowiedniej pomocy osobom niepełnosprawnym podróżującym lub przemieszczającym się w obrębie Unii Europejskiej. 

• Wytyczne zalecające ulepszenia w zakresie niezależnego życia i integracji w społeczności. Ich celem jest umożliwienie osobom niepełnosprawnym życia w dostępnych, wspierających mieszkaniach komunalnych lub kontynuowania samodzielnego życia w domu. 

• Ustanowienie ram dla usług społecznych najwyższej jakości dla osób niepełnosprawnych, których wdrożenie zaplanowano do 2024 r. w celu ustanowienia standardów wysokiej jakości usług społecznych dla osób niepełnosprawnych. 

• Wprowadzenie, uruchomionego w 2022 r., kompleksowego pakietu na rzecz zatrudnienia osób niepełnosprawnych w celu poprawy wyników osób niepełnosprawnych na rynku pracy. 

• Platforma ds. niepełnosprawności (Disability Platform): Inicjatywa jednocząca władze krajowe odpowiedzialne za wdrażanie Konwencji, organizacje działające na rzecz osób niepełnosprawnych i Komisję w celu wspierania wdrażania strategii oraz promowania współpracy i wymiany wiedzy. 

• Odnowiona strategia HR dla Komisji Europejskiej, w tym działania i środki promujące różnorodność i integrację osób niepełnosprawnych. 

WŁĄCZENIE OSÓB NIEPEŁNOSPRAWNYCH DO GOTOWOŚCI NA SYTUACJE KRYZYSOWE 

Ma to zasadnicze znaczenie dla zapewnienia wszystkim osobom, w tym osobom niepełnosprawnym, równego dostępu do bezpieczeństwa, wsparcia i zasobów w czasach kryzysu. Uznając wyjątkowe wyzwania stojące przed osobami niepełnosprawnymi w sytuacjach kryzysowych, organizacje muszą nadać priorytet dostępności, komunikacji i mechanizmom wsparcia, aby skutecznie zaspokoić ich potrzeby. 

Standardy i wytyczne dotyczące dostępności 

Firmy i organizacje muszą przestrzegać standardów dostępności i wytycznych, takich jak European Accessibility Act i Web Content Accessibility Guidelines (WCAG), aby zapewnić, że ich obiekty, produkty i usługi są dostępne dla osób niepełnosprawnych, nawet w sytuacjach kryzysowych. 

Włączające planowanie i szkolenie do gotowości na sytuacje kryzysowe 

Odpowiednia gotowość na sytuacje kryzysowe wymaga od firm i organizacji opracowania włączających planów kryzysowych i zapewnienia pracownikom szkoleń, w tym konkretnych wskazówek dotyczących wspierania osób niepełnosprawnych w sytuacjach kryzysowych. Może to obejmować przeprowadzanie audytów dostępności, ustanawianie protokołów komunikacyjnych i oferowanie szkoleń w zakresie świadomości na temat niepełnosprawności. 

Koordynacja z organizacjami działającymi na rzecz osób niepełnosprawnych 

Współpraca z organizacjami działającymi na rzecz osób niepełnosprawnych i grupami rzeczników ma zasadnicze znaczenie dla zapewnienia, że wysiłki w zakresie gotowości na wypadek sytuacji kryzysowych odpowiednio uwzględniają potrzeby i obawy osób niepełnosprawnych. Firmy i organizacje powinny współpracować z tymi interesariuszami w celu zbierania opinii, dzielenia się informacjami i identyfikowania możliwości poprawy. 

WDRAŻANIE POLITYKI I PRAWODAWSTWA UE 

Wdrażanie polityk i przepisów UE związanych z gotowością na sytuacje kryzysowe i włączaniem osób niepełnosprawnych ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia bezpieczeństwa, dostępności i włączenia wszystkich osób w czasie kryzysu. Firmy i organizacje odgrywają kluczową rolę w przekładaniu tych polityk na praktyczne działania i strategie, które zaspokajają różnorodne potrzeby ich pracowników, klientów i społeczności. 

Zgodność i monitorowanie 

Spółki i organizacje muszą zapewnić zgodność z odpowiednimi politykami i przepisami UE dotyczącymi gotowości na wypadek sytuacji kryzysowych i włączenia osób niepełnosprawnych. Może to obejmować przeprowadzanie regularnych ocen, audytów i przeglądów w celu monitorowania przestrzegania standardów dostępności i oceny skuteczności planów kryzysowych. 

Ciągłe doskonalenie i innowacje 

Ciągłe doskonalenie i wprowadzanie innowacji są kluczem do zwiększenia gotowości na sytuacje kryzysowe i wysiłków na rzecz włączenia osób niepełnosprawnych. Organizacje powinny pozostać proaktywne w identyfikowaniu i wdrażaniu nowych technologii, praktyk i strategii, aby lepiej zaspokajać potrzeby osób niepełnosprawnych w sytuacjach kryzysowych. 

Świadomość i zaangażowanie społeczne 

Podnoszenie świadomości społecznej na temat znaczenia włączenia osób niepełnosprawnych w gotowość na sytuacje kryzysowe ma zasadnicze znaczenie dla wspierania kultury integracji i włączenia, i promowania pozytywnych postaw wobec osób niepełnosprawnych. Firmy mogą odegrać w tym istotną rolę, aktywnie angażując swoich interesariuszy, klientów i społeczności. 

WNIOSKI 

Polityka i prawodawstwo UE związane z gotowością na wypadek sytuacji kryzysowych i włączeniem osób niepełnosprawnych zapewniają solidne ramy dla firm i organizacji w celu zapewnienia bezpieczeństwa, dostępności i włączenia wszystkich osób podczas sytuacji kryzysowych. Przestrzegając tych polityk, podejmując wysiłki w zakresie włączenia osób niepełnosprawnych w planowanie i reagowanie kryzysowe oraz stale ulepszając swoje praktyki, firmy i organizacje mogą przyczynić się do budowania bardziej odpornych i włączających społeczności. 

Submoduł 1.3. Zapobieganie I łagodzenie skutków

Istnieje 5 podstawowych faz zarządzania sytuacjami kryzysowymi, które określają sposób, w jaki organizacja reaguje na te sytuacje: 

• Zapobieganie 
• Łagodzenie 
• Gotowość 
• Reagowanie 
• Usuwanie skutków 

Ten podmoduł koncentruje się wyłącznie na zapobieganiu i łagodzeniu skutków. Bada różne aspekty strategii zapobiegania i łagodzenia, skupiając się na tym, jak organizacje mogą skutecznie wdrażać je w celu zarządzania ryzykiem. 

ZROZUMIENIE ZAPOBIEGANIA I ŁAGODZENIA SKUTKÓW 

Zapobieganie i łagodzenie skutków to kluczowe etapy zarządzania zdarzeniami kryzysowymi, koncentrujące się na proaktywnych środkach mających na celu zapobieganie wystąpieniu sytuacji kryzysowych lub zmniejszenie ich wpływu, jeśli wystąpią. Koncepcje te są niezbędne do zminimalizowania ryzyka dla życia, mienia i środowiska oraz mają fundamentalne znaczenie dla budowania odporności w organizacjach. Skuteczne zarządzanie w tych obszarach może znacznie zwiększyć zdolność organizacji do przetrwania lub szybkiego powrotu do funkcjonowania, ochrony jej aktywów i zapewnienia ciągłości działania. 

Zapobieganie obejmuje działania lub środki podejmowane w celu uniknięcia incydentu lub zmniejszenia prawdopodobieństwa jego wystąpienia. Z drugiej strony, łagodzenie skutków odnosi się do kroków podejmowanych w celu zmniejszenia negatywnego wpływu incydentu, gdy już wystąpił lub jest nieunikniony. Strategiczne znaczenie zapobiegania i łagodzenia polega na ich potencjale do ochrony wartość organizacji poprzez minimalizowanie zakłóceń i strat operacyjnych, ochronę dobrego samopoczucia pracowników i zachowanie reputacji organizacji. 

OPRACOWANIE RAM ZAPOBIEGANIA I ŁAGODZENIA SKUTKÓW 

Ustrukturyzowane podejście ma kluczowe znaczenie dla wdrażania skutecznych strategii zapobiegania i łagodzenia skutków. Ramy te obejmują zazwyczaj kilka kluczowych elementów: 

Ocena i analiza ryzyka 

• Organizacje muszą najpierw zidentyfikować i ocenić ryzyko, na jakie są narażone. Obejmuje to: 

• Identyfikację zagrożeń – rozpoznawanie potencjalnych źródeł sytuacji kryzysowych, takich jak klęski żywiołowe, awarie technologiczne lub czynniki ludzkie. 

• Analizę podatności – określenie, jak bardzo organizacja jest podatna na te zagrożenia. 

• Analizę wpływu – zrozumienie potencjalnych konsekwencji tych zagrożeń dla funkcjonowania organizacji.

Opracowywanie strategii zapobiegawczych 

Na podstawie oceny ryzyka organizacje mogą opracować ukierunkowane strategie zapobiegawcze, w tym: 

• Wzmocnienie bezpieczeństwa fizycznego – modernizacja obiektów w celu zapewnienia odporności na różne zagrożenia, taka jak instalacja systemów przeciwpożarowych lub wzmocnienie konstrukcji przed trzęsieniami ziemi. 

• Środki cyberbezpieczeństwa – wdrażanie zaawansowanych protokołów cyberbezpieczeństwa w celu zapobiegania naruszeniom danych i cyberatakom. 

• Usprawnienie procesów – modyfikacja procesów operacyjnych w celu wyeliminowania zagrożeń lub zmniejszenia prawdopodobieństwa ich wystąpienia, np. zmiana układu hali produkcyjnej w celu zwiększenia bezpieczeństwa. 

Ponadto, należy przestrzegać wszystkich odpowiednich przepisów, zasad i regulacji, które określają standardy bezpieczeństwa i ochrony środowiska. Zapewnienie zgodności z nimi pomaga w zapobieganiu incydentom, które mogą wynikać z naruszeń przepisów. 

Wdrażanie środków łagodzących 

Środki łagodzące mają na celu zmniejszenie wpływu incydentu po jego wystąpieniu. Obejmują one: 

• Planowanie ciągłości działania (BCP – Business Continuity Planning) – opracowywanie i wykonywanie planów umożliwiających ciągłe działanie lub szybkie przywracanie funkcjonalności. 

• Redundancja – budowanie nadmiarowości (np. zapasów) w krytycznych systemach i procesach, takich jak posiadanie zapasowych źródeł zasilania lub alternatywnych centrów danych. 

• Alokacja zasobów – upewnienie się, że dostępne są odpowiednie zasoby, w tym finanse, sprzęt i personel, aby poradzić sobie z potencjalnymi zagrożeniami. 

• Systemy komunikacji – opracowanie i utrzymywanie skutecznych systemów komunikacji, które mogą dostarczać szybkich i dokładnych informacji przed, w trakcie i po incydencie. 

• Ubezpieczenie – zapewnienie kompleksowej ochrony ubezpieczeniowej w celu ograniczenia strat finansowych wynikających z różnych sytuacji kryzysowych. 

WDRAŻANIE ZAPOBIEGANIA I ŁAGODZENIA SKUTKÓW 

Skuteczne wdrażanie strategii zapobiegania i łagodzenia skutków wymaga skoordynowanego podejścia, które obejmuje wiele działów i szczebli zarządzania firmy. 

Szkolenia i edukacja 

• Szkolenie i edukacja personelu mają kluczowe znaczenie dla skutecznego wdrażania strategii zapobiegania i łagodzenia skutków. Obejmuje to: 

• Regularne ćwiczenia – przeprowadzanie regularnych ćwiczeń za wypadek sytuacji kryzysowych, aby upewnić się, że pracownicy wiedzą, jak reagować podczas różnych scenariuszy. 

• Warsztaty i seminaria – angażowanie pracowników poprzez warsztaty i seminaria, które zwiększają ich wiedzę na temat zagrożeń i wymaganych działań zapobiegawczych w celu wzmocnienia ich zdolności do zapobiegania incydentom i reagowania na nie. 

• Programy uświadamiające – inicjowanie programów promujących świadomość potencjalnych zagrożeń oraz znaczenie środków zapobiegawczych i łagodzących. 

• Specjalistyczne szkolenia – zapewnienie ukierunkowanych szkoleń dla zespołów reagowania kryzysowego i kluczowego personelu zaangażowanego we wdrażanie środków zapobiegawczych i łagodzących. 

Integracja technologiczna 

• Wykorzystanie technologii może znacznie zwiększyć zdolność organizacji do zapobiegania i łagodzenia sytuacji kryzysowych. Technologie do rozważenia obejmują: 

• Systemy monitorowania – wdrożenie systemów monitorowania w czasie rzeczywistym, które mogą wykrywać i ostrzegać personel o problemach przed ich eskalacją. 

• Analiza danych – wykorzystanie analizy danych do przewidywania potencjalnych awarii i proaktywnego reagowania. 

• Narzędzia komunikacyjne – wykorzystanie solidnych narzędzi komunikacyjnych w celu zapewnienia skutecznego rozpowszechniania informacji podczas sytuacji kryzysowej. 

 Rozwój regulacji prawnych 

• Tworzenie regulacji wspierających działania zapobiagawcze i łagodzące ma zasadnicze znaczenie dla ustanowienia solidnych ram zapobiegania i łagodzenia skutków w organizacjach. Proces ten obejmuje: 

• Opracowywanie regulacji prawnych – tworzenie jasnych, praktycznych regulacji, które określają konkretne praktyki i procedury zarządzania ryzykiem, i są dostosowane do unikalnych potrzeb i słabych punktów organizacji. 

• Zgodność z przepisami – zapewnienie, że wszystkie zasady spełniają wymogi prawne i regulacyjne. 

• Standardy bezpieczeństwa – integracja branżowych standardów bezpieczeństwa z dokumentami strategicznymi w celu poprawy ogólnej kultury bezpieczeństwa w organizacji. 

• Przegląd i aktualizacja regulacji – ustanowienie regularnego cyklu przeglądu regulacji w celu zapewnienia ich aktualności i skuteczności w obliczu ewoluujących zagrożeń i zmieniających się struktur organizacyjnych, a także śledzenie zmian w przepisach i prawie oraz odpowiednie modyfikowanie regulacji. 

Zintegrowane planowanie 

Zintegrowane planowanie ma kluczowe znaczenie dla dostosowania działań zapobiegawczych i łagodzących w różnych działach i dla różnych funkcji organizacji. Skuteczne zintegrowane planowanie obejmuje: 

• Holistyczne podejście – opracowywanie planów obejmujących wszystkie aspekty organizacji, od IT i zasobów ludzkich po finanse i operacje, zapewniając, że wszystkie potencjalne skutki są brane pod uwagę i uwzględniane. 

• Skalowalność i elastyczność – tworzenie planów, które są skalowalne i elastyczne, co umożliwia ich dostosowanie w odpowiedzi na zmieniające się ryzyko lub nieoczekiwane zdarzenia. 

• Symulacje i testy – regularne testowanie planów poprzez symulacje i ćwiczenia w celu zidentyfikowania słabych punktów i obszarów wymagających poprawy, zwiększając w ten sposób gotowość i możliwości reagowania organizacji. 

 Monitorowanie i ewaluacja 

Ciągłe monitorowanie i ewaluacja mają kluczowe znaczenie dla oceny skuteczności strategii zapobiegania i łagodzenia skutków, identyfikacji luk, wprowadzania niezbędnych korekt i poprawy ogólnej wydajności systemu. Kluczowe aspekty obejmują: 

• Wskaźniki efektywności – opracowanie kluczowych wskaźników efektywności (KPI – Key Performance Indicators), które mierzą skuteczność wdrożonych strategii w czasie rzeczywistym, aby szybko zidentyfikować obszary, w których strategie mogą nie działać zgodnie z oczekiwaniami. 

• Regularne audyty – przeprowadzanie regularnych audytów i ewaluacji, wewnętrznych lub zewnętrznych, w celu oceny zgodności z regulacjami i skuteczności wdrożonych planów. 

• Mechanizmy informacji zwrotnej – wdrożenie mechanizmów informacji zwrotnej, które umożliwiają pracownikom i interesariuszom zgłaszanie poziomu skuteczności środków łagodzących i sugerowanie ulepszeń. 

• Analiza incydentów – przeprowadzanie szczegółowych analiz wszelkich incydentów, które wystąpiły pomimo środków zapobiegawczych, aby zrozumieć, co się stało, dlaczego istniejące środki zawiodły i jak można zapobiec podobnym incydentom w przyszłości. 

• Ciągłe doskonalenie – wykorzystywanie danych zebranych podczas monitorowania i ewaluacji w celu ciągłego doskonalenia strategii zapobiegania i łagodzenia skutków. 

WNIOSKI 

Zapobieganie i łagodzenie skutków to podstawowe elementy kompleksowego zarządzania ryzykiem w firmach i organizacjach, które pomagają zmniejszyć prawdopodobieństwo i wpływ incydentów. Rozumiejąc i wdrażając te strategie, organizacje mogą nie tylko zapobiegać incydentom, ale także minimalizować ich skutki, zapewniając w ten sposób ciągłość działania, chroniąc aktywa oraz utrzymując bezpieczeństwo i zaufanie pracowników. Skuteczne zapobieganie i łagodzenie skutków wymagają ciągłego zaangażowania, planowania strategicznego i integracji technologii, które są niezbędne do budowania silnej organizacji. 

ĆWICZENIE PRAKTYCZNE 

“Ocena ryzyka i opracowanie planu łagodzenia skutków” 

Cel: Praca nad opracowaniem kompleksowej oceny ryzyka i planu łagodzenia skutków dla firmy.  

Instrukcje: 

Stworzenie grup: Podziel swój zespół na małe grupy (po 3-5 członków). 

Identyfikacja ryzyka: Każda grupa powinna zidentyfikować co najmniej piętnaście potencjalnych zagrożeń, które mogą mieć wpływ na ich firmę. Mogą one obejmować klęski żywiołowe (np. powodzie, trzęsienia ziemi), ryzyko technologiczne (np. cyberataki, awarie sprzętu) i ryzyko związane z ludźmi (np. wypadki w miejscu pracy, nagłe przypadki zagrożenia zdrowia). 

Ocena ryzyka: Dla każdego zidentyfikowanego ryzyka należy wskazać prawdopodobieństwo wystąpienia i potencjalny wpływ. Użyć do tego można matrycy ryzyka, aby odpowiednio skategoryzować ryzyko (np. niskie, średnie, wysokie). 

Strategie łagodzące: Opracowanie co najmniej dwóch strategii łagodzących dla każdego zidentyfikowanego ryzyka. Strategie te powinny mieć na celu zmniejszenie prawdopodobieństwa lub wpływu (lub obu) ryzyka. Wziąć należy pod uwagę zarówno środki strukturalne (np. modyfikacje budynków, ulepszenia technologiczne), jak i niestrukturalne (np. regulacje, programy szkoleniowe). 

Prezentacja: Każda grupa przedstawi całemu zespołowi swoją ocenę ryzyka i plan jego ograniczania. Prezentacja powinna obejmować zidentyfikowane ryzyka, proces oceny i proponowane strategie łagodzenia. 

Dyskusja: Zaangażowanie w dyskusję na temat różnych zagrożeń i przedstawionych strategii ich ograniczania i łagodzenia. Omówienie wykonalności, opłacalności i potencjalnych wyzwań związanych z wdrażaniem tych strategii. 

Rezultaty: Pisemny dokument oceny ryzyka i planu łagodzenia skutków oraz ich prezentacja. 

Submoduł 1.4. Gotowość, reagowanie I usuwanie skutków sytuacji kryzysowych 

W świecie organizacji zdolność do skutecznego zarządzania sytuacjami kryzysowymi to nie tylko ochrona aktywów, ale także zapewnienie ciągłości działania, utrzymanie morale pracowników i zachowanie zaufania interesariuszy. Gotowość, reagowanie i usuwanie skutków sytuacji kryzysowych stanowią podstawowe fazy zarządzania kryzysowego w każdej organizacji. Niniejszy podmoduł szczegółowo analizuje te fazy, podkreślając ustrukturyzowane podejścia i strategiczne działania, które firmy i organizacje mogą podjąć, aby skutecznie radzić sobie w sytuacjach kryzysowych. 

GOTOWOŚĆ 

Gotowość obejmuje określenie niezbędnych ustaleń i procedur z wyprzedzeniem, aby zapewnić, że organizacja może skutecznie reagować na sytuacje kryzysowe. Faza ta ma fundamentalne znaczenie dla zminimalizowania potencjalnych zakłóceń spowodowanych zagrożeniami i zapewnienia szybkiej, zorganizowanej reakcji. 

Ocena ryzyka i analiza wpływu na działalność 

Dokładna ocena ryzyka jest pierwszym krokiem w strategii gotowości. Organizacje muszą zidentyfikować potencjalne scenariusze kryzysowe i ocenić ich prawdopodobieństwo oraz wpływ. Obejmuje to: 

• Identyfikację zagrożeń – od klęsk żywiołowych po cyberataki, identyfikacja zagrożeń dla działalności biznesowej ma kluczowe znaczenie. 
• Ocenę podatności – określenie, jak bardzo organizacja jest podatna na te zagrożenia. 
• Analizę wpływu – zrozumienie, w jaki sposób różne scenariusze mogą wpłynąć na działalność biznesową, stabilność finansową i reputację firmy.

Planowanie i procedury kryzysowe

Opracowanie planów reagowania na sytuacje kryzysowe jest kamieniem węgielnym fazy gotowości. 

Plany te powinny: 

• Być kompleksowe – uwzględniać wszystkie aspekty potencjalnych sytuacji kryzysowych, w tym procedury ewakuacji, środki bezpieczeństwa i strategie komunikacji. 

• Uwzględniać szkolenie pracowników – zapewniać, że wszyscy pracownicy zostaną przeszkoleni w zakresie procedur kryzysowych i ich konkretnych ról podczas incydentu. 

• Być regularnie oceniane – zapewnić regularne aktualizowanie planów w celu odzwierciedlenia nowych zagrożeń, zmian biznesowych i wniosków operacyjnych wyciągniętych z ćwiczeń lub rzeczywistych zdarzeń.

Zarządzanie zasobami 

Kluczowe znaczenie ma zapewnienie dostępności, utrzymania i skutecznego zarządzania zasobami niezbędnymi do obsługi sytuacji kryzysowych. Obejmuje to: 

• Materiały awaryjne – takie jak zestawy pierwszej pomocy, oświetlenie awaryjne, zapasowe źródła zasilania i wodę. 

• Technologię i sprzęt – kluczowe dla komunikacji i zarządzania informacjami w sytuacji kryzysowej. 

• Zasoby finansowe – zarezerwowane specjalnie do użytku w sytuacjach kryzysowych. 

Strategie komunikacji 

Skuteczna komunikacja przed, w trakcie i po wystąpieniu sytuacji kryzysowej jest niezbędna do zarządzania incydentem. Obejmuje to: 

• Komunikację wewnętrzną – upewnienie się, że wszyscy pracownicy wiedzą, co robić w sytuacji kryzysowej. 

• Komunikację zewnętrzną – zarządzanie komunikacją z zewnętrznymi interesariuszami, w tym służbami ratunkowymi, osobami udzielającymi pierwszej pomocy, mediami, klientami i dostawcami. 

Współpraca i koordynacja z podmiotami zewnętrznymi: 

Budowanie współpracy i partnerstw ma kluczowe znaczenie dla rozszerzenia możliwości organizacji w zakresie gotowości i reagowania na sytuacje kryzysowe. Skuteczna współpraca i koordynacja obejmuje: 

• Zaangażowanie interesariuszy – identyfikacja i współpraca ze wszystkimi odpowiednimi interesariuszami, w tym lokalnymi przedstawicielami rządowymi, organizacjami społecznymi, partnerami branżowymi i dostawcami w celu dzielenia się obowiązkami i zasobami. 

• Dzielenie się wiedzą – ustanowienie platform wymiany najlepszych praktyk, zdobytych doświadczeń i wyników badań związanych z gotowością na sytuacje kryzysowe, które można realizować poprzez konferencje, wspólne sesje szkoleniowe i wspólne projekty badawcze. 

• Wspólne plany reagowania na sytuacje kryzysowe – opracowywanie wspólnych planów ze służbami ratunkowymi, lokalnymi podmiotami reagowania kryzysowego, innymi firmami i organizacjami, które zapewniają pomoc osobom niepełnosprawnym, w celu zagwarantowania skoordynowanej reakcji na incydenty. 

• Umowy o wzajemnej pomocy – zawieranie umów o wzajemnej pomocy, które umożliwiają dzielenie się zasobami, takimi jak personel, sprzęt i informacje w sytuacjach kryzysowych. 

REAGOWANIE 

Faza reagowania koncentruje się na natychmiastowych działaniach podejmowanych w celu skutecznego zarządzania sytuacją kryzysową, minimalizując wpływ na zdrowie, bezpieczeństwo i środowisko. W tej fazie konieczne jest szybkie rozmieszczenie zespołów reagowania kryzysowego i aktywacja protokołów awaryjnych w celu zaradzenia bezpośrednim zagrożeniom. Istotne jest, aby cały reagujący personel miał jasno określone role i kanały komunikacyjne w celu płynnej i skutecznej koordynacji działań. Co więcej, ciągła ocena podczas reagowania pomaga dostosowywać strategie w miarę rozwoju sytuacji, zapewniając najskuteczniejsze ograniczanie ryzyka i ochronę wszystkich zaangażowanych stron. 

System Dowodzenia Incydentami (ICS – Incident Command System) 

Wdrożenie systemu dowodzenia incydentami pomaga usprawnić zarówno operacje taktyczne, jak i role organizacyjne w odpowiedzi na sytuacje kryzysowe, ułatwiając: 

• Szybką mobilizację – mobilizacja zasobów i zespołów w oparciu o wcześniej zdefiniowane role i obowiązki. 

• Efektywne podejmowanie decyzji – podejmowanie decyzji poprzez jasny, wcześniej zdefiniowany łańcuch dowodzenia. 

Centrum Operacji Kryzysowych (EOC – Emergency Operations Centre) 

EOC jest centralnym ośrodkiem dowodzenia i kontroli odpowiedzialnym za realizację funkcji zarządzania kryzysowego na poziomie strategicznym, zapewniając: 

• Udostępnianie informacji w czasie rzeczywistym – zapewnienie decydentom dostępu do aktualnych informacji. 

• Koordynację zasobów – skuteczne zarządzanie alokacją zasobów podczas sytuacji kryzysowej. 

Zarządzanie bezpieczeństwem i zdrowiem 

Podczas sytuacji kryzysowej priorytetem jest bezpieczeństwo i zdrowie całego zaangażowanego personelu. Obejmuje to: 

• Środki ochronne – wdrażanie i monitorowanie środków bezpieczeństwa w celu ochrony pracowników, służb ratowniczych i ludności. 

• Usługi zdrowotne – zapewnienie natychmiastowej pomocy medycznej lub psychologicznej osobom poszkodowanym. 

USUWANIE SKUTKÓW 

Usuwanie skutków sytuacji kryzysowych koncentruje się na stabilizacji organizacji po wystąpieniu incydentu i przywróceniu normalnej działalności. Na tym etapie kluczowe znaczenie ma ponowna ocena i wzmocnienie infrastruktury i procesów, które zostały osłabione lub zakłócone. Współpraca z zewnętrznymi ekspertami i konsultantami może dostarczyć dodatkowe wnioski i zasoby wspierające skuteczne wysiłki na rzecz odbudowy. Co więcej, usuwanie skutków to odpowiedni czas na wdrożenie modernizacji i ulepszeń, które nie tylko przywracają, ale także zwiększają możliwości operacyjne i reagowania na przyszłe sytuacje kryzysowe. 

Plan ciągłości działania (BCP – Business Continuity Plan) 

Planowanie ciągłości działania zapewnia, że organizacja może kontynuować działalność w trakcie i po wystąpieniu sytuacji kryzysowej: 

• Funkcje krytyczne – identyfikacja i priorytetyzacja krytycznych funkcji i procesów biznesowych. 

• Rozwiązania tymczasowe – wdrażanie rozwiązań tymczasowych w celu kontynuowania podstawowych operacji. 

Ocena szkód 

Przeprowadzenie dokładnej oceny fizycznych i wirtualnych szkód powstałych podczas sytuacji kryzysowej pomaga w: 

• Kwantyfikacji szkód – zrozumienie zakresu i wpływu finansowego szkód. 

• Ustalaniu priorytetowych napraw – koncentrowanie działań naprawczych tam, gdzie są one najbardziej potrzebne.

Wsparcie psychologiczne i zaangażowanie pracowników

• Wsparcie psychologiczne i zaangażowanie pracowników po sytuacji kryzysowej są istotnymi elementami fazy usuwania skutków, ponieważ dotyczą emocjonalnego wpływu, jaki sytuacje kryzysowe mogą mieć na jednostki i zespoły. Obejmuje to: 

• Priorytetowe traktowanie dobrostanu psychicznego – wspieranie dobrostanu psychicznego pracowników jest niezbędne do przywrócenia normalności i wysokiego morale. 

• Usługi doradcze – tworzenie bezpiecznych przestrzeni dla pracowników do wyrażania swoich obaw, świadczenie usług i oferowanie zasobów do radzenia sobie ze stresem i traumą. 

• Usługi w zakresie zdrowia psychicznego – oferowanie wsparcia finansowego i pomocy w dostępie do psychologów i terapeutów. 

• Ponowne angażowanie pracowników – ponowne angażowanie personelu w miejscu pracy wiąże się ze wspieraniem otwartych kanałów komunikacji, zachęcaniem do współpracy w zakresie działań naprawczych i uznawaniem ich wkładu w odbudowę organizacji. 

Ocena i wyciągnięte wnioski 

Każda sytuacja kryzysowa dostarcza cennych lekcji, które mogą poprawić przyszłą gotowość i wysiłki w zakresie reagowania. Obejmuje to: 

• Podsumowanie i ewaluację – zebranie informacji od wszystkich uczestników na temat tego, co działało dobrze, a co nie. 

• Możliwe do wprowadzenia usprawnienia – wdrażanie zmian w oparciu o wyciągnięte wnioski w celu wzmocnienia przyszłych reakcji na sytuacje kryzysowe. 

 WNIOSKI 

Gotowość, reagowanie i usuwanie skutków nie są odizolowanymi wysiłkami, ale wzajemnie połączonymi fazami, które opierają się na sobie, tworząc odporną organizację zdolną do skutecznego radzenia sobie z sytuacjami kryzysowymi. Dzięki skrupulatnemu planowaniu, solidnym strategiom reagowania i ukierunkowanym działaniom naprawczym organizacje mogą nie tylko przetrwać, ale także rozwijać się w obliczu przeciwności losu. 

 ĆWICZENIE PRAKTYCZNE 

“Symulacja reagowania kryzysowego i usuwania skutków” 

Cel: Symulacja sytuacji kryzysowej i przećwiczenie faz reagowania i usuwania skutków.  

Instrukcje: 

• Opracowanie scenariusza: Instruktor tworzy szczegółowy scenariusz sytuacji kryzysowej istotny dla organizacji (np. wybuch pożaru w budynku biurowym, cyberatak na infrastrukturę IT firmy, klęska żywiołowa wpływająca na działalność biznesową). 
• Przypisywanie ról: Następnie przypisuje pracownikom różne role, takie jak dowódca zarządzania incydentami, szef operacji, urzędnik ds. informacji publicznej, urzędnik ds. bezpieczeństwa i konkretne role członków zespołu odpowiedzialnych za różne zadania (np. ewakuację, komunikację, pomoc medyczną). 

Przeprowadzenie symulacji: 

Faza 1 – Reagowanie: Symulacja działań natychmiastowej reakcji. Uczestnicy muszą wykonać plan reagowania kryzysowego, w tym procedury ewakuacji, protokoły komunikacji i wstępne środki kontroli szkód. Podkreślić należy wykorzystanie Systemu Dowodzenia Incydentem (ICS) i właściwą koordynację między rolami. 

Faza 2 – Usuwanie skutków: Przejście do fazy odbudowy. Uczestnicy muszą ocenić szkody, opracować plan naprawy i ustalić priorytety działań w celu przywrócenia działalności. Może to obejmować koordynację z podmiotami zewnętrznymi, zajęcie się dobrostanem psychicznym pracowników i przywrócenie systemów informatycznych. 

• Sesja podsumowująca: Po zakończeniu symulacji przeprowadzić należy sesję podsumowującą, podczas której każda rola/każdy uczestnik zastanowi się nad swoimi działaniami, decyzjami oraz skutecznością reakcji i działań naprawczych. Omówią, co poszło dobrze, jakie wyzwania napotkano i co można poprawić. 
• Rezultaty: Raport z reagowania i działań naprawczych oraz prezentacja grupowa podsumowująca doświadczenie symulacji i kluczowe wnioski. 

Podsumowanie kluczowych punktów

• Zarządzanie incydentami obejmuje skoordynowane działania mające na celu przeciwdziałanie i łagodzenie skutków nieoczekiwanych zdarzeń, zapewniając minimalne zakłócenia w działalności. 

• Reagowanie kryzysowe obejmuje natychmiastowe środki podejmowane w celu zaradzenia i złagodzenia skutków sytuacji kryzysowych, ochrony życia, mienia i środowiska. 

• Ciągłość działania odnosi się do strategicznego planowania i wdrożenia środków mających na celu zapewnienie nieprzerwanego działania krytycznych funkcji biznesowych podczas i po incydentach lub katastrofach. 

• Zarządzanie kryzysowe obejmuje strategiczną koordynację wysiłków mających na celu skuteczne zawiadywanie i łagodzenie skutków zdarzeń lub sytuacji o dużym znaczeniu zagrażających reputacji, działalności lub rentowności organizacji. 

• Zapobieganie polega na proaktywnym identyfikowaniu i eliminowaniu zagrożeń w celu zminimalizowania prawdopodobieństwa wystąpienia incydentów. 

• Łagodzenie obejmuje wdrażanie środków mających na celu zmniejszenie dotkliwości lub wpływu incydentów, którym nie można całkowicie zapobiec. 

• Gotowość obejmuje planowanie, szkolenie i alokację zasobów niezbędnych do skutecznego reagowania na sytuacje kryzysowe i zarządzania nimi. 

• Reagowanie obejmuje natychmiastowe działania podejmowane w celu rozwiązania sytuacji kryzysowej i złagodzenia jej skutków. 
• Usuwanie skutków koncentruje się na przywróceniu operacji i funkcjonalności organizacji do poziomu sprzed incydentu lub lepszego, po wystąpieniu sytuacji kryzysowej lub katastrofy. 

Przydatne linki 

 

Tytuł	Krótki opis	Link
SafetyCulture	SafetyCulture to globalna firma technologiczna, która umożliwia zespołom codzienne wprowadzanie ulepszeń w całej organizacji. Ich mobilna platforma operacyjna zapewnia użytkownikom wiedzę, narzędzia i procesy, których potrzebują do bezpiecznej pracy, spełniania wyższych standardów i rozwoju każdego dnia.	https://safetyculture.com/
Kompletny przewodnik po reagowaniu na incydenty (IR) dla firm	Biorąc pod uwagę nieprzewidywalność i nieuchronność cyberataków, organizacje muszą być odpowiednio przygotowane. W tym miejscu pojawia się zespół reagowania na incydenty. Zespoły IR mają za zadanie zminimalizować ryzyko i szkody dla organizacji, co odbywa się za pomocą planu IR. Czy Twoja organizacja ma solidny plan reagowania na incydenty?  Obejrzyj, aby dowiedzieć się, co musisz zapewnić w tym zakresie.	https://www.youtube.com/wat ch?v=EtfdkP-JDAA
Unia Równości: Strategia na rzecz praw osób z niepełnosprawnościami  2021-2030	Aby osiągnąć dalsze postępy w zapewnianiu pełnego uczestnictwa osób z niepełnosprawnościami, nowa i wzmocniona Strategia na rzecz praw osób z niepełnosprawnościami na lata 2021-2030 będzie kierować działaniami państw członkowskich oraz instytucji UE, opierając się na osiągnięciach minionych dziesięciu lat i oferując rozwiązania dla przyszłych wyzwań.	https://ec.europa.eu/social/ma in.jsp?catId=738&langId=en&p ubId=8376&furtherPubs=yes

Studium przypadku 

 

Tytuł	Zarządzanie ciągłością działania w firmie Geberit
Pochodzenie	Geberit to szwajcarska firma produkująca technologię sanitarną. Firma została założona w 1874 roku w mieście niedaleko Zurychu. Na początku firma produkowała tylko spłuczki. Od lat 70-tych produkuje również inne urządzenia sanitarne. Geberit zajmuje się rozwiązaniami dla toalet, pryszniców, syfonów i odpływów.
Cel	Niniejsze studium przypadku ma na celu zbadanie znaczenia zarządzania ciągłością działania (BCM – Business Continuity Management) w firmie.  Ciągłość działania odnosi się do strategicznego planowania i realizacji działań mających na celu zapewnienie nieprzerwanego działania krytycznych funkcji biznesowych podczas i po zakłóceniach lub katastrofach.
Kontekst	Gerbit zatrudnia 12 000 pracowników w ponad 40 krajach na całym świecie. Główna siedziba firmy znajduje się w Rapperswil-Jona w Szwajcarii. Sieć produkcyjna obejmuje 29 zakładów produkcyjnych, z których 6 znajduje się za granicą. W Polsce siedziba główna znajduje się w Warszawie. Niniejsze studium przypadku dotyczy polskiego oddziału firmy.
Problem	Geberit poszukiwał partnera, który wdrożyłby kompleksowy system zarządzania ciągłością działania (BCM), biorąc pod uwagę specyfikę i wymagania branży produkcyjnej. Zależało im na otrzymaniu pełnej dokumentacji, w tym procedur i planów zarządzania, a także określeniu zakresu kompetencji i uprawnień osób związanych z BCM. Równie istotne było podniesienie świadomości roli BCM w organizacji.
Rozwiązanie	Wstępny audyt  Plany ciągłości działania organizacji zostały zweryfikowane pod kątem luk i sprawdzono, czy Geberit spełnia wymagania dotyczące standardów. Zebrano i przeanalizowano dokumentację, z naciskiem na wewnętrzne regulacje, które mogą mieć wpływ na obszar zarządzania ciągłością działania. Przeprowadzono audyt, a na koniec przygotowano raport oceniający zgodność zastosowanych rozwiązań wraz z rekomendacjami.  Analiza ryzyka  Przygotowano niezbędne formularze i na ich podstawie przeprowadzono indywidualne warsztaty z pracownikami w celu ustalenia istotnych parametrów utrzymania ciągłości działania. Oceniono ryzyka i przeanalizowano krytyczne procesy wpływające na działalność.  Opracowanie dokumentacji BCM  Kluczowa dokumentacja została opracowana jako podstawa zarządzania ciągłością działania. Obejmowała ona politykę zarządzania ciągłością działania, w tym kompetencje i uprawnienia pracowników, a także plany ciągłości działania i procedury kryzysowe.  Transfer wiedzy  Podczas warsztatów z przedstawicielami obszarów krytycznych zaprezentowano zarówno wnioski z audytu, jak i analizy. Przekazano cenne informacje na temat obszarów krytycznych i roli, jaką BCM odgrywa w organizacji. Ponadto przekazano raport poaudytowy wraz z wytycznymi.  Osiągnięte rezultaty:  Kompleksowy system zarządzania ciągłością działania dostosowany do branży produkcyjnej, która jest dość podatna na przestoje.  Procedury zarządzania systemem ciągłości działania, w tym plany reagowania na sytuacje kryzysowe.  Zdefiniowane i udokumentowane odpowiedzialności, kompetencje i prawa osób związanych z BCM.  Zwiększony poziom kontroli i nadzoru nad krytycznymi obszarami.  Zwiększona świadomość roli BCM.
Pytania do dyskusji	W jaki sposób kompleksowy system zarządzania ciągłością działania przyczynił się do poprawy gotowości na wypadek sytuacji kryzysowych w firmie Geberit?  Jaką rolę odgrywa podnoszenie świadomości roli BCM w organizacji w zwiększaniu gotowości na sytuacje kryzysowe i reagowaniu na nie?  Jakie kroki były niezbędne do skutecznego wdrożenia systemu zarządzania ciągłością działania w firmie?
Źródło	https://www.pbsg.pl/case-study-geberit/

Samoocena 

Wnioski 

Umiejętność zarządzania indycentami i sytuacjami kryzysowymi nie jest już umiejętnością opcjonalną, ale niezbędnym elementem skutecznego zarządzania w każdej organizacji. Dzięki zrozumieniu i wdrożeniu kluczowych koncepcji, takich jak zarządzanie incydentami, reagowanie kryzysowe, ciągłość działania i zarządzanie kryzysowe, organizacje mogą chronić swoje interesy, interesariuszy i społeczności. Mogą przygotowywać się na wszelkiego rodzaju zakłócenia, reagować na nie, zarządzać nimi i wychodzić z nich, zapewniając ciągłość i odporność w obliczu przeciwności losu. Takie kompleksowe podejście nie tylko chroni aktywa organizacji i jej interesariuszy, ale także zwiększa jej zdolność do działania w różnych warunkach, dzięki czemu staje się silniejsza, bardziej odporna i lepiej przygotowana na przyszłe wyzwania. 

Polityka i prawodawstwo UE związane z gotowością na wypadek sytuacji kryzysowych i włączeniem osób niepełnosprawnych zapewniają solidne ramy dla firm i organizacji w celu zapewnienia bezpieczeństwa, dostępności i włączenia wszystkich osób podczas sytuacji kryzysowych. Przestrzegając tych polityk, podejmując wysiłki w zakresie włączenia osób niepełnosprawnych w planowanie i reagowanie kryzysowe oraz stale ulepszając swoje praktyki, firmy i organizacje mogą przyczynić się do budowania bardziej odpornych i włączających społeczności. 

Zapobieganie i łagodzenie skutków to podstawowe elementy kompleksowego zarządzania ryzykiem w firmach i organizacjach, które pomagają zmniejszyć prawdopodobieństwo i wpływ incydentów. Rozumiejąc i wdrażając te strategie, organizacje mogą nie tylko zapobiegać incydentom, ale także minimalizować ich skutki, zapewniając w ten sposób ciągłość działania, chroniąc aktywa oraz utrzymując bezpieczeństwo i zaufanie pracowników. Skuteczne zapobieganie i łagodzenie skutków wymagają ciągłego zaangażowania, planowania strategicznego i integracji technologii, które są niezbędne do budowania silnej organizacji. 

Gotowość, reagowanie i usuwanie skutków nie są odizolowanymi wysiłkami, ale wzajemnie połączonymi fazami, które opierają się na sobie, tworząc odporną organizację zdolną do skutecznego radzenia sobie z sytuacjami kryzysowymi. Dzięki skrupulatnemu planowaniu, solidnym strategiom reagowania i ukierunkowanym działaniom naprawczym organizacje mogą nie tylko przetrwać, ale także rozwijać się w obliczu przeciwności losu.

Bibliografia

 Croneri. (n.d.). Zarządzanie kryzysowe. Retrieved from https://app.croneri.co.uk/topics/emergency- management/indepth; 

Engage for Success. (n.d.). 10 wskazówek dla menedżerów w sytuacjach kryzysowych. Retrieved from https://engageforsuccess.org/crisis-and-change/10-tips-for-managers-in-emergencies-engage-for- success/; 

Europejska Agencja Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy. (3.05.2021). Dyrektywa ramowa w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy. Retrieved from https://osha.europa.eu/en/legislation/directives/the-osh-framework-directive/1; 

Komisja Europejska. (b.d.). Zatrudnienie i sprawy społeczne w Unii Europejskiej. Retrieved from https://ec.europa.eu/social/main.jsp?catId=1484&langId=en; 

Komisja Europejska. (b.d.). Ochrona socjalna i włączenie społeczne. Retrieved from https://ec.europa.eu/social/main.jsp?catId=1139; 

Komisja Europejska. (b.d.). Bezpieczeństwo i higiena pracy. Retrieved from https://ec.europa.eu/social/main.jsp?catId=1612&langId=en; 

Komisja Europejska. (b.d.). Inwestycje społeczne. Retrieved from https://ec.europa.eu/social/main.jsp?catId=1597&langId=en; 

Europejska platforma na rzecz rehabilitacji. (9.02.2023). Europejska strategia w sprawie niepełnosprawności 2021-2030. Retrieved from https://knowledge.epr.equass.be/article/533-european-disability-strategy-2021- 2030#:~:text=The%20Strategy%20for%20the%20Rights,and%20access%20to%20society%20and; 

Federalna Agencja Zarządzania Kryzysowego. (2007). After action reports. Retrieved from https://training.fema.gov/programs/emischool/el361toolkit/assets/after_actionreports.pdf; 

Rząd Polski. (b.d.). Unijny Mechanizm Ochrony Ludności. Retrieved from https://www.gov.pl/web/mswia-en/union-civil-protection- mechanism#:~:text=The%20EU%20Civil%20Protection%20Mechanism,1313%2F13%2FEU); 

GP Strategies. (n.d.). Kompletny przewodnik po gotowości i zarządzaniu kryzysowym. Retrieved from https://www.gpstrategies.com/blog/the-ultimate-guide-to-emergency-preparedness-and-management/; 

PBSG. (n.d.). Czym jest BCM (Zarządzanie Ciągłością Działania) i dlaczego jest tak ważne dla Twojej firmy? Retrieved from https://www.pbsg.pl/co-to-jest-bcm-business-continuity-management-i- dlaczego-jest-tak-wazny-dla-twojej-firmy/; 

Ready.gov. (9.07.2023). Zarządzanie incydentami. Retrieved from https://www.ready.gov/business/resources/incident-management; 

Ready.gov. (9.07.2023). Plany awaryjne. Retrieved from https://www.ready.gov/business/emergency- plans; 

SafetyCulture. (2.02.2024). Zarządzanie kryzysowe. Retrieved from https://safetyculture.com/topics/emergency-management/; 

TechTarget. (17.01.2024). Zarządzanie incydentami a reagowanie na incydenty. Retrieved from https://www.techtarget.com/searchsecurity/tip/Incident-management-vs-incident-response-explained. 

Prezentacja

 

Gratulujemy ukończenia modułu 1 kursu szkoleniowego PRODIGY. Nie zapomnij podzielić się swoimi osiągnięciami ze znajomymi!