Prodigy

Menu

M2 – Βέλτιστες πρακτικές για τον σχεδιασμό αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης

By /

Εισαγωγή

Πριν ξεκινήσουμε, πρέπει να είστε σε θέση να προσδιορίσετε τι είναι μια κατάσταση έκτακτης ανάγκης και το κατάλληλο επίπεδο αντίδρασης. Ως κατάσταση έκτακτης ανάγκης ορίζεται κάθε γεγονός που θα μπορούσε να οδηγήσει σε απώλεια ή διακοπή, των υπηρεσιών ή των λειτουργιών ενός οργανισμού​ (anteagroup, 2022)​. Επιπλέον, έκτακτη ανάγκη είναι ένα γεγονός που μπορεί να θέσει σε κίνδυνο ή να απειλήσει να θέσει σε κίνδυνο τη ζωή​ (Goverment of WA, n.d.)​. Συνεπώς, απαιτείται συντονισμένη διαχείριση για τη διασφάλιση της ζωής και των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων.  

Η διαχείριση έκτακτης ανάγκης περιλαμβάνει τόσο την κατανόηση της πιθανότητας εμφάνισης μιας έκτακτης ανάγκης όσο και των πιθανών συνεπειών της. Αποτελεσματική διαχείριση έκτακτης ανάγκης σημαίνει ότι υπάρχουν σχέδια για όλα τα σενάρια έκτακτης ανάγκης που έχουν εντοπιστεί, έτσι ώστε η αντιμετώπιση να είναι ολοκληρωμένη. Είναι επομένως σαφές ότι η προετοιμασία για καταστάσεις έκτακτης ανάγκης δεν μπορεί να αφεθεί για την τελευταία στιγμή.​ (Goverment of WA, n.d.)​.

Figure 1: Emergency management involves both understanding the likelihood of an emergency occurring and its potential consequences
Εικόνα 1: Η διαχείριση έκτακτης ανάγκης περιλαμβάνει τόσο την κατανόηση της πιθανότητας εμφάνισης μιας έκτακτης ανάγκης όσο και των πιθανών συνεπειών της. 

Κατ’ επέκταση, ο σχεδιασμός ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης θα πρέπει να επιδιώκει και να επιτυγχάνει τα ακόλουθα στοιχεία: 

  1. Αξιολόγηση κινδύνου, 
  2. Επιχειρησιακή συνέχεια, 
  3. Επικοινωνία και συνεργασία με τις τοπικές ή εθνικές αρχές ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης για την προστασία της ζωής​ (Pathway Health Service, 2017)​, 
  4. Σχεδιασμός έκτακτης ανάγκης χωρίς αποκλεισμούς. Όταν σχεδιάζετε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης στον χώρο εργασίας, είναι σημαντικό να λαμβάνετε υπόψη τα άτομα με προσβασιμότητα ή λειτουργικές ανάγκες που μπορεί να διατρέχουν μεγαλύτερο κίνδυνο κατά τη διάρκεια ή μετά από μια κατάσταση έκτακτης ανάγκης ή καταστροφή. Για παράδειγμα, αυτό μπορεί να περιλαμβάνει άτομα με αναπηρία​ (Everbridge, n.d.)​. 

Συνεπώς, ο σχεδιασμός έκτακτης ανάγκης είναι ζωτικής σημασίας για τη διασφάλιση της ασφάλειας και της ανθεκτικότητας των εταιρειών κατά τη διάρκεια κρίσεων. Ο σχεδιασμός δεν αφορά μόνο την αντιμετώπιση καταστάσεων έκτακτης ανάγκης, αλλά και την πρόληψή τους μέσω προσεκτικής προετοιμασίας.  

Figure 2: Emergency Planning is crucial for ensuring the safety and resilience of the companies during crises (Source: https://www.ksagretailers.org/regulatory/regional-emergency-planning-and-response-conference/)
Εικόνα 2: Ο σχεδιασμός έκτακτης ανάγκης είναι ζωτικής σημασίας για τη διασφάλιση της ασφάλειας και της ανθεκτικότητας των επιχειρήσεων κατά τη διάρκεια κρίσεων  (Πηγή: https://www.ksagretailers.org/regulatory/regional-emergency-planning-and-response-conference/) 

Υπάρχουν πολλές βέλτιστες πρακτικές για τον σχεδιασμό έκτακτης ανάγκης που μπορούν να ακολουθήσουν οι διαχειριστές έκτακτης ανάγκης για να προετοιμάσουν τον οργανισμό τους. Αυτή η ενότητα εξετάζει τα βασικά στοιχεία του αποτελεσματικού σχεδιασμού έκτακτης ανάγκης, τα οποία μπορούν να συνοψιστούν ως εξής: 

  • Αξιολόγηση κινδύνων & στρατηγικές μετριασμού 
  • Καθορισμός ρόλων και αρμοδιοτήτων αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης 
  • Καθιέρωση πρωτοκόλλων επικοινωνίας και συντονισμού 
  • Αξιολόγηση και ανατροφοδότηση μετά την έκτακτη ανάγκη 

Μέσω μιας ολιστικής προσέγγισης, η ενότητα αυτή παρέχει μια επισκόπηση και ανάλυση των βέλτιστων πρακτικών για την ανάπτυξη και εφαρμογή ισχυρών σχεδίων έκτακτης ανάγκης. 

Υποενότητα 2.1. Αξιολόγηση κινδύνων και στρατηγικές μετριασμού 

Η αξιολόγηση κινδύνων αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της διαχείρισης κινδύνων. Στην παρούσα ενότητα παρουσιάζεται η σημασία της εκτίμησης κινδύνου στον τομέα του στρατηγικού σχεδιασμού έκτακτης ανάγκης και η θέση της στη συνολική μεθοδολογία διαχείρισης κινδύνου, καθώς και προτεινόμενες στρατηγικές μετριασμού. 

Προσέγγιση διαχείρισης κινδύνων 

Η διαχείριση κινδύνων είναι μια συνεχής διαδικασία και βασίζεται στα θεμέλια του προτύπου ISO 31000:2018. Περιλαμβάνει μια προκαταρκτική ανάλυση του πλαισίου των δυνητικών κινδύνων, της κρισιμότητας και των επιπτώσεών τους και των πιθανών προληπτικών και διορθωτικών ενεργειών. 

Κίνδυνος είναι η πιθανότητα να συμβεί κάτι που θα έχει αντίκτυπο στους στόχους του έργου και η διαχείριση του κινδύνου μπορεί να περιγραφεί ως η κουλτούρα, οι διαδικασίες και οι δομές που αποσκοπούν στην αξιοποίηση των πιθανών ευκαιριών με παράλληλη διαχείριση των δυσμενών επιπτώσεων. Με άλλα λόγια, ο κίνδυνος ορίζεται ως ένα γεγονός ή μια κατάσταση που έχει τη δυνατότητα να επηρεάσει αρνητικά την επίτευξη του σχεδίου. 

Η μεθοδολογία διαχείρισης κινδύνων αποτελείται από τα ακόλουθα κύρια στοιχεία: 

  • Προσδιορισμός: προσδιορισμός των κινδύνων (απειλών ή/και ευκαιριών)  που συνδέονται με πιθανά σενάρια έκτακτης ανάγκης και τεκμηρίωση των κινδύνων που έχουν καταγραφεί από τον υπεύθυνο για την καταγραφή των κινδύνων.  Στο πλαίσιο αυτό, αναλύονται όλες οι δραστηριότητες και οι παράγοντες του σχεδίου (εσωτερικοί ή εξωτερικοί) που ενδέχεται να επηρεάσουν αρνητικά το σχέδιο.  
  • Αξιολόγηση: Ανάλυση των κινδύνων που συνδέονται με πιθανά σενάρια έκτακτης ανάγκης: 
  • Πιθανότητα απειλών και ευκαιριών (κίνδυνοι), 
  • Επιπτώσεις κάθε κινδύνου, 
  • Ιεράρχηση προτεραιοτήτων. 
  • Αντιμετώπιση: προετοιμασία και εφαρμογή διαχειριστικών αντιδράσεων για τον μετριασμό των απειλών και τη μεγιστοποίηση των ευκαιριών. Εφαρμογή μέτρων ελέγχου, συμπεριλαμβανομένων των σχεδίων αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης. 
  • Παρακολούθηση και επανεξέταση: παρακολούθηση και επανεξέταση της απόδοσης των δράσεων διαχείρισης κινδύνων (αποτελεσματικότητα του σχεδίου αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης). Σε αυτό το σημείο είναι πάντα δυνατό να εμφανιστούν νέοι κίνδυνοι. Συνιστάται ο συνεχής εντοπισμός πιθανών κινδύνων και η αναφορά τους στον αντίστοιχο διαχειριστή κινδύνων. Στη συνέχεια, ο διαχειριστής κινδύνων ενημερώνει το μητρώο κινδύνων ακολουθώντας τα παραπάνω βήματα. 

Γίνεται κατανοητό ότι στον τομέα του στρατηγικού σχεδιασμού αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης υπάρχει σύνδεση μεταξύ του εντοπισμού και της εκτίμησης κινδύνου: 

  1. Ο προσδιορισμός κινδύνων περιλαμβάνει τον εντοπισμό και την κατανόηση συγκεκριμένων κινδύνων που υπάρχουν σε ένα περιβάλλον ή σύστημα, επιτρέποντας την εφαρμογή στοχευμένων μέτρων.
     
  2. Από την άλλη πλευρά, η αξιολόγηση κινδύνων περιλαμβάνει την εκτίμηση της πιθανότητας και του δυνητικού αντίκτυπου διαφόρων κινδύνων, επιτρέποντας στους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων να ιεραρχήσουν τους πόρους τους και να επικεντρωθούν στον μετριασμό των σημαντικότερων απειλών. Μια αξιολόγηση κινδύνων καταγράφει ιδανικά κάθε κίνδυνο που αντιμετωπίζει ένας συγκεκριμένος ρόλος, ομάδα, θέση εργασίας ή τμήμα. Εάν πρόκειται για μικρό οργανισμό και εταιρεία, μπορεί να είναι δυνατή η αξιολόγηση των κινδύνων ολόκληρης της ομάδας ως ενιαίας μονάδας. 

Αυτός ο άρρηκτος δεσμός μεταξύ του προσδιορισμού και της εκτίμησης των κινδύνων είναι μια ισχυρή συνέργεια που οδηγεί σε ολοκληρωμένο σχεδιασμό έκτακτης ανάγκης.​ (TheSafetyMaster, n.d.)​. Ωστόσο, τις περισσότερες φορές είναι δύσκολο να εντοπιστούν πιθανές καταστάσεις έκτακτης ανάγκης. Για ένα αποτελεσματικό σχέδιο αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης, συνιστάται η αναζήτηση του ιστορικού των εργαζομένων και των αρχείων συμβάντων της εταιρείας, καθώς και κάθε άλλου ζητήματος που θα μπορούσε να αποτελέσει παράγοντα κατά τη διάρκεια μιας έκτακτης ανάγκης​ (SafetyLine, n.d.)​.  

Προσδιορισμός κινδύνων 

Στο πλαίσιο των διαδικασιών σχεδιασμού της ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης στο χώρο εργασίας, παρατίθενται ενδεικτικά ορισμένες απειλές που θα μπορούσαν να αποτελέσουν πρόκληση: 

  • Πυρκαγιά: Σε περίπτωση πυρκαγιάς, οι εργαζόμενοι ενδέχεται να χρειαστεί να εκκενώσουν το κτίριο για να διασφαλίσουν την ασφάλειά τους και να αποτρέψουν τον τραυματισμό ή την απώλεια ζωής. 
  • Χημικές διαρροές/διαρροές: Εάν υπάρξει διαρροή ή διαρροή επικίνδυνων χημικών ουσιών, η εκκένωση μπορεί να είναι απαραίτητη για την προστασία των εργαζομένων από την έκθεση και τους πιθανούς κινδύνους για την υγεία. 
  • Διαρροές αερίου: Οι διαρροές φυσικού αερίου ή άλλων αερίων μπορεί να προκαλέσουν σημαντικό κίνδυνο έκρηξης ή ασφυξίας, καθιστώντας αναγκαία την εκκένωση για να εξασφαλιστεί η ασφάλεια των εργαζομένων. 
  • Βιολογική μόλυνση: Περιπτώσεις βιολογικής μόλυνσης, όπως η απελευθέρωση ενός επιβλαβούς παθογόνου παράγοντα ή βιολογικά επικίνδυνου υλικού, μπορεί να απαιτούν εκκένωση για την πρόληψη της εξάπλωσης της ασθένειας ή της μόλυνσης. 
  • Έκθεση σε ακτινοβολία: Σε εγκαταστάσεις όπου υπάρχουν πηγές ακτινοβολίας, όπως πυρηνικά εργοστάσια ή ιατρικές εγκαταστάσεις, μια διαρροή ακτινοβολίας ή ένα συμβάν έκθεσης σε ακτινοβολία μπορεί να προκαλέσει την ανάγκη εκκένωσης για την ελαχιστοποίηση της έκθεσης των εργαζομένων σε ακτινοβολία. 
  • Δομικές ζημιές: Σοβαρές δομικές ζημιές στο κτίριο που προκαλούνται από γεγονότα όπως σεισμοί, εκρήξεις ή έντονες καταιγίδες μπορεί να καταστήσουν αναγκαία την εκκένωση του κτιρίου για την αποφυγή κατάρρευσης ή περαιτέρω κινδύνων. 
  • Τρομοκρατικές απειλές: Σε περίπτωση τρομοκρατικής απειλής, όπως απειλή βόμβας ή ενεργού σκοπευτή, η εκκένωση μπορεί να είναι απαραίτητη για την προστασία των εργαζομένων από βλάβη. 
  • Κακοκαιρία: Ακραία καιρικά φαινόμενα όπως τυφώνες, ανεμοστρόβιλοι ή ισχυρές καταιγίδες μπορεί να θέσουν σε κίνδυνο την ασφάλεια των εργαζομένων, προκαλώντας την ανάγκη εκκένωσης για την αναζήτηση καταφυγίου σε ασφαλέστερη τοποθεσία. 
  • Πλημμύρες: Η άνοδος της στάθμης των υδάτων λόγω ισχυρών βροχοπτώσεων, καταιγίδων ή σπασμένων σωλήνων μπορεί να οδηγήσει σε πλημμύρες εντός του χώρου εργασίας, απαιτώντας την εκκένωση σε υψηλότερο σημείο ή σε ασφαλέστερες περιοχές. 
  • Εκρήξεις: Η εμφάνιση εκρήξεων λόγω διαρροών αερίου, χημικών αντιδράσεων ή άλλων αιτιών μπορεί να απαιτήσει άμεση εκκένωση για την αποφυγή τραυματισμών ή θανάτων. 
  • Αποτυχίες υπηρεσιών κοινής ωφέλειας: Συνολικά, βλάβες σε βασικές υπηρεσίες κοινής ωφέλειας, όπως το νερό, το φυσικό αέριο ή το ηλεκτρικό ρεύμα, μπορούν να δημιουργήσουν επικίνδυνες συνθήκες στο χώρο εργασίας, προκαλώντας την ανάγκη εκκένωσης. 

Όλοι οι κίνδυνοι που μπορούν να ανακαλυφθούν κατά τη διαδικασία εντοπισμού κινδύνων θα πρέπει να καταχωρούνται σε ένα μητρώο κινδύνων, όπου κάθε κίνδυνος αναλύεται και αξιολογείται διεξοδικά.  

Κάθε φορά που εντοπίζεται ένας νέος κίνδυνος, θα πρέπει να ενημερώνεται ο διαχειριστής κινδύνων προκειμένου να ακολουθείται η τυπική διαδικασία καταγραφής των κινδύνων. 

Η κοινοποίηση ενός νέου κινδύνου θα πρέπει να περιλαμβάνει τα ακόλουθα στοιχεία: 

  • Περιγραφή του νέου κινδύνου ή του δυνητικού συμβάντος, 
  • Πιθανότητα εμφάνισης κινδύνου, 
  • Επιπτώσεις που θα προκαλέσει αυτός ο κίνδυνος. 

Αξιολόγηση κινδύνου 

Η εκτίμηση κινδύνου είναι μια διαδικασία που χρησιμοποιείται μετά τον εντοπισμό πιθανών κινδύνων και αφορά στην ανάλυση του τι θα μπορούσε να συμβεί σε περίπτωση καταστροφής ή κινδύνου. Υπάρχουν πολυάριθμοι κίνδυνοι που πρέπει να εξεταστούν και κάθε κίνδυνος μπορεί να έχει πολλά πιθανά σενάρια που συμβαίνουν ή εξαιτίας του. 

Κατά τη διενέργεια αξιολόγησης κινδύνων, δίνεται έμφαση στον εντοπισμό τρωτών σημείων ή αδυναμιών που θα μπορούσαν να καταστήσουν την επιχείρηση πιο ευάλωτη σε απώλειες από έναν κίνδυνο. Για παράδειγμα, ένα κτίριο με ανεπαρκές ή καθόλου σύστημα πυρόσβεσης θα μπορούσε να καεί ολοσχερώς, σε αντίθεση με ένα κτίριο με σωστά σχεδιασμένο και πλήρως εγκατεστημένο σύστημα πυρόσβεσης. 

Σε γενικές γραμμές, τα τρωτά σημεία ενός οργανισμού συμβάλλουν στη σοβαρότητα της ζημίας όταν συμβεί ένα περιστατικό και μπορούν να συνοψιστούν ως εξής:  

    • ασφάλεια, 
    • ελλείψεις στην κατασκευή κτιρίων,  
    • συστήματα διεργασιών,  
    • ασφάλεια,  
    • συστήματα προστασίας και  
    • προγράμματα πρόληψης απωλειών ​(Ready.gov, 2024)​.  

Κοινά εργαλεία αξιολόγησης κινδύνου έκτακτης ανάγκης που χρησιμοποιούνται στη διαχείριση έκτακτης ανάγκης 

Προσδιορισμός κινδύνων και αξιολόγηση κινδύνων (HIRA)

Η μέθοδος HIRA, ή αλλιώς Αναγνώριση και Αξιολόγηση Κινδύνων, είναι μια ενδελεχής και δομημένη μέθοδος που χρησιμοποιείται για τον εντοπισμό όλων των πιθανών κινδύνων που μπορεί να επηρεάσουν την εταιρεία ή τον οργανισμό σας. Περιλαμβάνει την αξιολόγηση των πιθανών επιπτώσεων και των τρωτών σημείων τους. Μέσω της HIRA, μπορείτε να αναλύσετε τη συχνότητα, τη σοβαρότητα, τη διάρκεια και την έκταση κάθε κινδύνου, καθώς και την έκθεση, την ευαισθησία και την ικανότητα προσαρμογής του επηρεαζόμενου πληθυσμού και των περιουσιακών στοιχείων. Επιπλέον, το HIRA βοηθά στην αξιολόγηση των υφιστάμενων στρατηγικών μετριασμού των κινδύνων και στον εντοπισμό τομέων για ενίσχυση και πιθανές βελτιώσεις. 

Παράδειγμα έκθεσης HIRA 
Τμήμα 1: Γενικές πληροφορίες 
Πεδίο  Λεπτομέρειες 
Ημερομηνία αξιολόγησης  [Εισάγετε την ημερομηνία] 
Ομάδα αξιολόγησης  [Ονόματα και τίτλοι] 
Αναθεωρήθηκε από  [Όνομα προϊσταμένου/διευθυντή] 
Τοποθεσία/Τμήμα  [Εισάγετε την τοποθεσία ή το τμήμα] 
Δραστηριότητα/διαδικασία/λειτουργία  [Περιγράψτε τη δραστηριότητα/διαδικασία/λειτουργία] 
Τμήμα 2: Προσδιορισμός κινδύνων 
Α/Α  Κίνδυνος  Περιγραφή  Πιθανή βλάβη 
1  [Κίνδυνος 1]  [Περιγράψτε τον κίνδυνο]  [Περιγράψτε τη βλάβη] 
       
       
       
       
       
Τμήμα 3: Αξιολόγηση κινδύνων 
Α/Α  Κίνδυνος (Κ)  Πιθανότητα (Π)*  Σοβαρότητα (Σ)**  Βαθμολόγηση κινδύνου
(Κίνδυνος = Πιθανότητα × Σοβαρότητα) 		 Υφιστάμενοι έλεγχοι 
1  [Κίνδυνος 1]  [1-5]  [1-5]  [Π × Σ]  [Περιγράψτε τους ελέγχους] 
           
           
           
           
           
Τμήμα 4: Μέτρα ελέγχου κινδύνων 
Α/Α  Κίνδυνος  Βαθμολογία κινδύνου (πριν)  Πρόσθετοι έλεγχοι  Υπεύθυνο πρόσωπο  Βαθμολογία κινδύνου (μετά)  Ημερομηνία λήξης 
1  [Κίνδυνος 1]  [Βαθμολόγηση κινδύνου πριν]  [Προτεινόμενα μέτρα]  [Υπεύθυνος  [Βαθμολόγηση κινδύνου μετά]  [Ημερομηνία] 
             
             
             
             
             
Τμήμα 5: Σχέδιο δράσης 
Α/Α  Σχέδιο δράσης  Ανατέθηκε σε  Ημερομηνία λήξης  Κατάσταση 
1  [Δράση 1]  [Όνομα]  [Ημερομηνία]  [Κατάσταση] 
         
         
         
         
         
         
Τμήμα 6: Αναθεώρηση και έγκριση 
Αναθεωρήθηκε από  Ημερομηνία  Σχόλια 
[Όνομα προϊσταμένου/διευθυντή]  [Εισάγετε ημερομηνία]  [Εισάγετε σχόλια] 
[Όνομα αξιωματικού ασφαλείας]  [Εισάγετε ημερομηνία]  [Εισάγετε σχόλια] 
[Όνομα άλλου κριτή]  [Εισάγετε ημερομηνία]  [Εισάγετε σχόλια] 
     
     
     

*Πιθανότητα (Π): 1 – Σπάνιο, 2 – Απίθανο, 3 – Πιθανό, 4 – Πιθανό, 5 – Σχεδόν βέβαιο 

**Σοβαρότητα (Σ): 1 – ασήμαντη, 2 – μικρή, 3 – μέτρια, 4 – μεγάλη, 5 – καταστροφική 

Ανάλυση επιχειρηματικών επιπτώσεων (BIA) 

Η BIA, ή Ανάλυση Επιχειρηματικών Επιπτώσεων, είναι ένα εργαλείο που έχει σχεδιαστεί για να εστιάζει στον τρόπο με τον οποίο μια διαταραχή ή έκτακτη ανάγκη μπορεί να επηρεάσει τις βασικές λειτουργίες και διαδικασίες ενός οργανισμού. Η BIA βοηθά στην αξιολόγηση των λειτουργικών, οικονομικών, νομικών, κανονιστικών συνεπειών και συνεπειών στη φήμη των διαφόρων κινδύνων. Βοηθά επίσης στον προσδιορισμό των χρονικών στόχων ανάκαμψης και των πόρων που απαιτούνται για την επανέναρξη των κανονικών λειτουργιών. Επιπλέον, η BIA διευκολύνει τον εντοπισμό των εξαρτήσεων και των αλληλεξαρτήσεων μεταξύ λειτουργιών και διαδικασιών, επιτρέποντας την ιεράρχησή τους με βάση τη σημασία και την αμεσότητα. 

Figure 3: Elements of Business Impact Analysis (BIA) (Source: Own elaboration)
Σχήμα 3: Στοιχεία της Ανάλυσης Επιχειρηματικών Επιπτώσεων (BIA) (Πηγή: δική μας επεξεργασία) 

Χρήσιμος εξωτερικός πόρος: Σχεδιασμός επιχειρησιακής συνέχειας για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις 

Ανάλυση σεναρίων

Η ανάλυση σεναρίων χρησιμεύει ως εργαλείο για τη διερεύνηση των πιθανών αποτελεσμάτων και των συνεπειών διαφόρων γεγονότων ή περιστάσεων που μπορεί να προκύψουν στο μέλλον. Σκοπός της είναι να βοηθήσει στην πρόβλεψη και την προετοιμασία για μια σειρά αβεβαιοτήτων και εμποδίων, ενώ παράλληλα αξιολογεί την αποτελεσματικότητα και τη διάρκεια των σχεδίων και των στρατηγικών σας. Επιπλέον, η ανάλυση σεναρίων βοηθά στον εντοπισμό των καταλυτών και των σημάτων αλλαγής, μαζί με τις ευκαιρίες και τους κινδύνους για την κοινότητα ή τον οργανισμό σας​(Κοινότητα LinkedIn, 2023)​. 

Figure 4: Scenario Analysis example (Source: https://online.visual-paradigm.com/knowledge/scenario-planning/scenario-planning-templates-and-examples/)
Σχήμα 4: Παράδειγμα ανάλυσης σεναρίων (Πηγή: https://online.visual–paradigm.com/knowledge/scenario–planning/scenario–planning–templates–and–examples/) 

SWOT Ανάλυση

Η ανάλυση SWOT είναι μια τεχνική σχεδιασμού που χρησιμοποιείται για την αξιολόγηση των δυνατών σημείων, των αδυναμιών, των ευκαιριών και των απειλών ενός οργανισμού ή συστήματος. Παρέχει μια δομημένη προσέγγιση για την αξιολόγηση της τρέχουσας κατάστασης και των μελλοντικών δυνατοτήτων, βοηθώντας στην τεκμηριωμένη λήψη αποφάσεων και στην ανάπτυξη στρατηγικής. 

Figure 5: SWOT analysis is a planning technique used to evaluate the strengths, weaknesses, opportunities, and threats of an organization or system (Source: www.freepik.com)
Σχήμα 5: Η ανάλυση SWOT είναι μια τεχνική σχεδιασμού που χρησιμοποιείται για την αξιολόγηση των δυνατών σημείων, των αδυναμιών, των ευκαιριών και των απειλών ενός οργανισμού ή συστήματος (Πηγή: www.freepik.com) 

Η τεχνική αυτή έχει σχεδιαστεί για χρήση στα προκαταρκτικά στάδια των διαδικασιών λήψης αποφάσεων και μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως εργαλείο για την αξιολόγηση της στρατηγικής θέσης ενός οργανισμού. Αποσκοπεί στον προσδιορισμό των στόχων του επιχειρηματικού εγχειρήματος ή σχεδίου και στον εντοπισμό των εσωτερικών και εξωτερικών παραγόντων που είναι ευνοϊκοί και δυσμενείς για την επίτευξη των στόχων αυτών. 

Ορισμένες ερωτήσεις που πρέπει να εξετάσετε κατά τη δημιουργία μιας ανάλυσης SWOT παρατίθενται στον παρακάτω πίνακα:  

Πίνακας 1: Παράδειγμα Ανάλυσης SWOT 

Δυνατά σημεία  Αδυναμίες 
  • Ποιες είναι οι υφιστάμενες διαδικασίες και τα πρωτόκολλα αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης του οργανισμού; 
  • Ποιους πόρους (οικονομικούς, ανθρώπινους, τεχνολογικούς) διαθέτει ο οργανισμός για τον σχεδιασμό και την αντιμετώπιση έκτακτης ανάγκης; 
  • Ποια τεχνογνωσία ή εξειδικευμένες δεξιότητες διαθέτουν τα μέλη του προσωπικού που θα μπορούσαν να συμβάλουν στην αποτελεσματική διαχείριση έκτακτης ανάγκης; 
  • Υπάρχουν υφιστάμενες συμπράξεις ή συνεργασίες με φορείς αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης ή κοινοτικές οργανώσεις που ενισχύουν την ετοιμότητα του οργανισμού; 
  • Υπάρχουν κενά ή ελλείψεις στα σχέδια ή τις διαδικασίες αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης του οργανισμού; 
  • Υπάρχουν περιορισμοί όσον αφορά τους διαθέσιμους πόρους (οικονομικούς, ανθρώπινους, τεχνολογικούς) για τον σχεδιασμό και την αντιμετώπιση έκτακτης ανάγκης; 
  • Υπάρχουν τομείς στους οποίους τα μέλη του προσωπικού στερούνται κατάρτισης ή εμπειρίας σχετικά με τη διαχείριση έκτακτης ανάγκης; 
  • Υπάρχουν κανονιστικά ζητήματα ή ζητήματα συμμόρφωσης που θα μπορούσαν να εμποδίσουν την ικανότητα του οργανισμού να ανταποκριθεί αποτελεσματικά σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης; 
Ευκαιρίες  Απειλές 
  • Υπάρχουν ευκαιρίες να ενισχυθεί η ετοιμότητα σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης μέσω πρόσθετης κατάρτισης ή επενδύσεων σε νέες τεχνολογίες; 
  • Υπάρχουν ευκαιρίες για τη δημιουργία νέων συμπράξεων ή συνεργασιών με φορείς αντιμετώπισης εκτάκτων αναγκών ή κοινοτικές οργανώσεις; 
  • Υπάρχουν αναδυόμενες τάσεις ή εξελίξεις στη διαχείριση έκτακτης ανάγκης που θα μπορούσε ο οργανισμός να αξιοποιήσει για να βελτιώσει την ετοιμότητά του; 
  • Υπάρχουν ευκαιρίες για την ενίσχυση της ευαισθητοποίησης και της δέσμευσης του κοινού όσον αφορά την ετοιμότητα σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης εντός της κοινότητας του οργανισμού ή των ενδιαφερόμενων μερών; 
  • Ποιοι είναι οι πιθανοί φυσικοί κίνδυνοι ή καταστροφές που θα μπορούσαν να επηρεάσουν τις δραστηριότητες του οργανισμού; 
  • Υπάρχουν πιθανές ανθρωπογενείς απειλές ή κίνδυνοι ασφαλείας που ο οργανισμός πρέπει να λάβει υπόψη στο σχεδιασμό έκτακτης ανάγκης; 
  • Υπάρχουν εξωτερικοί παράγοντες (οικονομικοί, πολιτικοί, κοινωνικοί) που θα μπορούσαν να επηρεάσουν την ικανότητα του οργανισμού να ανταποκριθεί σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης; 
  • Υπάρχουν κανονιστικές αλλαγές ή νομικές υποχρεώσεις που θα μπορούσαν να αποτελέσουν απειλή για τις προσπάθειες ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης του οργανισμού; 

 

Πίνακας κινδύνων

Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, ο κίνδυνος θεωρείται συνήθως ως μέτρο των δυσμενών επιπτώσεων και της πιθανότητας να συμβεί ένα γεγονός. Με βάση αυτή τη μεθοδολογία, ο κίνδυνος θεωρείται ως προϊόν της πιθανότητας να λάβει χώρα ένα ανεπιθύμητο γεγονός και του δυνητικού αντικτύπου του σε διάφορες κατηγορίες. Η εν λόγω αξιολόγηση και κατηγοριοποίηση χρησιμοποιείται συνήθως για την ιεράρχηση των διορθωτικών ενεργειών που απαιτούνται για την αντιμετώπιση των εντοπισμένων κινδύνων. Τα κριτήρια κινδύνου που υιοθετούνται είναι τα ακόλουθα: 

Πίνακας 2: Πίνακας αξιολόγησης πιθανοτήτων 

Πίνακας αξιολόγησης πιθανοτήτων 
(5) Σχεδόν βέβαια  (4) Κατά πάσα πιθανότητα  (3) Μέτρια  (2) Σχεδόν Απίθανο  (1) Απίθανο 
-Αναμένεται να συμβεί συχνά, δηλαδή είναι πιο πιθανό να συμβεί παρά να μην συμβεί.  -Μεγάλη πιθανότητα εμφάνισης και θα μπορούσε να εμφανιστεί αρκετές φορές  -Αρκετά πιθανό να συμβεί  -Δεν αναμένεται να συμβεί, αλλά υπάρχει δυνατότητα  -Μπορεί να συμβεί μόνο σε εξαιρετικές περιστάσεις ή να είναι πρακτικά αδύνατο 
-Πάνω από 90% πιθανότητα να συμβεί  -61% έως 90% πιθανότητες εμφάνισης  -31% έως 60% πιθανότητες εμφάνισης  -Μικρότερη από 30% πιθανότητα εμφάνισης  -Μικρότερη από 10% πιθανότητα εμφάνισης 

Πίνακας 3: Πίνακας αξιολόγησης επιπτώσεων 

Πίνακας αξιολόγησης επιπτώσεων 
(5) Καταστροφική  (4) Σημαντική  (3) Μέτρια  (2) Μείζονα  (1) Ασήμαντη  
Γεγονός κινδύνου το οποίο, εάν συμβεί, θα έχει σοβαρές επιπτώσεις στην επίτευξη των επιθυμητών αποτελεσμάτων, στο βαθμό που ένα ή περισσότερα από τα αποτελέσματα δεν θα επιτευχθούν.  Γεγονός κινδύνου το οποίο, εάν συμβεί, θα έχει κρίσιμες επιπτώσεις στην επίτευξη των επιθυμητών αποτελεσμάτων, στο βαθμό που ένα ή περισσότερα από τα αποτελέσματα θα πέσουν κάτω από τα αποδεκτά επίπεδα.  Γεγονός κινδύνου το οποίο, εάν συμβεί, θα έχει μέτρια επίπτωση στην επίτευξη των επιθυμητών αποτελεσμάτων, στο βαθμό που ένα ή περισσότερα από τα αποτελέσματα θα υπολείπονται των στόχων αλλά θα υπερβαίνουν τα ελάχιστα αποδεκτά επίπεδα.  Γεγονός κινδύνου το οποίο, εάν συμβεί, θα έχει μικρό αντίκτυπο στην επίτευξη των επιθυμητών αποτελεσμάτων, στο βαθμό που ένα ή περισσότερα από τα αποτελέσματα θα υπολείπονται των στόχων αλλά θα υπερβαίνουν κατά πολύ τα ελάχιστα αποδεκτά επίπεδα.  Γεγονός κινδύνου το οποίο, εάν συμβεί, θα έχει μικρή ή μηδενική επίπτωση στην επίτευξη των στόχων του αποτελέσματος. 

Σύμφωνα με τα ανωτέρω κριτήρια κινδύνου, ο χάρτης θερμότητας κινδύνου που δημιουργείται είναι ο ακόλουθος: 

Πίνακας 4: Χάρτης θερμότητας κινδύνου 

Χάρτης θερμότητας κινδύνου  Πιθανότητα 
Επιπτώσεις  (1) Απίθανο  (2) Σχεδόν Απίθανο  (3) Μέτρια  (4) Κατά πάσα πιθανότητα  (5) Σχεδόν βέβαια 
(5) Καταστροφική  5  10  15  20  25 
(4) Σημαντική  4  8  12  16  20 
(3) Μέτρια  3  6  9  12  15 
(2) Μείζονα  2  4  6  8  10 
(1) Ασήμαντη  1  2  3  4  5 

Αντιμετώπιση κινδύνου 

Για κάθε αναγνωρισμένο κίνδυνο πρέπει να προσδιορίζεται μια απάντηση. Είναι ευθύνη της διοίκησης της εταιρείας μαζί με τον υπεύθυνο διαχείρισης κινδύνων να επιλέξουν μια απάντηση για κάθε αναγνωρισμένο κίνδυνο. 

Οι πιθανές αντιδράσεις κινδύνου είναι: 

  • Αποφυγή – εξάλειψη της απειλής εξαλείφοντας την αιτία. 
  • Μετριασμός – προσδιορισμός τρόπων μείωσης της πιθανότητας ή των επιπτώσεων του κινδύνου. 
  • Μεταβίβαση – καθιστά άλλον υπεύθυνο για τον κίνδυνο. 
  • Αποδοχή – δεν θα γίνει τίποτα

Ποια αντιμετώπιση κινδύνου είναι η καταλληλότερη για την επιχείρησή σας; 

Ο προσδιορισμός της καταλληλότερης αντιμετώπισης των κινδύνων για την επιχείρησή σας εξαρτάται από διάφορους παράγοντες, όπως η φύση των κινδύνων, οι διαθέσιμοι πόροι και οι ειδικοί στόχοι και προτεραιότητες του οργανισμού. 

Ένα βασικό στοιχείο του αποτελεσματικού μετριασμού των κινδύνων και της ολοκληρωμένης διαχείρισης κινδύνων περιλαμβάνει τον εντοπισμό των τύπων κινδύνων που αντιμετωπίζει η επιχείρησή σας. Πριν από την έναρξη οποιουδήποτε σχεδιασμού, είναι ζωτικής σημασίας η διενέργεια ενδελεχούς αξιολόγησης απειλών για τον εντοπισμό και την κατάταξη των κινδύνων. 

Όπως επισημάνθηκε παραπάνω, η αξιολόγηση κινδύνων χρησιμεύει ως θεμελιώδες εργαλείο για τις επιχειρήσεις ώστε να ελίσσονται στο σύνθετο πεδίο των πιθανών απειλών. Προσδιορίζοντας και ιεραρχώντας τους λειτουργικούς κινδύνους που αντιμετωπίζει η επιχείρησή σας, μπορείτε να βελτιστοποιήσετε την κατανομή των πόρων μετριασμού εστιάζοντας στους πιο κρίσιμους τομείς ​(AlertMedia, 2024)​. 

Μετριασμός κινδύνων  

Ο αντίκτυπος των κινδύνων έκτακτης ανάγκης μπορεί να μειωθεί εστιάζοντας στον μετριασμό. Όταν υπάρχει πιθανότητα σημαντικών επιπτώσεων, τότε η δημιουργία μιας στρατηγικής μετριασμού πρέπει να αποτελεί προτεραιότητα. Υπάρχουν πολλές στρατηγικές μετριασμού που μπορούν να μειώσουν τη ζημία που υφίσταται η επιχείρησή σας από μια καταστροφή και να διευκολύνουν την ανάκαμψή της ​(Ready.gov, 2024)​. 

Μετριασμός κινδύνου έναντι πρόληψης κινδύνου 

Συνοπτικά, «ο μετριασμός των κινδύνων είναι η πρακτική της μείωσης των επιπτώσεων ενός συμβάντος, ενώ η πρόληψη των κινδύνων επικεντρώνεται στην πλήρη αποφυγή αυτών των συμβάντων». 

Υπάρχουν αρκετές ομοιότητες μεταξύ των δραστηριοτήτων μετριασμού και πρόληψης κινδύνων, καθώς και οι δύο αποσκοπούν στη διασφάλιση ενός οργανισμού, του προσωπικού του και των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων του. Συνήθως, χρησιμοποιούνται παράλληλα για τη δημιουργία πολλαπλών επιπέδων ασφάλειας. 

Αν και η πρόληψη αποτελεί σημαντική πτυχή της ετοιμότητας για καταστάσεις έκτακτης ανάγκης, είναι ανέφικτο να προλαμβάνονται με συνέπεια όλες οι καταστάσεις έκτακτης ανάγκης. Ως εκ τούτου, είναι εξίσου σημαντικό να χαράξουμε στρατηγική για το πώς θα ελαχιστοποιήσουμε τις επιπτώσεις όταν συμβαίνουν απρόβλεπτα γεγονότα. Σε αυτό το σημείο ο μετριασμός των κινδύνων καθίσταται απαραίτητος ​(AlertMedia, 2024)​. 

Ο μετριασμός και η ετοιμότητα εφαρμόζονται πριν από την εκδήλωση έκτακτης ανάγκης. Αντίθετα, η αντίδραση και η ανάκαμψη είναι εξ ορισμού δυνατές μόνο μετά από ένα καταστροφικό συμβάν.​(Jane A. Bullock, 2012)​. 

Figure 6: Four phases of disaster management (Jane A. Bullock, 2012)
Σχήμα 6: Τέσσερις φάσεις διαχείρισης καταστροφών​ (Jane A. Bullock, 2012)​ 

Ένα παράδειγμα μετριασμού των κινδύνων 

Το παράδειγμα της πυρκαγιάς: ένας κίνδυνος που πρέπει να μετριαστεί. 

Κάθε είδος επιχείρησης, όπως τα γραφεία επιχειρήσεων, αντιμετωπίζει σημαντικό κίνδυνο πυρκαγιάς, ο οποίος απαιτεί ένα ολοκληρωμένο σχέδιο αντιμετώπισης. Ένα τέτοιο σχέδιο θα πρέπει να περιλαμβάνει προληπτικά μέτρα για τη μείωση της πιθανότητας εκδήλωσης πυρκαγιάς, καθώς και αποτελεσματικά πρωτόκολλα αντιμετώπισης πυρκαγιάς για τη διασφάλιση της ασφαλούς εκκένωσης κατά τη διάρκεια μιας κρίσης πυρκαγιάς ​(AlertMedia, 2024)​. 

Στρατηγικές μετριασμού που πρέπει να ληφθούν υπόψη 

  1. Επανεξετάστε τους ισχύοντες κανονισμούς πρόληψης πυρκαγιών, των εθνικών προτύπων και των βέλτιστων πρακτικών για τον εντοπισμό ευκαιριών μετριασμού και απαιτήσεων συμμόρφωσης. 
  2. Συμβουλευτείτε τον ασφαλιστικό σας φορέα για να διερευνήσετε συμβουλευτικές υπηρεσίες για την προσαρμογή της προστασίας για νέες ή ανακαινισμένες εγκαταστάσεις, οι οποίες μπορεί να οδηγήσουν σε μειωμένα ασφάλιστρα για ιδιαίτερα προστατευμένα ακίνητα. 
  3. Επιλέξτε τη θέση του κτιρίου (αν είναι δυνατόν)  μακριά από περιοχές που είναι επιρρεπείς σε πλημμύρες, καταιγίδες, σημαντική σεισμική δραστηριότητα ή κοντά σε επικίνδυνες εγκαταστάσεις για να ελαχιστοποιήσετε τον κίνδυνο. 
  4. Διασφαλίστε ότι η κατασκευή του κτιρίου συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις πυροπροστασίας και ασφάλειας ζωής, όπως περιγράφονται στους ισχύοντες οικοδομικούς κώδικες. 
  5. Εφαρμόστε συστήματα αδιάλειπτης παροχής ενέργειας (UPS) και εφεδρικές γεννήτριες έκτακτης ανάγκης για κρίσιμο εξοπλισμό για τον μετριασμό των επιχειρηματικών διακοπών. 
  6. Αναπτύξτε ένα σχέδιο επιχειρησιακής συνέχειας που περιλαμβάνει στρατηγικές ανάκαμψης για την αποτελεσματική διαχείριση των κινδύνων​(Ready.gov, 2024)​. 

Υποενότητα 2.2.Ρόλοι και αρμοδιότητες αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης

Ποιος έχει αρμοδιότητες σε σχέση με την αντιμετώπιση έκτακτης ανάγκης; 

Η ανώτατη διοίκηση οφείλει να διασφαλίζει, στο μέτρο του ευλόγως εφικτού, ότι οι εργαζόμενοι και άλλα πρόσωπα δεν τίθενται σε κίνδυνο από την εργασία που αναλαμβάνουν. Επιπλέον, οι εργοδότες υποχρεούνται να καταρτίζουν σχέδια έκτακτης ανάγκης κατά την καθιέρωση και εφαρμογή συστήματος διαχείρισης της ασφάλειας για τη λειτουργία της επιχείρησης ​(Goverment of WA, n.d.)​. 

Figure 7: Top management have a duty to ensure that employees are not put at risk by the work they undertake
Σχήμα 7: Η ανώτατη διοίκηση οφείλει να διασφαλίζει ότι οι εργαζόμενοι δεν τίθενται σε κίνδυνο από την εργασία που αναλαμβάνουν 

Καθορισμός σαφών ρόλων και αρμοδιοτήτων έκτακτης ανάγκης 

Είναι σημαντικό να δημιουργηθούν γραμμές επικοινωνίας και συνεργασίας για τον εκ των προτέρων καθορισμό των ρόλων και των αρμοδιοτήτων. Επιπλέον, η εκπαίδευση και οι ασκήσεις επιτρέπουν στους διαχειριστές έκτακτης ανάγκης να δοκιμάζουν τα σχέδιά τους, να εντοπίζουν τομείς προς βελτίωση και να διασφαλίζουν ότι το προσωπικό είναι εξοικειωμένο με τους ρόλους και τις αρμοδιότητές του ​(Command Solutions Ltd, 2023)​. 

Θα πρέπει να οριστούν τα άτομα εντός της εταιρείας που θα εφαρμόσουν τις διαδικασίες σας σε περίπτωση συμβάντος ή έκτακτης ανάγκης. Θα πρέπει επίσης να διασφαλιστεί ότι όλα τα σχετικά μέλη του προσωπικού, ανεξάρτητα από τον κανονικό τους ρόλο, κατανοούν τι πρέπει να κάνουν σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, για παράδειγμα: 

– τη θέση των εξόδων 

– πώς να χρησιμοποιούν τον εξοπλισμό έκτακτης ανάγκης 

– πώς να σημάνουν συναγερμό 

– από ποιον να δέχονται οδηγίες ​(HSE, n.d.)​ 

– σχετικά με την παροχή βοήθειας σε άτομα με αναπηρία. 

Όσον αφορά ειδικά την εκκένωση, η ανάθεση ρόλων και αρμοδιοτήτων είναι το κλειδί για τη διασφάλιση μιας ομαλής και αποτελεσματικής διαδικασίας εκκένωσης. Αυτοί οι ρόλοι θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν αξιωματικούς πυρασφάλειας, οι οποίοι είναι υπεύθυνοι για τον έλεγχο των χώρων για να διασφαλίσουν ότι όλοι έχουν εκκενωθεί, και ορισμένους υπέυθυνους πρώτων βοηθειών, οι οποίοι μπορούν να παρέχουν άμεση φροντίδα εάν χρειαστεί ​(Quinn, 2023)​. 

Σε ένα εταιρικό περιβάλλον, οι ρόλοι και οι αρμοδιότητες αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης μπορούν να προσαρμοστούν ανάλογα με τη δομή, τον κλάδο και τους ειδικούς κινδύνους του οργανισμού. Ακολουθεί μια ανάλυση ενδεικτικών τυπικών ρόλων και των αρμοδιοτήτων τους στο πλαίσιο αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης μιας εταιρείας: 

Πίνακας 5: Τυπικοί ρόλοι και οι αρμοδιότητές τους 

ID  Ρόλοι  Αρμοδιότητες  Όνομα/Επώνυμο 
1  Διαχειριστής έκτακτης ανάγκης 
  • Υπεύθυνος για την ανάπτυξη, εφαρμογή και διατήρηση του σχεδίου έκτακτης ανάγκης, 
  • Συντονισμός της ομάδας αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης, 
  • Επικοινωνία με εξωτερικούς φορείς και αρχές, 
  • Ενημέρωση του καταλόγου επαφών έκτακτης ανάγκης, 
  • Επικοινωνία με την τοπική πυροσβεστική υπηρεσία. 
 [Εισαγωγή] 
2  Ομάδα αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης (π.χ. υπεύθυνος ασφαλείας/συντονιστής εκκένωσης, ομάδα ιατρικής αντιμετώπισης, συντονιστής εγκαταστάσεων κ.λπ.) 
  • Υπεύθυνη για την εκτέλεση του σχεδίου έκτακτης ανάγκης, 
  • Εκτέλεση συγκεκριμένων ενεργειών σύμφωνα με τους ρόλους που τους έχουν ανατεθεί, 
  • Αναφορά στον διαχειριστή έκτακτης ανάγκης. 
  
3  Συντονιστής επικοινωνίας (μπορεί να ταυτίζεται με τα παραπάνω μέλη) 
  • Διαχειρίζεται τις εσωτερικές και εξωτερικές επικοινωνίες πριν, κατά τη διάρκεια και μετά από καταστάσεις έκτακτης ανάγκης. Αυτό περιλαμβάνει τη διάδοση ειδοποιήσεων και οδηγιών στους υπαλλήλους, το συντονισμό με τις υπηρεσίες έκτακτης ανάγκης και την ενημέρωση των ενδιαφερομένων για την κατάσταση. 
  
4  Εργαζόμενοι 
  • υπεύθυνοι για την τήρηση των διαδικασιών έκτακτης ανάγκης,
  • συμμόρφωση με τις οδηγίες της ομάδας αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης, 
  • διασφάλιση της δική τους ασφάλειας και την ασφάλεια των γύρω τους (για παράδειγμα, οι εργαζόμενοι μπορούν να εκκενώσουν το κτίριο, να συγκεντρωθούν σε έναν καθορισμένο χώρο και να ενημερώσουν την ομάδα αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης για τυχόν αγνοούμενους ή τραυματισμένους συναδέλφους). 
  
4  Εργολάβοι και προμηθευτές 
  • Υπεύθυνοι για την τήρηση των πολιτικών έκτακτης ανάγκης της εταιρείας,  
  • παροχή των απαραίτητων πόρων ή υπηρεσιών,  
  • επικοινωνία με τον διαχειριστή έκτακτης ανάγκης ή την ομάδα αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης (για παράδειγμα, οι εργολάβοι και οι προμηθευτές μπορούν να παραδώσουν εφεδρικές γεννήτριες, να επισκευάσουν κατεστραμμένο εξοπλισμό ή να αποκαταστήσουν βασικές υπηρεσίες κοινής ωφέλειας). 
  

 

Μια ομάδα αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης περιλαμβάνει συνήθως διάφορους ρόλους, με βασικό τον διοικητή του συμβάντος. Είναι ζωτικής σημασίας να διατηρείτε επικαιροποιημένα στοιχεία επικοινωνίας για κάθε μέλος, ώστε να διασφαλίζεται η συνεχής διαθεσιμότητα. Η διαθεσιμότητα 24 ώρες το 24ωρο εξασφαλίζει συνεχή κάλυψη των κρίσιμων ρόλων, με εναλλαγή του προσωπικού ανάλογα με τις ανάγκες. 

Πίνακας 6: Συνηθέστεροι ρόλοι της ομάδας αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης ​(AlertMedia, 2023)​ 

Ρόλος  Αρμοδιότητες
Διοικητής συμβάντος  Ηγείται και συντονίζει τις αντιδράσεις έκτακτης ανάγκης, λαμβάνει αποφάσεις και αναθέτει καθήκοντα 
Συντονιστής επικοινωνίας  Διαχειρίζεται τις επικοινωνίες, επικοινωνεί με τα ενδιαφερόμενα μέρη και διασφαλίζει την έγκαιρη διάδοση των πληροφοριών. 
Υπεύθυνος ασφαλείας  Αξιολογεί τους κινδύνους, εφαρμόζει τα πρωτόκολλα ασφαλείας και συμβουλεύει σχετικά με τα μέτρα προστασίας. 
Ιατρικός Πρώτος Υπεύθυνος  Παροχή άμεσων πρώτων βοηθειών και ιατρικής συνδρομής σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης. 
Συντονιστής εκκένωσης  Αναπτύσσει και εποπτεύει τα σχέδια εκκένωσης, διασφαλίζοντας την ασφαλή εκκένωση όλου του προσωπικού, συμπεριλαμβανομένων των ατόμων με αναπηρίες. 
Διευθυντής Επιχειρήσεων  Διαχειρίζεται την υλικοτεχνική υποδομή έκτακτης ανάγκης, διατηρεί κρίσιμες λειτουργίες και συντονίζει με εξωτερικές υπηρεσίες για την επίλυση ζητημάτων. 
Ειδικός τεκμηρίωσης  Καταγράφει τα στοιχεία του συμβάντος, διατηρεί την τεκμηρίωση έκτακτης ανάγκης και συμβάλλει στις διαδικασίες βελτίωσης μετά το συμβάν. 

Κατά τη διάρκεια μιας εκκένωσης, απαιτείται συντονισμός όλων των ατόμων για μια επιτυχή έκβαση. Το αίσθημα της κοινής ευθύνης συμβάλλει στο να διασφαλιστεί ότι όλα τα άτομα είναι καλύτερα προετοιμασμένα για καταστάσεις έκτακτης ανάγκης. Στο πλαίσιο της αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης και κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, η ικανότητα συντονισμού μεταξύ διαφορετικών ατόμων είναι ιδιαίτερα σημαντική όταν η ευθύνη και η ικανότητα αντιμετώπισης πρέπει να επεκταθεί σε ευρύτερα όρια δικαιοδοσίας ​(A.M. Guerrero, 2023)​.  

Υποενότητα 2.3. Πρωτόκολλα επικοινωνίας και συντονισμού

Σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης, η αποτελεσματική επικοινωνία είναι ζωτικής σημασίας για τη διασφάλιση της ασφάλειας και την ελαχιστοποίηση των ζημιών. Είναι σημαντικό να έχετε ένα σαφές, συνοπτικό και καλά εφαρμοσμένο σχέδιο επικοινωνίας που να χρησιμοποιεί πολλαπλά κανάλια για να φτάσει σε όλα τα εμπλεκόμενα άτομα. Το σχέδιο αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει οδηγίες για καταστάσεις έκτακτης ανάγκης, οι οποίες είναι εύκολα προσβάσιμες και κατανοητές τόσο για τους εργαζόμενους όσο και για τους επισκέπτες.  

Κατά τη διάρκεια μιας κατάστασης έκτακτης ανάγκης, η ικανότητα γρήγορης και ακριβούς επικοινωνίας μπορεί να αποτρέψει σύγχυση, τραυματισμούς, ακόμη και θανάτους. Μια πολυμεσική προσέγγιση εξασφαλίζει ποικιλία ενημέρωσης, έτσι ώστε αν ένα σύστημα αποτύχει, να μπορούν να το αναλάβουν άλλα. Αφού περάσει η άμεση απειλή, η συνεχής επικοινωνία είναι το κλειδί για την ανάκαμψη και τη διατήρηση της εμπιστοσύνης μεταξύ των ενδιαφερομένων.  

Figure 8: The Importance of Communication in Emergency Situations
Εικόνα 8: Η αποτελεσματική επικοινωνία είναι ζωτικής σημασίας για τη διασφάλιση της ασφάλειας και την ελαχιστοποίηση των ζημιών 

Μια ισχυρή στρατηγική επικοινωνίας δεν προστατεύει μόνο τα άτομα αλλά και τα περιουσιακά στοιχεία του οργανισμού. Περιγράφοντας με σαφήνεια τις απαραίτητες ενέργειες, όπως οι διαδικασίες διακοπής λειτουργίας, οι εργαζόμενοι μπορούν να δράσουν γρήγορα για να προστατεύσουν την περιουσία και να μειώσουν τις συνολικές επιπτώσεις της έκτακτης ανάγκης.  

Η δημιουργία ενός σχεδίου επικοινωνίας προσαρμοσμένου στην εταιρεία σας είναι ένα ζωτικής σημασίας βήμα στη διαχείριση έκτακτης ανάγκης. Ένα καλά σχεδιασμένο σχέδιο επικοινωνίας αποτελεί τη ραχοκοκαλιά των προσπαθειών αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης, διασφαλίζοντας ότι όλα τα εμπλεκόμενα μέρη είναι ενημερωμένα και προετοιμασμένα να δράσουν άμεσα. Το σχέδιο αυτό θα πρέπει να είναι ολοκληρωμένο, καλύπτοντας τις μοναδικές ανάγκες και τα χαρακτηριστικά των ανθρώπων σας. 

Ξεκινήστε προσδιορίζοντας τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους συλλογής πληροφοριών. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει τη δημιουργία ενός δικτύου επαφών σε διάφορα τμήματα που μπορούν να παρέχουν ενημερώσεις, τη χρήση τεχνολογίας, όπως συστήματα ειδοποίησης έκτακτης ανάγκης που μπορούν να στέλνουν ειδοποιήσεις σε πραγματικό χρόνο, και τη δημιουργία ειδικών καναλιών επικοινωνίας, όπως τηλεφωνικές γραμμές ή εφαρμογές για κινητά τηλέφωνα. Επιπλέον, εξετάστε τις διάφορες μεθόδους για τη διάδοση των πληροφοριών, οι οποίες μπορεί να κυμαίνονται από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης έως τα συστήματα δημόσιων ομιλιών και τις προσωπικές συναντήσεις, ανάλογα με τον επείγοντα χαρακτήρα και τη φύση των πληροφοριών. 

Στη συνέχεια, καθορίστε τα βασικά άτομα ή τις ομάδες που είναι υπεύθυνες για τη διάδοση αυτών των πληροφοριών, εξασφαλίζοντας ότι είναι εκπαιδευμένοι και προετοιμασμένοι να το κάνουν αποτελεσματικά. Τα κανάλια που χρησιμοποιούνται για τη διάδοση των μηνυμάτων πρέπει να είναι ποικίλα και προσβάσιμα, συμπεριλαμβανομένων των μέσων κοινωνικής δικτύωσης, του τοπικού ραδιοφώνου, των κοινοτικών πινάκων μηνυμάτων και των συστημάτων συναγερμού έκτακτης ανάγκης.  

Είναι σημαντικό να διασφαλιστεί ότι τα εργαλεία και οι μέθοδοι που χρησιμοποιούνται είναι χωρίς αποκλεισμούς, καλύπτοντας τις διαφορετικές ανάγκες του προσωπικού της εταιρείας και των άλλων ενδιαφερομένων, συμπεριλαμβανομένων των ατόμων με αναπηρίες ή γλωσσικά εμπόδια. Οι τακτικές ασκήσεις και οι ενημερώσεις του σχεδίου μπορούν να βοηθήσουν στη διατήρηση της αποτελεσματικότητάς του και της προσαρμοστικότητάς του στις μεταβαλλόμενες συνθήκες ​(Everbridge, n.d.)​. 

Τέλος, η διαφανής επικοινωνία μετά την κατάσταση έκτακτης ανάγκης βοηθά στη διαδικασία ανάκαμψης, ενισχύοντας τη δέσμευση του οργανισμού για ασφάλεια και ανθεκτικότητα. Αποτελεί απόδειξη της ετοιμότητας και της ικανότητας του οργανισμού να χειρίζεται κρίσεις, ενισχύοντας τελικά τη φήμη και τις σχέσεις με τους ενδιαφερόμενους φορείς του​(Gladwish, 2023)​. 

Συνολικά, ο κύριος στόχος είναι να διευκολυνθούν οι εύκολες διαδικασίες εκκένωσης και η ακριβής διάδοση πληροφοριών, οι οποίες είναι υψίστης σημασίας για την ασφάλεια και την ευημερία όλων των ενδιαφερομένων κατά τη διάρκεια μιας κατάστασης έκτακτης ανάγκης.

Βέλτιστες πρακτικές για τη δημιουργία ενός αποτελεσματικού σχεδίου επικοινωνίας έκτακτης ανάγκης 

  • Το σχέδιο επικοινωνίας έκτακτης ανάγκης πρέπει να είναι σαφώς ευθυγραμμισμένο με τους ειδικούς στόχους και προσαρμοσμένο στις ανάγκες των καθορισμένων βασικών ενδιαφερομένων μερών. 
  • Η υποστήριξη της διοίκησης είναι ζωτικής σημασίας για την εφαρμογή και την αποτελεσματικότητα του σχεδίου επικοινωνίας έκτακτης ανάγκης. 
  • Θα πρέπει να ενσωματωθεί μια ολοκληρωμένη προσέγγιση των σεναρίων έκτακτης ανάγκης, η οποία θα καλύπτει φυσικές καταστροφές, απειλές για την ασφάλεια και άλλες πιθανές κρίσεις. 
  • Η χρήση ενός συνδυασμού καναλιών επικοινωνίας εξασφαλίζει πλεονασμό και αξιοπιστία, με ηλεκτρονικές και μη ηλεκτρονικές μεθόδους να αλληλοσυμπληρώνονται. 
  • Οι τακτικές επικαιροποιήσεις και δοκιμές του σχεδίου επικοινωνίας έκτακτης ανάγκης είναι απαραίτητες για να διατηρηθεί η καταλληλότητα και η αποτελεσματικότητά του σε πραγματικές καταστάσεις έκτακτης ανάγκης. 
  • Η εκπαίδευση και οι ασκήσεις για όλους τους δυνητικούς χρήστες του σχεδίου επικοινωνίας έκτακτης ανάγκης θα εξασφαλίσουν εξοικείωση και αποτελεσματικότητα κατά τη διάρκεια μιας πραγματικής έκτακτης ανάγκης. 
  • Ένα εφεδρικό σύστημα επικοινωνίας, όπως ένα σύστημα κλήσεων σταθερής τηλεφωνίας, είναι απαραίτητο για τη διατήρηση της επικοινωνίας σε περίπτωση βλάβης του ψηφιακού δικτύου. 
  • Η συνεχής αξιολόγηση και βελτίωση του σχεδίου επικοινωνίας έκτακτης ανάγκης θα βοηθήσει στην προσαρμογή στις νέες απειλές και στην ενσωμάτωση των τεχνολογικών εξελίξεων. 

Βασικά συμπεράσματα για ένα σχέδιο επικοινωνιών έκτακτης ανάγκης 

  1. Συμμετοχή όλων των ενδιαφερόμενων μερών: Βεβαιωθείτε ότι το σχέδιο ΕΚ προσδιορίζει σαφώς όλα τα εξωτερικά μέρη, όπως οι αρχές επιβολής του νόμου, οι πυροσβεστικές υπηρεσίες, το ιατρικό προσωπικό και οι ρυθμιστικές αρχές, που πρέπει να συμμετέχουν στις προσπάθειες αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης. 
  2. Ποικίλες μέθοδοι επικοινωνίας: Το σχέδιο θα πρέπει να περιγράφει διάφορους τρόπους επικοινωνίας που θα χρησιμοποιηθούν κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, συμπεριλαμβανομένων τηλεφωνικών κλήσεων, γραπτών μηνυμάτων, μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ενδεχομένως μέσων κοινωνικής δικτύωσης, ώστε να διασφαλίζεται ότι τα μηνύματα φθάνουν γρήγορα και αποτελεσματικά σε όλα τα απαραίτητα μέρη. 
  3. Στρατηγικές περιορισμού της κρίσης: Λεπτομερείς διατάξεις για τον αποτελεσματικό περιορισμό της κρίσης, με πρωταρχικούς στόχους την ελαχιστοποίηση των ανθρώπινων τραυματισμών και την αποτροπή ζημιών στα περιουσιακά στοιχεία της επιχείρησης. 
  4. Λεπτομερείς διαδικασίες εκκένωσης: Συμπεριλάβετε ολοκληρωμένες οδηγίες εκκένωσης του προσωπικού, προσδιορίζοντας τις μεθόδους επικοινωνίας, τις διαδρομές και τα πρωτόκολλα για να διασφαλιστεί η ασφάλεια του προσωπικού κατά τη διάρκεια μιας έκτακτης ανάγκης. 
  5. Καθορισμός ασφαλών περιοχών: Προσδιορισμός και κοινοποίηση ασφαλών χώρων για τη συγκέντρωση του προσωπικού σε περίπτωση που η κρίση αποτελεί άμεση απειλή για την ασφάλειά του, διασφαλίζοντας ότι οι χώροι αυτοί είναι προσβάσιμοι
    και εξοπλισμένοι για να αντιμετωπίσουν τις ανάγκες του προσωπικού κατά τη διάρκεια της έκτακτης ανάγκης.Figure 9: Routine checks of crisis communication protocols, like call trees, is a crucial element of any emergency communication strategy

Εικόνα 9: Οι τακτικοί έλεγχοι των πρωτοκόλλων επικοινωνίας σε περίπτωση κρίσης, όπως οι κόμβοι κλήσεων, αποτελούν κρίσιμο στοιχείο κάθε επικοινωνιακής στρατηγικής έκτακτης ανάγκης  
(Πηγή: https://www.techtarget.com/searchdisasterrecovery/definition/emergency–communications–plan–EC–plan). 

Η ενσωμάτωση ελέγχων ρουτίνας των πρωτοκόλλων επικοινωνίας σε περίπτωση κρίσης, όπως οι κόμβοι κλήσεων, αποτελεί κρίσιμο στοιχείο κάθε στρατηγικής επικοινωνίας έκτακτης ανάγκης. Εξασφαλίζει ότι όλα τα εμπλεκόμενα άτομα μπορούν να προσεγγιστούν γρήγορα και αποτελεσματικά κατά τη διάρκεια μιας έκτακτης ανάγκης, διατηρώντας μια απλοποιημένη και αξιόπιστη διαδικασία επικοινωνίας. Η πρακτική αυτή είναι απαραίτητη για την επαλήθευση της λειτουργικότητας και της αποτελεσματικότητας του συστήματος αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης ​(Awati, n.d.)​. 

Υποενότητα 2.4. Αξιολόγηση και ανατροφοδότηση μετά την έκτακτη ανάγκη

Στο πλαίσιο του στρατηγικού σχεδιασμού έκτακτης ανάγκης, υπάρχει ανάγκη αξιολόγησης μετά την έκτακτη ανάγκη για τον προσδιορισμό και την εφαρμογή διορθωτικών ενεργειών. 

 

Figure 10: A predefined evaluation plan ensures a systematic approach to gathering critical data and insights post-incident

Εικόνα 10: Ένα προκαθορισμένο σχέδιο αξιολόγησης εξασφαλίζει μια συστηματική προσέγγιση για τη συλλογή κρίσιμων δεδομένων και πληροφοριών μετά το συμβάν (Πηγή: www.freepik.com) 

Αξιολόγηση των προσπαθειών αντιμετώπισης της ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης 

Αρχικά, η ύπαρξη ενός προκαθορισμένου σχεδίου αξιολόγησης εξασφαλίζει μια συστηματική προσέγγιση για τη συλλογή κρίσιμων δεδομένων και πληροφοριών μετά το συμβάν. Δεύτερον, η συμμετοχή των ενδιαφερομένων μερών είναι ζωτικής σημασίας για μια ολιστική θεώρηση της έκτακτης ανάγκης και των επιπτώσεών της. Αυτή η προσέγγιση χωρίς αποκλεισμούς όχι μόνο εμπλουτίζει την αξιολόγηση με ποικίλες προοπτικές, αλλά και προάγει την κοινή ευθύνη για την ασφάλεια. Είναι σημαντικό να ληφθούν υπόψη η συμμετοχικότητα και η ισότητα στην αξιολόγηση, ώστε να διασφαλιστεί ότι οι ανάγκες όλων των μελών του οργανισμού ικανοποιούνται.  

Η διαδικασία αξιολόγησης μετά την έκτακτη ανάγκη περιλαμβάνει τη σημασία της συστηματικής ανάλυσης των δεδομένων για τον εντοπισμό των δυνατών και αδύνατων σημείων της ετοιμότητας και της αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης. Η χρήση μεθοδολογιών όπως η ανάλυση αιτιών, η ανάλυση κενών ή η ανάλυση SWOT μπορεί να παράσχει αντικειμενικές πληροφορίες σχετικά με τα αίτια, τις συνέπειες και τα διδάγματα της έκτακτης ανάγκης.  

Η αναφορά των πορισμάτων με σαφή και συνοπτικό τρόπο διασφαλίζει ότι οι ενδιαφερόμενοι και οι αρχές είναι καλά ενημερωμένοι για τα βασικά ζητήματα, τις δράσεις και τα αποτελέσματα. Τέλος, η εφαρμογή των αλλαγών με έμφαση στον επείγοντα χαρακτήρα, τη σκοπιμότητα και τον αντίκτυπο, με ταυτόχρονη ανάθεση σαφών αρμοδιοτήτων και παρακολούθηση της προόδου, είναι ζωτικής σημασίας για την ενίσχυση της ασφάλειας και της ανθεκτικότητας στους χώρους εργασίας.  

Αυτή η δομημένη προσέγγιση της αξιολόγησης και της βελτίωσης μπορεί να συμβάλει σημαντικά σε ένα αποτελεσματικότερο σύστημα διαχείρισης έκτακτης ανάγκης. Μια ενδελεχής και ολοκληρωμένη αξιολόγηση μετά από έκτακτη ανάγκη αποτελεί ένα προληπτικό βήμα προς έναν ασφαλέστερο και πιο ανθεκτικό χώρο εργασίας ​(κοινότητα LinkedIn, 2023)​. 

Η έκθεση μετά τη δράση (AAR) χρησιμεύει ως ένα ολοκληρωμένο εργαλείο για την ανάλυση της αποτελεσματικότητας της απόκρισης, επισημαίνοντας ποιες στρατηγικές λειτούργησαν και εντοπίζοντας τους τομείς που απαιτούν βελτίωση. Θέτοντας στοχευμένες ερωτήσεις σχετικά με την καταλληλότητα των στρατηγικών αντιμετώπισης, την έγκαιρη επικοινωνία και τον συντονισμό της, καθώς και τα γενικά πλεονεκτήματα και αδυναμίες της αντιμετώπισης, οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να αναπτύξουν μια σαφή κατανόηση των προσπαθειών αντιμετώπισης. Ο εντοπισμός των ελλείψεων και η αντιμετώπισή τους είναι πολύ σημαντική πτυχή για την ενίσχυση της ικανότητας της εταιρείας να αντιμετωπίσει μελλοντικές καταστάσεις έκτακτης ανάγκης.  

Ο απολογισμός μετά την κρίση αποσκοπεί στην τεκμηρίωση: 

  1. Ευκαιριών που εντοπίστηκαν κατά τη διάρκεια των επιχειρήσεων για τη βελτίωση μελλοντικών αντιδράσεων. 
  2. Στρατηγικών για την ενίσχυση του συντονισμού και της επικοινωνίας μεταξύ των ενδιαφερομένων. 
  3. Γνώσεων που συμβάλλουν στην αποτελεσματικότητα των μελλοντικών επιχειρησιακών διαδικασιών και δραστηριοτήτων ​(BritishColumbia, 2024)​

Τα βασικά συμπεράσματα αυτών των αξιολογήσεων θα πρέπει να επικεντρωθούν στη μάθηση τόσο από τις επιτυχίες όσο και από τις αποτυχίες της αντίδρασης. Οι γνώσεις αυτές θα πρέπει να τεκμηριώνονται και να κοινοποιούνται αποτελεσματικά για την υποστήριξη άλλων κοινοτήτων στην οικοδόμηση της ανθεκτικότητάς τους. Με τον τρόπο αυτό, η συλλογική σοφία που αποκτάται από τις ατομικές εμπειρίες μπορεί να συμβάλει σε ένα πιο προετοιμασμένο και ευέλικτο προσωπικό απέναντι στις καταστροφές. 

Πίνακας 7: Τυπικές ερωτήσεις που πρέπει να εξετάζονται κατά τη δημιουργία μιας έκθεσης μετά τη δράση (AAR)

Ήταν οι στρατηγικές αντιμετώπισης κατάλληλες για αυτόν τον κίνδυνο; 
Ήταν έγκαιρη και συντονισμένη η επικοινωνία και η ανταπόκριση; 
Ποια ήταν τα δυνατά και ποια τα αδύνατα σημεία της απάντησης; 
Ήταν έγκαιρη και συντονισμένη η επικοινωνιακή ανταπόκριση; 
Επιτεύχθηκε ο γενικός στόχος; 
Επιτεύχθηκαν οι στόχοι της επικοινωνίας συμπεριφοράς; 
Ποιες επιθυμητές συμπεριφορές ήταν πιο σημαντικές για τον μετριασμό της έκτακτης ανάγκης; 
Τι ήταν επιτυχές στην παρέμβαση; 
Πόσο βιώσιμες είναι οι αλλαγές που έγιναν; 
Πώς συνέβαλε η επικοινωνιακή ανταπόκριση στη συνολική αντιμετώπιση της έκτακτης ανάγκης; 
Ποια ήταν τα δυνατά και ποια τα αδύνατα σημεία της επικοινωνιακής απόκρισης; 
Ποια είναι μερικά από τα διδάγματα που αποκομίσαμε; 
Ποια κενά υπάρχουν, αν υπάρχουν, και πώς πρέπει να αντιμετωπιστούν; 

Συνοψίζοντας, οι αξιολογήσεις μετά την έκτακτη ανάγκη είναι πολύ σημαντικές για την ενίσχυση των στρατηγικών διαχείρισης έκτακτης ανάγκης. Χρησιμεύουν ως διαδικασία προβληματισμού για την κατανόηση της αποτελεσματικότητας των προσπαθειών αντιμετώπισης, τον εντοπισμό τομέων για βελτίωση και τη δημιουργία γνώσεων που μπορούν να συμβάλουν στον μετριασμό των επιπτώσεων μελλοντικών καταστάσεων έκτακτης ανάγκης. Η συμπερίληψη διαφορετικών οπτικών γωνιών, ιδίως εκείνων των πληττόμενων ομάδων, είναι απαραίτητη για μια ολιστική αξιολόγηση. Αυτό όχι μόνο βοηθά στη διαδικασία ανάκαμψης και ανοικοδόμησης, αλλά διασφαλίζει επίσης ότι τα διδάγματα που αντλούνται είναι ολοκληρωμένα και περιεκτικά ​(SBCC, n.d.)​. 

Σύνοψη των βασικών σημείων

  • Ο σχεδιασμός έκτακτης ανάγκης είναι ζωτικής σημασίας για τη διασφάλιση της ασφάλειας και της ανθεκτικότητας των εταιρειών κατά τη διάρκεια κρίσεων, συμπεριλαμβανομένης της αντιμετώπισης και της πρόληψης καταστάσεων έκτακτης ανάγκης. 
  • Η εκτίμηση κινδύνων βασίζεται στην εκτίμηση πιθανοτήτων και επιπτώσεων. 
  • Η ανώτατη διοίκηση έχει την ευθύνη να διασφαλίζει την ασφάλεια των εργαζομένων και να καταρτίζει σχέδια έκτακτης ανάγκης. 
  • Οι σαφείς ρόλοι και αρμοδιότητες είναι ουσιώδεις για την αποτελεσματική αντιμετώπιση έκτακτης ανάγκης. 
  • Ο συντονισμός μεταξύ των ατόμων είναι ζωτικής σημασίας κατά τη διάρκεια εκκενώσεων και ευρύτερων καταστάσεων κρίσης. 
  • Ένα πολύ-καναλικό/πολυμεσικό σχέδιο επικοινωνίας διασφαλίζει την ποικιλία και την έγκαιρη διάδοση των πληροφοριών. 
  • Για την αποτελεσματική διαχείριση έκτακτης ανάγκης απαιτούνται προσαρμοσμένα σχέδια επικοινωνίας, τα οποία περιλαμβάνουν ποικίλες μεθόδους επικοινωνίας. 
  • Είναι σημαντικό να ενσωματωθούν η συμμετοχικότητα και η ισότητα στην αξιολόγηση, ώστε να διασφαλιστεί ότι οι ανάγκες όλων των μελών του οργανισμού ικανοποιούνται. 
  • Η διαδικασία αξιολόγησης μετά την έκτακτη ανάγκη περιλαμβάνει συστηματική ανάλυση των δεδομένων για τον εντοπισμό των δυνατών και αδύνατων σημείων της ετοιμότητας και της αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης. 

Χρήσιμοι Σύνδεσμοι

Τίτλος  Σύντομη περιγραφή  Σύνδεσμος 
Έργο CONTINUITY  Πλατφόρμα επιχειρησιακής συνέχειας  https://business-continuity-project.eu/ 
Σχεδιασμός επιχειρησιακής συνέχειας   Υλικό σχεδιασμού επιχειρησιακής συνέχειας για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις  Σχεδιασμός επιχειρησιακής συνέχειας για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις 
     

Μελέτη περίπτωσης 

Τίτλος 

Πολιτική και πρακτική ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης στα νοσοκομεία της Μασαχουσέτης 
Προέλευση  Νοσοκομεία της Μασαχουσέτης, Διάφορες πόλεις, Ηνωμένες Πολιτείες 
Στόχος  Αυτή η μελέτη περίπτωσης έχει ως στόχο να εξετάσει την ανάπτυξη και την εφαρμογή της πολιτικής και της πρακτικής ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης σε νοσοκομεία της Μασαχουσέτης μετά τα γεγονότα της 11ης Σεπτεμβρίου 2001. Επισημαίνει τη σημασία της τυποποιημένης εκπαίδευσης, της διεπαγγελματικής συνεργασίας, της επικοινωνίας, των οργανωτικών αλλαγών, της χρηματοδότησης και των συμβάντων-δεικτών στη διαμόρφωση στρατηγικών ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης. Στόχος είναι η παροχή πληροφοριών σχετικά με τον αποτελεσματικό σχεδιασμό διαχείρισης έκτακτης ανάγκης και ο εντοπισμός τομέων προς βελτίωση. 
Ιστορικό  Τα νοσοκομεία της Μασαχουσέτης έχουν υποστεί σημαντικές αλλαγές στις πολιτικές και τις πρακτικές ετοιμότητας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης μετά την 11η Σεπτεμβρίου. Η εξέλιξη αυτή περιλαμβάνει τυποποιημένη εκπαίδευση, συνεργασία με φορείς δημόσιας υγείας και άλλους κοινοτικούς εταίρους, βελτιωμένες στρατηγικές επικοινωνίας, οργανωτική αναδιάρθρωση, προκλήσεις χρηματοδότησης και διδάγματα που αντλήθηκαν από συμβάντα-δείκτες, όπως τρομοκρατικές επιθέσεις, φυσικές καταστροφές και πανδημίες. 
Πρόβλημα  Τα νοσοκομεία της Μασαχουσέτης αντιμετώπισαν διάφορες προκλήσεις για την ενίσχυση των δυνατοτήτων τους σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης. Οι προκλήσεις αυτές περιλάμβαναν την ανάγκη για τυποποιημένη εκπαίδευση σε όλους τους κλάδους, τα κενά επικοινωνίας μεταξύ των νοσοκομείων και των κοινοτικών εταίρων, τα οργανωτικά εμπόδια στην εφαρμογή των συστημάτων διοίκησης συμβάντων (ICS), την περιορισμένη χρηματοδότηση για πρωτοβουλίες ετοιμότητας και τον αντίκτυπο των διάφορων συμβάντων στις δυνατότητες αντιμετώπισης. 
Λύση  Για την αντιμετώπιση αυτών των προκλήσεων, τα νοσοκομεία της Μασαχουσέτης επικεντρώθηκαν στην εφαρμογή τυποποιημένων προγραμμάτων κατάρτισης, στην προώθηση της διεπαγγελματικής συνεργασίας, στη βελτίωση των διαύλων επικοινωνίας με τους κοινοτικούς εταίρους μέσω εργαλείων όπως το Δίκτυο Επαγρύπνησης Υγείας και Εσωτερικής Ασφάλειας, στην υιοθέτηση Συστημάτων Διοίκησης Περιστατικών (ICS) για την αποτελεσματική διαχείριση περιστατικών, στην υποστήριξη της αύξησης της χρηματοδότησης για πρωτοβουλίες ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης και στην εκμάθηση εμπειριών από προηγούμενα συμβάντα για την ενίσχυση των δυνατοτήτων αντιμετώπισης. 
Ερωτήσεις για συζήτηση 
  • Πώς έχουν συμβάλει τα τυποποιημένα προγράμματα κατάρτισης στη βελτίωση της ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης στα νοσοκομεία της Μασαχουσέτης; 
  • Ποιος είναι ο ρόλος της διεπαγγελματικής συνεργασίας στην ενίσχυση της επικοινωνίας και των δυνατοτήτων αντίδρασης κατά τη διάρκεια καταστάσεων έκτακτης ανάγκης; 
  • Ποιες οργανωτικές αλλαγές ήταν απαραίτητες για την αποτελεσματική εφαρμογή των συστημάτων διοίκησης περιστατικών (ICS) στα νοσοκομεία; 
  • Πώς έχουν επηρεάσει οι προκλήσεις χρηματοδότησης την ετοιμότητα και την ανθεκτικότητα των νοσοκομείων της Μασαχουσέτης να ανταποκριθούν σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης; 
  • Ποια διδάγματα μπορούν να αντληθούν από προηγούμενα συμβάντα-δείκτες, όπως η 9/11, ο τυφώνας Κατρίνα και η πανδημία Η1Ν1, για τη βελτίωση των στρατηγικών ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης; 

 
Πηγή  https://doi.org/10.1177/216507991665950 

Ερωτήσεις αυτο-αξιολόγησης 

Αυτοαξιολόγηση - M2

1 / 10

Οι ρόλοι και οι αρμοδιότητες αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης στο πλαίσιο μιας εταιρείας δεν μπορούν να προσαρμοστούν ανάλογα με τη δομή, τον κλάδο και τους ειδικούς κινδύνους του οργανισμού.

2 / 10

Ποιός είναι ο σκοπός ενός προκαθορισμένου σχεδίου αξιολόγησης στις εκτιμήσεις μετά από καταστάσεις έκτακτης ανάγκης;

3 / 10

Ο καθορισμός ασφαλών περιοχών δεν είναι απαραίτητος κατά τη διάρκεια μιας κατάστασης έκτακτης ανάγκης.

4 / 10

Οι τακτικές επικαιροποιήσεις και δοκιμές του σχεδίου επικοινωνιών έκτακτης ανάγκης (ΕΚ) δεν είναι απαραίτητες για τη διατήρηση της καταλληλότητας και της αποτελεσματικότητάς του.

5 / 10

Η αποτελεσματική επικοινωνία σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης είναι ζωτικής σημασίας για τη διασφάλιση της ασφάλειας και την ελαχιστοποίηση των ζημιών

6 / 10

Ο Διοικητής συμβάντος είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση των εσωτερικών και εξωτερικών επικοινωνιών πριν, κατά τη διάρκεια και μετά από καταστάσεις έκτακτης ανάγκης.

7 / 10

Γιατί η συμπερίληψη διαφορετικών οπτικών γωνιών, ιδίως εκείνων των ομάδων που πλήττονται, είναι απαραίτητη στις αξιολογήσεις μετά την έκτακτη ανάγκη;

8 / 10

Σε μια αξιολόγηση μετά από έκτακτη ανάγκη, ποια θα πρέπει να είναι η εστίαση των τυπικών ερωτήσεων κατά τη σύνταξη μιας Έκθεσης μετά τη δράση (AAR);

9 / 10

Ποιος είναι ένας από τους σκοπούς της Έκθεσης Μετά τη Δράση (AAR) στις αξιολογήσεις μετά την έκτακτη ανάγκη;

10 / 10

Γιατί η συμμετοχή των ενδιαφερομένων θεωρείται απαραίτητη στις αξιολογήσεις μετά από καταστάσεις έκτακτης ανάγκης;

Your score is

The average score is 0%

0%

Συμπέρασμα

Η Ενότητα 2 παρέχει ένα ολοκληρωμένο πλαίσιο για τους οργανισμούς ώστε να περιηγηθούν αποτελεσματικά σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης και να διασφαλίσουν την ευημερία των ενδιαφερομένων μερών τους. 

Αναλυτικότερα, η παρούσα ενότητα μελετά το πώς η αποτελεσματική διαχείριση έκτακτης ανάγκης και η ετοιμότητα είναι υψίστης σημασίας για τη διασφάλιση τόσο της ζωής όσο και των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων. Η συντονισμένη διαχείριση είναι απαραίτητη για την ολοκληρωμένη αντιμετώπιση αυτών των προκλήσεων. Ο σχεδιασμός έκτακτης ανάγκης περιλαμβάνει τόσο την κατανόηση της πιθανότητας όσο και των συνεπειών πιθανών καταστάσεων έκτακτης ανάγκης, δίνοντας έμφαση στη σημασία της προληπτικής προετοιμασίας και όχι της αντίδρασης της τελευταίας στιγμής. Ταυτόχρονα, η αξιολόγηση κινδύνων βοηθά στην ιεράρχηση των πόρων και στην εστίαση στον μετριασμό των σημαντικών απειλών. Συγκεκριμένα, οι στρατηγικές μετριασμού αποσκοπούν στη μείωση των επιπτώσεων των καταστάσεων έκτακτης ανάγκης, με τις απαντήσεις να περιλαμβάνουν την αποφυγή, τον μετριασμό, τη μεταφορά ή την αποδοχή των κινδύνων.  

Ενώ η πρόληψη των κινδύνων είναι απαραίτητη, είναι εξίσου κρίσιμο να χαράσσεται στρατηγική για την ελαχιστοποίηση των επιπτώσεων όταν προκύπτουν καταστάσεις έκτακτης ανάγκης, καθιστώντας τον μετριασμό των κινδύνων απαραίτητο.  

Εκ κατακλείδι, η αποτελεσματική διαχείριση έκτακτης ανάγκης εξαρτάται από την αξιολόγηση των κινδύνων, τη σαφή οριοθέτηση των ρόλων και των αρμοδιοτήτων, τα ισχυρά πρωτόκολλα επικοινωνίας και την ολοκληρωμένη αξιολόγηση μετά την κατάσταση έκτακτης ανάγκης.

​​Βιβλιογραφία 

  1. ​​A.M. Guerrero, Ö. B. D. N. R. P. J. B. R. S., 2023. Συνεργασία και ατομική απόδοση κατά την αντιμετώπιση καταστροφών. Παγκόσμια περιβαλλοντική αλλαγή, τόμος 82. ​AlertMedia, 2023. Βελτιστοποιήστε την αντίδρασή σας σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης: Ρόλοι και ευθύνες της ομάδας. 
    Διαθέσιμο στο: https://www.alertmedia.com/blog/emergency–response–roles/ ​AlertMedia, 2024. Κάντε τον μετριασμό των κινδύνων να λειτουργήσει για την επιχείρησή σας. [Online]
    Διαθέσιμο στο: https://www.alertmedia.com/blog/risk–mitigation/ ​Anon., n.d. Προσέγγιση της διαχείρισης κινδύνου για την ετοιμότητα σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης. [Online]
    Διαθέσιμο στο: https://www.dmp.wa.gov.au/Safety/Risk–management–approach–to-7898.aspx ​anteagroup, 2022. Πέντε βέλτιστες πρακτικές για την ετοιμότητα αντιμετώπισης έκτακτων περιστατικών. [Online]
    Διαθέσιμο στο: https://us.anteagroup.com/news–events/blog/five–best–practices–for–emergency–incident–response–preparedness ​Awati, R., n.d. σχέδιο επικοινωνιών έκτακτης ανάγκης (σχέδιο ΕΚ). [Online]
    Διαθέσιμο στη διεύθυνση: https://www.techtarget.com/searchdisasterrecovery/definition/emergency–communications–​Βρετανική Κολομβία, 2024. Ενημέρωση μετά από έκτακτη ανάγκη. [Online]
    Διαθέσιμο στη διεύθυνση: https://www2.gov.bc.ca/gov/content/safety/emergency–management/local–emergency–programs/after–action–review​Command Solutions Ltd, 2023. Ετοιμότητα – 7 βέλτιστες πρακτικές για διαχειριστές έκτακτης ανάγκης, s.l.: s.n. ​Everbridge, n.d. 7 Βέλτιστες πρακτικές για διαχειριστές έκτακτης ανάγκης. [Online]
    Διαθέσιμο στη διεύθυνση: https://www.everbridge.com/blog/7-best–practices–for–emergency–managers/ ​Gladwish, J., 2023. Πώς να κοινοποιείτε τα πρωτόκολλα έκτακτης ανάγκης σε επισκέπτες και εργολάβους. [Online]
    Διαθέσιμο στο: https://www.ilobby.com/blog/communicate–emergency–protocols ​Goverment of WA, n.d. Safety, Risk management approach to emergency preparedness. [Online]
    Διαθέσιμο στη διεύθυνση: https://www.dmp.wa.gov.au/Safety/Risk–management–approach–to-7898.aspx ​HSE, n.d. Σχεδιασμός για συμβάντα και καταστάσεις έκτακτης ανάγκης. [Online]
    Διαθέσιμο στη διεύθυνση: https://www.hse.gov.uk/event–safety/incidents–and–emergencies.htm
    [Ημερομηνία πρόσβασης 22 Απριλίου 2024]. ​Jane A. Bullock, G. D. H. D. P. C., 2012. Μετριασμός, πρόληψη και ετοιμότητα. PubMed Central. ​Κοινότητα LinkedIn, 2023. Πώς μπορείτε να διασφαλίσετε ότι οι αξιολογήσεις σας μετά την κατάσταση έκτακτης ανάγκης είναι διεξοδικές;, s.l.: s.n. ​Κοινότητα LinkedIn, 2023. Ποια είναι τα πιο συνηθισμένα εργαλεία εκτίμησης κινδύνου έκτακτης ανάγκης που χρησιμοποιούνται στη διαχείριση έκτακτης ανάγκης;, s.l.: s.n. ​Pathway Health Service, 2017. Προετοιμότητα σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης: Σ.τ.Μ.: s.n. ​Quinn, A., 2023. Αποτελεσματικός σχεδιασμός έκτακτης ανάγκης: για τη διασφάλιση της ασφάλειας και της συμμόρφωσης. [Online]
    Διαθέσιμο στο: https://www.ilobby.com/blog/emergency–planning–steps–facility–safety–compliance ​Ready.gov, 2024. Μείωση κινδύνου. [Online]
    Διαθέσιμο στη διεύθυνση: https://www.ready.gov/business/planning/risk–mitigation ​SafetyLine, n.d. 5 σημαντικά βήματα για την οικοδόμηση ενός επιτυχημένου σχεδίου αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης. [Online]
    Διαθέσιμο στη διεύθυνση: https://safetylineloneworker.com/blog/building–a–successful–emergency–response–plan​SBCC, n.d. Διεξαγωγή αξιολόγησης μετά την έκτακτη ανάγκη. [Online]
    Διαθέσιμο στη διεύθυνση: https://sbccimplementationkits.org/sbcc–in–emergencies/conduct–a–post–emergency–evaluation/ ​TheSafetyMaster, n.d. Στρατηγικός σχεδιασμός έκτακτης ανάγκης: Η κρίσιμη σύνδεση μεταξύ της εκτίμησης κινδύνου και του εντοπισμού κινδύνων. [Online]
    Διαθέσιμο στη διεύθυνση: https://www.thesafetymaster.com/strategic–emergency–planning–the–crucial–connection–between–risk–assessment–and–hazard–identification/

Παρουσίαση

Λήψη [1.33 MB]

 

Συγχαρητήρια για την ολοκλήρωση της Ενότητας 2 του εκπαιδευτικού μαθήματος PRODIGY. Μην ξεχάσετε να μοιραστείτε το επίτευγμά σας με τους φίλους σας!

Skip to content